论信息系统项目的收尾工作

李杏杏

摘 要：以某政府部门的文件流转系统项目为实例，探讨了信息系统项目收尾的工作内容，包括合同收尾和管理收尾；阐述了文件流转项目中实施项目收尾的工作流程。对在项目收尾过程中的问题与对策进行分析，针对频繁的需求变更问题，采取了版本控制、与客户沟通及争取客户方领导协商的方法；针对客户不愿意在验收报告上签字的问题，了解真实原因，对症下药；针对项目资金不到位的情况，争取单位领导支持，与客户方领导进行协商，共同攻关；验收会后在项目组内部进行工作总结。项目最终成功收尾。

关键词：信息系统；项目收尾；管理收尾；合同收尾

中图分类号：TB

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.18.098

1 信息系统项目背景

本文中的信息系统，是以我作为项目主管管理的政府项目为例进行的。我负责政府部门文件流转系统项目整体工作，该项目主要是用于完成某政府部门机关及其各事业单位等工作机构之间电子公文流转、签发、办结等工作，项目从启动到结尾的工期历时8个月左右，最终顺利完成项目目标。此项目由于涉及政府机关部门，各方面的问题较多，收尾较为困难，但经过在项目整体把控过程中不断调整策略，采取相应措施，最终在项目外部和内部收尾工作都能有条不紊的完成。

2 项目收尾的主要内容

项目收尾工作是项目生命周期的最后阶段，即将项目产品交付给客户，以正式结束项目的全部过程。项目收尾工作的主要内容就是移交项目成果完成外部收尾、进行经验教训总结、归档项目资料、遣散项目资源等完成内部收尾工作。政府部门的项目收尾工作流程一般较为复杂、繁琐、费时费力。

项目收尾中最重要的一项就是移交项目成果，也就是让项目干系人及客户满意最终项目产品，并在正式的项目验收文件上签字，完成项目的移交，使项目或阶段有序的进入到下一阶段或过程。若是项目在竣工前提前结束，仍然需要完成项目收尾工作，在正式的收尾文件中说明项目终止的原因，并规定正式的收尾程序，将该项目已经完成的和尚未完成的可交付成果移交他人。

项目收尾包括合同收尾和管理收尾。合同收尾就是根据合同内容来核查项目事项，并清算合同账目。合同收尾需要进行采购审计，也就是要对项目的采购过程进行相关的审查，找出合同准备或管理方面的成功经验和失败教训，供本项目其他采购合同或执行组织内其他项目采购合同参考借鉴。管理收尾就是为交付能够让项目干系人和客户满意的项目产品而进行的正式项目验收工作及内部的资源遣散和文档归档工作，主要包括归档项目中的各种记录文件、确保产品满足客户的最终需求、并将项目合同、项目计划和项目管理文件、项目审计等归档。

项目验收就是核查项目范围计划中规定的各项工作或活动是不是全部都已经完成，可交付成果是否能够令项目干系人满意，并在验收文件中记录核查结果。对于还没有全部完成项目需要中途终止的项目，也需要在验收文件中详细记录其情况，包括目前完成了哪些工作，哪些工作未完成，提前结束项目的原因等。

管理收尾对降低软件项目失败率有重大的意义。将项目失败的原因、需要改进的地方、项目过程中得到的经验记录在文件中，并仔细研究揣摩，归纳成正式的存档文件，一方面能够丰富组织过程资产，另一方面能够在以后类似项目中借鉴使用，不断总结和归纳，进而能够形成企业独特的软件管理模式，从而降低企业软件项目管理的风险和成本。

3 项目收尾的工作流程

在某政府部门文件流转系统项目开发完成、经过内部测试及客户试运行测试一个月后，系统基本上能稳定运行了，此时我认为项目可以进入收尾阶段了。于是开始制定收尾程序，准备验收报告，并将验收报告（按照单位标准的验收报告格式撰写）交与客户，让双方对项目情况做到心中有数；然后按照客户提供的验收标准及验收清单，准备文档资料及系统软件程序等材料，并在此过程中与客户方多次进行沟通，确保准备的材料满足客户需求；最后举行一次正式的项目验收会，邀请双方领导、项目重要干系人及项目评审专家参加；验收会后根据评审专家意见，修改相关材料，将产品及验收文件交与客户方，并结清合同项目款，外部收尾完成。在项目内部组织正式会议或非正式沟通，总结项目各阶段经验教训，撰写项目总结报告，并将项目各阶段文件（项目管理计划、范围计划、成本计划、进度计划、变更管理计划等）、经验教训、客户验收文件及合同等备份存档，完成内部收尾。释放相关项目资源，结束项目。

