卫生和计划生育局档案管理的优化措施

钟冰

摘 要：档案是记录历史进程的重要载体，能够为今后工作的开展及研究提供准确真实权威的资料信息服务。从卫计部门的档案管理来看，在我国卫计事业发展历程中作出了突出贡献，同时，随着社会发展，一些陈旧的思想观念、工作方式方法都亟待转变和改进。据此，就当前卫计部门档案管理工作如何进行优化的问题予以简要分析。

关键词：卫计局；档案管理；优化措施

中图分类号：D9

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.18.058

随着我国计划生育二孩政策的实施，卫计部门越来越注重对群众的医疗健康服务，而做好其档案管理工作是卫计工作的基础所在，能够为后续工作的开展及研究等查询、检索、决策等提供准确权威的数据及文字信息。因而以下针对当前卫生和计划生活局档案管理中存在的问题及优化措施进行研讨。

1 概述

任何一项工作都离不开档案管理，作为贯彻落实计划生育基本国策的卫生与计生部门更是如此，做好档案管理工作，至少具有以下三个方面的重要意义。

第一，档案管理能够促进卫生与计划生育工作的开展。做好卫生与计划生育档案管理工作，确保档案资料信息收集的准确性、真实性和完整性，能够为后续工作的开展及研究提供权威的原始资料信息。通过档案管理工作可以促进卫计工作的规范化、科学化水平的提升。第二，档案管理是关系群众切身利益的民生工作。卫计档案管理所记载的信息资料，关系着每个家庭的卫生健康与生活幸福。如果档案管理不到位，档案信息记录不够准确及时，就可能会给群众带来诸多麻烦。有的甚至出现信息丢失、泄密等，还可能严重影响群众的生活。第三，档案管理是推动卫计事业发展的坚强基础。如通过对卫计档案信息资料的分析比较，能够发现卫计发展历程中的特点，找到相关规律，发现不足，从而为后来卫计事业的发展决策提供权威的参考。通过加强档案管理，不仅可以促进卫计工作的改进，还能够给卫计部门树立良好的社会形象，促进卫计事业更加健康科学地发展。

2 卫计档案管理中存在的主要问题

2.1 思想认识不够

一方面是领导重视不够。由于档案管理工作自身的特殊性，加上受传统错误思想认识的影响，有少数部门领导对卫计管理工作的重要性认识不够，有的认为是说起来重要、做起来不要，可有可无，无足轻重的工作。因此在机构设置、队伍建设、后勤保障等方面，卫计部门在此方面的投入较之其他工作要少得多。另一方面，是工作效果不好。作为卫计档案管理部门人员，也没有正确地认识到自己岗位的重要性，普遍认为是清冷的部门，感到工作上没有多大奔头，事业上没有多大前途，不容易受到领导的重视。因此，不同程度地存在消极应对、被动工作的情况。正因为思想认识不高，不注重改进方式方法，没有充分发挥出档案管理的积极作用，更加无法获得单位领导及大家认可。

2.2 工作方法落后

一是精细化水平不高。档案管理本来是一门精细活，但是有的工作人员长期以来养成了自由散漫的不良习惯，在档案管理中仍然以粗放化的工作模式为主。如在收集档案信息资料时，不够认真负责，对档案资料信息的准确性、真实性和权威性等方面，缺乏严格的自我要求，导致档案管理的效果大打折扣。二是电子化建设滞后。大多卫生和计划部门档案管理仍然以纸质档案为主，而电子信息化档案建设严重滞后。有的习惯于长期以来的老办法老套路，以手工收集征集档案资料为主，工作效率较低，而不太适应电子信息化档案管理的新要求。加上档案管理人员基本上以年龄偏大的为主，他们认为这是一个养老退休的清闲部门，也不愿学习电子信息化档案管理的技术。在档案电子化方面的专业技术水平不高，从而容易出现电子化档案信息资料受到病毒木马信息，信息泄露、篡改、丢失等问题，严重影响了档案信息化工作的效果。在档案管理的设施设备建设方面的资金投入较少，档案管理中的计算机硬件和档案管理软件系统的日常维护和更新换代不到位，设施设备老化严重，难以适应发展形势的新要求。

