如何做好高校会议记录

2017-08-24王丽莎李鹏

现代商贸工业 2017年18期

关键词：会议记录议题人工

王丽莎+李鹏

摘要：会议记录在高校发展中有着重要的素材作用和查考价值。会议记录是办公室秘书的一项重要工作任务，看似简单，实则不易。它的形成过程需要借助现代电子设备的完整拷贝，结合人工摘要记录，充分考虑多种要素和细节，通过有效加工整理，最终整合而成。

关键词：高校；会议记录

中图分类号：G4

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.18.064

在高校，会议记录一般适用于比较重要和正式的会议，如党委全委会、党委常委会、书记办公会、校长办公会、党政联席会及各分院、部处的党政会议。会议记录是一种机关应用性文书，真实准确的反映了会议的组织情况和会议内容，包涵学校各项重大决议决策，直接关系到学校各项事业的发展，有极大的价值。

1 高校会议记录的价值

1.1 素材作用

会议记录是对会议情况和内容的原始、真实、客观的记录。高校会议记录是撰写会议纪要、编写会议简报和形成报告、总结的重要素材，是贯彻落实上级精神与指示的重要依据，记载着学校重点工作的开展和推进情况，是学校历史发展的第一手资料。

1.2 查考价值

会议记录，即“有闻必录”，是会上讨论发言的实录，包括议定事项、会议对重大事件所做的安排，记载了会议讨论、表决等会议过程，它可以为日后检查会议决议的贯彻执行情况提供查考依据，它是下达与上报会议精神的重要凭证，为分析研究与总结工作提供参考。在高校，会议记录一般不公开，无须传达或传阅，而是被作为原始资料编入档案长期保存，以备需要时查阅，尤其是党委常委会、校长办公会的会议记录，其机密性强、使用价值高，是党政机关最核心的档案。

2 高校会议记录形成流程及要素

做好会议记录，首先应明确会议记录形成的流程，掌握会议记录的要素。结合实际的工作情况，笔者认为会议记录形成的流程及要素如下：

2.1 会前准备

文字秘书作为会议信息的采集者、加工者和提炼者，不仅需要了解本部门的综合情况，更要熟悉全校各单位和部门的相关情况，对重要事项的工作动态、工作进展要时刻关注，对师生员工关心的问题要随时留心，这样才会保证在会议记录过程中对学校情况了然于胸，才能够克服排除各种客观因素，如一些简称、俗语、专业术语的出现，语速过快、方言、噪音等造成的记录不准确、要素缺失等影响。

会前准备首先要向领导征集要讨论的议题，向部门征集要汇报的事项，并事先熟悉、了解议题范围。根据初步定的几项大的议题，会议记录人员要提前向汇报部门搜集上报的会议材料及相关支撑材料，了解议题背景，尽量在会前就将会议精神吃懂、吃透。会议记录人还应养成一些良好的职业习惯，如提前到达会场、提前调试记录设备，提前搜集材料，避免因准备不足而影响会议记录效果。

2.2 设备记录

实践证明，在重要会议时使用录像机、录音笔等现代多媒体设备进行会议录像录音，结合人工记录，后期再进行补充整理，极大提高了会议记录的效率和准确性。目前，利用设备记录，已逐渐成为高校会议记录广泛采用的手段。凭借设备的优越性，它不仅可以较为全面的记录会议的详细发言内容、准确的数字数据，还能还原会议过程中的各个细节，如发言人的语气、语调，影响决议形成的讨论、争议、插话，及掌声、笑声等现场情况。

需要强调一点，利用设备进行记录，一定要注意会前调试，避免会上设备失灵影响记录。

2.3 人工记录

人工记录是任何情况下都不应当省略的记录方式，人工记录有其不可替代性，它具有设备记录所不及的优势和特点，它能够准确反映会议的出席情况，掌握全局，提纲挈领，突出重点，还能够对材料进行分析、归纳和总结，有助于整体掌握会议记录的主旨和精神。

记录人首先应及时记录会议的出席情况，包括会议名称、时间、地点、出席人、列席人、主持人。有时根据会议要求，还常常有应到人数和缺席人员等。其次，提纲挈领的记录讲话人的发言重点，突出发言人的意图、题旨。除了要记录针对议题内容的讲话要点，还要充分领会一些领导即兴讲话的思路和主旨。重点记录会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论，会议过程中重要人物的主要发言和对会议产生较大影响的其他言论等。第三，对于在会议过程中出现的讨论、争议等情况，要重点记录争议的焦点，各方见解，具体分歧，以及最终是否形成决议，形成怎样的决议。

人工记录要注意做到既要条例清晰又要掌握细节。记录会议发言内容，应讲究条理，分条列项，以一个发言者为一个记录单元独立成段，查阅时便能一目了然。对于一些细节问题，例如涉及討论通过议定事项时，有时领导提问“还有什么意见”，“是否讨论通过”，除了发言的领导，有的领导点头同意，有的没有发言默认同意，这些是录音设备不能记录的，人工记录则必须准确记录并标明，这样才能成为一个可以说明议定事项是否经过领导讨论通过的支撑材料。

人工会议记录的方式、方法有着无限可能性，甚至可以说是一门学问，记录人员应该在不断的会议记录工作过程中积累经验，提炼方法，思考技巧，才会使会议记录工作越来越得心应手，更好地做好会议记录工作。

2.4 综合、加工

参考结合会议中的各种材料，根据设备记录对人工记录文稿进行核对、补充、综合、改正、加工整理形成最终的会议记录。在综合、加工的过程中，需要掌握几个要点。

2.4.1 忠实于讲话人的原意，尽量保留原话

会议记录是对会议内容最直接、最初始的反映，内容较为随意，语言比较口语化，会议记录要尽量保持原汁原味、真实客观，不能随意增加修饰词、感叹词等。在此基础上，保证文字通顺，要素完整。

2.4.2 全面详实

记录要全面，尤其涉及学校长远发展规划、人事聘用、干部任免、大额资金使用、党员干部违纪处理等内容的重大议题，一定要确保记录全面、详实。会议记录一方面要详细记录与会人员的发言，会议中如有争议问题，还应该把争议焦点和各方观点记录下来，此外，还要记录与会议主题密切相关的其他动态，如掌声、休息、插话等。

2.4.3 有所取舍

会议记录加工的过程必须要把握一定的尺度，有取有舍。对于层次不清、啰嗦重复、偏离会议主题、与议题无关的发言等要果断删减。而发言中没有使用规范化的简称，一些一带而过的专业术语、项目代号等现象则应当更正并补充完整。

2.4.4 精准核实

会议中涉及的一些数字、数据有的关系重大，记错一个数字就有可能差之毫厘谬以千里，因此对数字和数据的记录和整理要精准无误；对人名、地名、机构名、项目名、专业术语等专有名词要准确核实和校对；对个别无法确定的专有名词，应根据录音记录来标注上拼音。

2.4.5 规范格式