4 项目收尾的问题与对策分析

项目收尾过程中也有许多的不顺利，出现了大大小小的问题，但最终都能圆满完成项目。下面对主要问题及其应对措施进行简要介绍。

4.1 需求变更频繁

文件流转项目的需求不断在变更，在项目收尾阶段需求也还在变，主要是在试运行阶段结束后，随着客户对系统的不断熟悉，不断会对系统有新想法新要求，再加上使用单位较多，各个单位的新需求加起来就相当多了，而且有些需求是与系统无关的业务需求。对收尾阶段客户提出的新需求不是说不变更，而是需要把变更控制在一定的范围内。在本项目中，我主要是采取以下几个方面的对策：一方面使用版本控制，让客户知晓当前系统的版本是 Version 1.0，系统肯定会存在不完美的地方，我们可将某些不太重要或不急需的功能放在下一期系统升级中来完成，作为项目的乙方，在与客户沟通需求时，我们要做主导方，引导客户向着你建议的合理化方面去想，不能处在被动方一味的去应允客户需求，否则变更无法得到控制，项目无法按期收尾；二是取得客户方的理解，对于不甚合理的需求要做出解释，让客户知晓不合理需求带来的工作上的繁琐和不便等，从而争取开发和需求谈判上的主动性；三是与客户方领导沟通协商，确定统一提需求的时间期限，可以减少变更的需求量。

4.2 验收报告不愿意签字

在项目验收阶段，我发现客户方领导不太愿意在验收文档上签字，经仔细研究和沟通发现，客户方不愿意签字主要是希望开发方能在他们使用过程中多解决些问题，一旦发现问题就可以修改，大多都不愿意承担签字后的责任。对此，为了消除客户方的顾虑，我让项目组准备了详细的维护方案和操作手册，并在各单位培养一名可进行基本维护的客户方技术人员；为了保证签字的有效性，与客户方领导沟通确定负责人，同时将此汇报给单位领导，让单位领导和客户方领导有横向接触；最后在项目验收会上获得客户方一直认可和高度评价。

4.3 资金不能及时到位

在项目验收会成功验收后，项目资金却迟迟不能到位。项目资金未到位，也就是项目还未结束，我将此情况上报领导，请求领导的支持，进行共同攻关。本项目资金是120万，并不是很高，但是客户方作为政府单位，流程和手续相当繁琐，时间上是一再拖延，后与客户方领导多次沟通后，在验收会结束后的第35天收到了合同的规定款项，与客户方保持了良好的合作关系。

4.4 项目总结的必要性

项目总结是组织健康持续发展的必要，同时也是對项目组成员的尊重。因为当前项目的经验教训是一笔很好的财富，对以后的项目有很大的参考价值，特别是对于类似的软件产品，在项目管理上和技术上都有很大的帮助。这里说的参考价值，不仅指是项目的源代码，更重要的是项目相关的文档资料（如合同，开发技术文档、管理计划文档、项目总结文档等），具有很大程度的借鉴意义。

项目总结我较倾向于在一个宽松的范围中进行，而非正式的会议。本次的项目总结工作就是在饭桌上进行的，在项目结束后，代表单位慰问和犒劳一下项目组成员，组织一次聚餐，大家随心所欲的在餐桌上谈感想谈经验，不会有任何拘束，反而效果会很好。在饭后，我编写了项目总结报告，为今后的项目提供丰富的组织过程资产。

5 总结

总之，信息系统项目的收尾工作是一项较为复杂和繁琐的事情，需要细致的处理此阶段的各种问题。项目收尾工作包含合同收尾和管理收尾，在本项目的收尾工作中出现的需求变更频繁、验收报告不愿意签字、资金不到位、项目总结如何开展的问题，都有较好的解决，收尾工作顺利完成。

参考文献

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