2.3 体系不够健全

一是缺乏激励约束机制。在卫计工作档案管理中，特别是职务晋升、工资待遇、奖金福利等方面，对管理人员缺乏激励制度和约束机制，做与不做一个样、做好做坏都一个样，对于工作认真、表现突出、成绩优秀的没有给予相应的奖励，对于工作马虎、慵懒散漫的档案管理人员，而没有及时给予提醒、批评和教育，这样就导致他们的工作热情不高。

二是部门联动协作不够。从档案信息资料的收集整理来看，长期以来都是档案管理人员卫计局的各个相关内设机构主动索要资料，或是被动按照领导安排执行，没有建立起一套科学完整的部门联动协作机制，在档案资料休息收集整理归档等方面，档案管理部门的协作就不够到位。

3 加强优化措施的对策与建议

3.1 提高思想认识，高度重视档案管理

一方面，领导高度重视。作为卫计局的领导者，应该高度重视档案管理工作，充分认识到档案管理工作的重要意义。在人事安排上，应安排工作责任心强，专业技术过硬、工作经验丰富的人员从事档案管理工作。同时，加大资金投入，及时做好档案管设施设备的更新换代，确保档案管理工作的后勤保障到位。因此在机构设置、队伍建设、后勤保障等方面，卫计部门都应该加大投入力度。另一方面，强化主动作为意识。作为卫计档案管理部门人员，要充分认识到自己岗位的重要性，摆正思想心态，认真努力工作工作，转变思想观念，改进工作方式方法，只有真正做出成绩，让档案管理工作发挥出很好的作用，就能逐渐获得领导和大家的认可。

3.2 强化学习意识，提高工作水平

一是加强业务学习。作为档案管理人员，要随时了解国家计划生育政策的新動向、新要求和新情况，提高政策理论水平，认真学习档案业务知识。特别是要加强对档案信息化技术的学习培训，通过集体组织学习和个人自学，不断提高计算机应用化水平，从而适应档案信息化建设的需要。在进行档案信息资料收集整理过程中，要仔细认真，确保档案信息的准确性、真实性和权威性，提高档案管理质量。二是加强信息化建设。要提高档案信息化建设程度，坚持以纸质档案和信息化档案同时备份，确保所有的档案都能够以电子化信息资料储存起来。特别是要加强档案电子信息的安全防范措施，避免出现档案信息被盗窃、篡改等问题。要加强在档案管理设施设备建设，加大人力物力财力的投入，加强档案管理硬件及软件建设，避免档案设施设备的老化问题。

3.3 完善管理体系，提高管理水平

一是健全激励约束机制。在卫计工作档案管理中，应该明确激励机制，将档案管理与工作人员的职务晋升、经济待遇等相挂钩，采取奖励与处罚机制，以此调动档案管理人员的工作积极性和主动性，强化其工作责任心和自觉性。要改进工作考核评价机制，通过奖优罚劣来推动卫计部门档案管理工作。二是加强部门联动协作。要明确一套档案信息资料的收集整理流程，制定一套完整的管理体系，形成档案信息收集的联动机制，从而促使档案工作的规范化、科学化水平得到逐渐提升。

3.4 切实加强现代信息技术的应用助力卫计档案管理工作的开展

在当前信息化的时代下，为了更好地促进卫计档案管理成效的提升和优化，我们应在档案管理工作中注重信息化技术的应用，着力构建与本地区实践相符的档案管理信息系统，从而更好地利用其为卫计档案管理工作的开展提供技术的支持。因此，作为卫计档案管理人员，必须切实加强现代信息技术的学习，并将其应用到卫计档案管理工作的开展，才能更好地实现卫计档案关系了信息化水平的提升和优化，并在未来的工作中不断的改进和努力。

4 结语

综上所述，档案管理是卫计局的重要工作。我们应该认识到档案管理工作意义重大，要认识到档案管理工作从过去的纸质化、手工化向电子信息化、自动化转变的发展趋势。面对新常态新形势新情况，要转变思想观念，加大对档案管理工作人财物的投入，完善科学管理体系，加强培训学习，不断提高专业水平。

参考文献

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