试论房管系统文书档案的保管和利用

李金枝

摘 要：在房管系统中，文书档案的保管和利用，对于确保房管系统的运行，并实现信息共享具有重要意义。本文通过对房管系统中文书档案管理工作的重要性进行分析，采取相应的保管及利用措施，以期更好的满足房管系统运行需求。

关键词：房管系统；文书档案；保管；利用

档案工作是一个单位发展重要的基础性工作，文书档案更是单位运作的重要命脉，是一座需要重点保护的“宝藏”，在当今社会快速发展的新形势下，网络技术和计算机技术在文书档案工作中应用日益广泛，在房管系统工作中，档案管理的计算机技术运用更是不可或缺，这也对文书档案的保管和利用提出新的要求。

1 房管系统文书档案管理工作的重要性

文书档案是档案工作的重要组成部分，它承载着社会发展的历史进程，客观地反映着单位发展、问题处理、领导决策、制度建设等方面的过程和成果。随着改革形势的发展，如何适应日趋发展的新形势，提高文书档案管理水平，以最高的效率及时、准确、系统、完整地提供档案信息，更好地开展好房管系统文书档案的保管和利用成为新时期重要的课题，这也成为每一位档案工作者都需要思考和值得注意的问题。

2 房管系统文书档案管理的特点

（一）文书档案管理的重点在于收集、整理，保存资料，记载历史。

当前形势下，房管系统的文书档案管理主要是以文件、光盘、照片等存档为管理对象，管理手段主要使用纸质或实质的载体形式记录下来，并按一定的要求分门别类地存放在档案室。档案不仅仅是记录载历史，最主要的是后人可以利用和借鉴的历史资料，在历史发展的长河中，从而发挥其自身应有的借鉴作用。

（二）文书档案内容丰富，载体多样。

在房管系统工作中，文书档案是工作开展各方面的真实记录，它主要涉及党群管理、行政管理、人事管理、业务管理等方面，形成了文书档案资料的丰富多样性。随着当今社会的不断发展，新时期文书档案载体也越来越多样化。如行政部门印发的各类“红头文件”，年度活动照片、摄像光盘、重要会议发言材料，党员大会选举的选民登记资料，以及各种电子档案等等，这就形成文书档案载体的多样性，也为文书档案在工作中得到充分借鉴和利用奠定坚实的基础。

3 房管系统文书档案管理中存在的问题

（一）文书工作与档案工作之间衔接协调存在问题。

房管系统公文管理过程中，文书工作与档案工作密不可分，相互之间既有联系又有区别，既有統一又有分工。现实工作中，文书工作和档案工作相互协调，相互配合，形成一种分体式的管理体系，这是一种科学有效的管理制度。公文处理整个流程运转下来，即可归档存放，待全年度文书处理结束后，档案管理人员对上一年度文件归档处理后，涉及到保管和利用问题。分块管理模式的文书工作与档案工作管理体制却拉大了文书工作和档案工作之间的距离。文书人员工作中对档案意识淡薄，再加之对文秘工作了解甚少，公文保存存在欠缺，有的文件保存不及时，有的资料保存不全，导致二者之间在衔接上存在脱节之处。

（二）缺乏对文书档案人员的专业性培训。

一些单位的档案管理人员没有接受过专门的档案专业知识培训就从事相关的档案管理工作。对档案管理过程中的一些基本的知识，如档案的分类、立卷等基本专业知识一知半解，不得要领，与新时期档案培训要求还存在不少的差距，部分档案管理人员虽然拥有上岗证具有上岗资格，但在档案管理培训中缺乏主动性，不愿接受有关档案培训的继续教育。

（三）各部门对档案工作的配合不够，制约了档案管理水平的提高。

各部门收集重要的文件资料是档案的重要来源，但在实际工作中，此项工作大部分由科室的内勤兼任，这部分人员在实际工作中并不掌握全部工作信息，加之业务繁忙，致使上交的档案资料存在缺失现象。在收集档案资料的过程中，很多档案员由于得不到有关职能部门积极的配合支持，导致了一些责任心较强的档案员在做好档案工作时常感到心有余而力不足，一些重要文件资料时间长了就会得不到很好的保存而丢失或失真。这样在很大程度上制约了档案管理水平。

4 提高文书档案管理水平的策略

对于文书档案的管理，能够确保房管系统中的文件整理更加科学性，这样，在进行后续工作时，如果用到文书档案，便能够及时快速的进行应用，由此保证文书档案的利用效率和质量。具体提高文书档案管理水平的策略如下：

（一）做好文书工作和档案工作的规范衔接

文件质量的高低直接关系到文书档案质量的好坏。因此，文书档案管理水平的高低是建立在文书部分规范化处理文件的基础之上的，这就要求相关人员做好文书工作和档案工作的规范衔接，切实做好文书材料的立卷归档。对于当时用不到的文书档案，应当立即做好整理和存档工作，同时要记录到档案管理系统中，以免出现遗漏，确保档案文件的完整性和系统性。同时，文书人员要养成档案意识经常化，重视文件材料的质量，严格按照标准进行办文。使整个档案管理工作处于一个规范、有序的范围中。

（二）争取各级领导对档案工作的重视与支持

领导的重视程度对于文书档案工作的发展具有重要意义。因此，档案管理工作人员一定要争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持，加强档案管理部门和各个部门之间的协调和沟通，主动了解业务部门正在或者将要开展的新工作，切实地提高单位文书档案管理工作的水平。在收集资料时要分清重点，着重收集能够展示单位历史和现状，为单位未来发展服务提供有力的证据和有价值的情报。此外，对于档案管理的重要性，可以在单位内部开展自上而下的宣传教育，通过渗透档案管理的理念，而强化工作人员对于文书档案管理重要性的认知，以更好的开展文书档案的保管和利用工作，提高文书档案管理水平，满足日常工作中对于文书档案信息资源应用的需求。

（三）提高文书档案管理工作者的综合素质

文书档案管理工作不仅要求管理人员具备扎实的基础知识，还要求他们应该具有广博的知识面。这就需要管理部门定期组织学习，提供交流与学习的机会，加强文书档案管理人员的培训，必须始终坚持学习科学文化知识，掌握渊博的文史知识，掌握扎实的现代化知识，并且档案管理人员具备相当水平的外语技能。 特别是，工作中一定要做好现代信息技术的技能培训，确保能够熟练运用现代化的办公设备来进行电子文件和资料的制作、使用和维护管理，从而为建设一支高质量的档案队伍打下坚实的基础。

综上所述，房管系统要高标准地做好文书档案管理工作，各级领导必须要给予高度重视，文书档案管理人员进一步增强做好档案管理的责任意识和信心意识，进一步提升人员的业务和技能水平，提升服务意识，通过合力实现文书档案管理的规范化、标准化，加强文书档案管理，以提高档案管理水平，满足工作人员对于档案利用的需求，从而充分发挥文书档案的各项功能，为实现经济效益和社会效益提供良好的重要支撑。