多载体形式会议记录归档与整理

文/平顶山市疾病预防控制中心 王秀琴

会议记录是一个单位应归档的重要档案信息资源之一，会议记录对单位业务工作的开展和承载历史的记忆起着重要的凭证和依据作用，在档案查阅利用中占有十分重要的地位。然而在实际工作中，会议记录的归档和整理却因各种因素出现这样那样的问题。笔者结合长期在办公室从事会议记录和档案工作的实际，提出一些粗浅的认识和看法，希望能对多载体形式会议记录的归档和整理工作有所帮助和启发。

一、会议记录的概念

会议记录是指在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，形成的会议记录。“记”有详记与略记之别，略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论；详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录常常要借助音录、像录作为记录内容，最大限度再现会议情境。

二、会议记录与会议纪要的区别

会议纪要有别于会议记录。会议纪要源自会议记录，是从会议记录中整理后正式印发的红头文件。二者的主要区别是：第一，性质不同。会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定公文。第二，功能不同。会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作档案存档。会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。第三，载体样式不同。会议纪要作为一种法定公文，其载体为文件，享有《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》所赋予的法定效力。会议记录的载体是会议记录本。第四，称谓用语不同。会议纪要通常采用第三人称的写法，以介绍和叙述情况为主。会议记录中，发言者怎么说的就怎么记，会议怎么定的就怎么写，贵在“原汁原味”不走样。

三、会议记录的归档现状

会议记录是一个单位应该归档保存的重要档案信息资源，有些会议记录会整理印发出正式的会议纪要，有些没有印发正式的会议纪要，这些会议记录在档案的查阅利用中与会议纪要有着补充作用，利用就更加普遍。会议记录的归档不仅包括纸质的会议记录本，还应包括会议录音、录像、照片等特殊载体的会议记录。实际工作中，会议记录的归档整理不尽如人意，好多单位没有归档。究其原因，有些是因为档案工作人员认为仅红头文件需要归档，属归档范围，不知道会议记录也应归档；有些是因为会议记录者认为这是其本人的工作笔记，应该自己保存；有些是因为单位人员更替快，人事调动了，会议记录也随着人员调动被带走了；有些是因为单位领导认为会议记录的都是保密的内容，会议记录本只能由少数重要人物掌握和保管；有些是因为会议记录往往好几年的会议记录在一起（特别是小的单位更容易出现这种情况），不能按时归档；还有些是因为只归档了纸质的会议记录本，而忽视了特殊载体会议记录（录音、录像、照片等）的归档。以上种种原因造成了会议记录未归档或归档不全、归档不及时，即便是归档的会议记录，在整理上也出现很多问题。

四、会议记录的归档整理

（一）纸质会议记录的归档整理。单位开过会议后，一般会整理出正式的会议纪要或文件印发，但也有未出台正式文件的。出过会议纪要或其它正式文件的会议记录，这种情况下会议记录只是会议纪要和正式文件撰写的依据，正式的会议纪要或文件出台后，这些会议记录查找利用的就很少，查阅利用价值也就不大；一种是没有出过会议纪要或其它正式文件的会议记录，这时的会议记录就成了立档单位业务活动的唯一原始记录，查考利用价值比较大。

纸质会议记录的整理是会议记录本的整理，一本会议记录本，有时会记录一年的会议，有时会记录几年的会议。会议记录本的整理原则是尽量不拆装，尽量保持档案的原貌，特别是记录一年会议的会议记录本，更不用拆成一次一次的会议记录来按每次会议记录为一件来整理，可以把整本会议记录作为一件来整理；如果是记录几年会议的会议记录本，可以按年度拆分开为多件，有几个年度，就拆分成几件来整理。会议记录编页码以件（本）为单位，每件（本）编一个顺序的页码，并在每件（本）的最前面加上封皮和目录，封皮上标注本件（本）的基本信息，如党委常委会议记录（2017年），目录上标注每次会议的具体名称和所在页号，以方便查找利用。如果大单位会议较多，一年同一类的会议记录分成若干本，还需要在封皮上标注上本册会议记录的具体时间，如党委常委会议记录（2017.1.1-2017.6.30）等等，依此类推。

（二）特殊载体会议记录的归档整理。特殊载体会议记录的归档整理，也就是会议录音、录像、照片的归档整理，好多单位一般只是归档纸质会议记录本，而对于会议的录音、录像、照片等特殊载体会议记录档案的归档却没有引起足够重视，特别是会议录音，只是被当成了秘书们整理会议记录的工具，整理出会议记录或印发出会议纪要后就销毁了，因此好多重要的原始音像资料都没有保存下来，给单位造成了很大的损失。为保证会议记录和档案资料的完整系统性，一定要把与会议相关的录音、录像、照片等声像档案进行归档，并按照相应档案（录音、录像、照片档案）的整理要求进行分类和整理，以保存完整的历史记录，为单位的各项工作服好务。