探究企业档案管理社会化问题

摘 要：在经济发展的过程中，市场竞争也逐渐变得复杂起来，企业要想获得发展，就要使自身的经济效益不断提高，还要重视档案管理工作，使企业的核心竞争能力得到有效的强化，当前很多企业的档案管理工作都无法使其社会化管理效率得到提高，还会遇到一些社会化问题，使文书档案管理质量无法得到提高。本文针对企业档案管理的社会化问题，提出具体的解决措施，对于相关的问题提供理论基础。

关键词：企业；档案管理；社会化问题

社会在不断进步，我国经济也随之得到快速的发展，在当今激烈的社会竞争环境下，人力资源管理对于企业的发展发挥着非常重要的作用。在企业人事管理活动当中涉及到企业档案，这是企业人员的重要凭证，当前企业管理的首要任务就是企业档案管理的社会化问题，由此可以提高企业的管理水平。

1 概述企业档案管理社会化

在企业的档案管理当中，企业和社会的沟通需要实现信息的传播，从而认为双方的交流提供技术保证。企业内部人员掌握的知识无法满足档案管理需求，这就需要利用科学技术和信息化管理手段，使企业档案管理可以享受更多的服务，利用网络渠道实现信息的反馈，企业也可以掌握档案管理的最新动态和内容，不断进行交流，实现企业的档案管理社会化，可以使企业的效益不断提高，由此降低企业的成本。

档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。我国企业规模不断扩大，尤其是企业档案管理工作，其工作内容比较复杂和繁重，需要大量的人力和物力。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

2 企业档案管理社会化问题

2.1 企业档案社会化的重视程度比较低

企业人员不断增加，企业人事档案管理通常利用电子档案的方式，但是大部分电子档案并没有由社会外包组织进行管理，都是在企业内部进行处理，企业缺乏专业的技术和操作人员，因此无法实现电子档案数据库的创建，也无法完善其资料，既定的要求无法满足，无法发挥出电子档案的作用，因此企业档案管理水平仍旧没有长进。

2.2 企业档案社会化缺乏监管力度

在企业的发展过程中涉及到档案管理，在不同的企业生产经营部门当中，需要创建一系列产品和服务，如果无法创建那么就无法重视档案管理，由后勤管理体系大概处置一些档案管理的相关事项。

2.3 企业档案社会化缺乏安全保障

如果是专门的有关电子档案的机构单位，那么通常不会单独计划管理企业电子档案，对于不同的企业情况，制作的电子档案其格式和软件都是不同，这样一来，处理系统就会发生不兼容的情况，导致数据信息的丢失和篡改的情况，使企业面临着很大的损失。

3 加强企业档案社会化管理的意义

企业在实际发展过程中，社会化管理发挥着非常重要的作用，企业档案管理实现社会化，可以使档案管理的质量不断提高，这样一来档案管理的效果也会由此得到加强。加强档案管理社会化，那么相关的工作人员也会具备正确的管理理念，使管理体系得到优化，使项目和文书的管理质量都可以不断提高，获得的管理效果也比较好。档案社会化管理力度不断加强之后，实现档案信息的管理精细化，项目和文书管理人员在工作的时候也会具备有效的依据。企业实现档案管理社会化，可以使档案信息的利用效率不断提高，这样一来企业项目和文化管理可以得到有效的优化，引导企业建立科学的人才培养，促进企业更好的发展。

4 强化为企业档案管理社会化问题的解决措施

4.1 加强宣传的力度

在档案管理社会化过程中，企业需要加强宣传管理工作，使人事档案的相关管理人员具备良好的配合意识，企业需要充分的考虑管理人员的工作现状，将宣传制度不断完善，结合具体的事件加强宣传，保证企业成员可以明确档案管理工作的重要性，对于档案社会化管理给予积极的配合，从而为后续的发展提供有力支持。

4.2 健全档案科目

有效分配人力资源可以促进企业快速发展，完善企业的档案科目，使其管理目标不断细化，可以促进操作过程更快的完成。将档案科目不断完善，人员职称在晋升的过程中相关的工作就会得到完善，增加有关员工个人特征的文献资料，明确用人单位的需求。完善档案科目可以在多个角度将员工的工作状态和个人经历反映出来，可以有效的预测员工的能力发展。

4.3 实现集中统一的管理

档案管理社会化发展过程中，需要统一管理档案，使档案管理社会化效率不断提高，明确企业档案管理社会化其实是社会经济不断发展的产物，和企业传统的档案管理方式具有很多的不同。企业传统档案管理工作需要由企业内部机构完成，结合员工的工作情况和文化程度划分档案，这种管理方式容易导致管理混乱，企业档案的管理质量无法得到有效的提高。由社会管理机构处理档案管理工作，可以集中管理员工，使企业的档案管理质量得到大幅度的提升。社会管理机构在处理的过程中，需要重点关注档案的管理情况，将社会管理机构的优势充分的发挥出来，使企业档案管理质量不断提高，从而促进企业更好的发展。

4.4 制定出科学的社会化管理制度

在企业的知识资产当中，企业档案信息是非常重要的部分，企业档案信息涉及到非常丰富的内容，档案信息中还涉及到有关员工的基本资料，可以促进执行项目和文书管理工作正常的发展。社会管理机构被任命处理档案管理工作的时候，需要建立科学的管理制度，对于社会管理机构的行为形成有效的约束，使档案管理的准确性和完整性得到提高，对于企业档案的安全性形成有效的维护。在这个过程中，企业需要对于社会管理机构网络数据的实际管理能力进行全面的分析，使档案管理制度不断优化，以社会管理机构的特点为基础，将档案管理社会化的工作有效的执行，从而得到更好的发展。

4.5 重视档案的利用

我国市场经济不断发展，增强了企业人员的流动率，严重影响到档案信息的资源开发。创新管理模式，取代我国传统的封闭式管理模式，了解社会和经济的需求，针对人事关系和档案工作将服务进行调整，建立的管理制度具备公开性和透明性。

此外应该杜绝出现自带档案的情况。企业在发展过程中不够重视人事档案，工作人员在录用之后，他们自己手中还保存着自己的档案，企业无法实现有效的统一管理，很容易就会出现档案丢失的情况，这会对于企业档案管理质量的提高是不利的。工作人員办理保险业务的时候缺乏档案依据，企业需要发挥出档案社会化管理的作用，避免产生不利影响，那么员工就不能自带档案，这样才可以使档案管理效果得到有效的提升。

完善企业档案管理，促进档案管理呈现出规范化，企业领导需要加强档案管理工作，将企业档案管理的条件得到改善，重视企业档案管理工作，成立专门的档案工作管理小组，主要发挥出检查和监督的作用。

5 结束语

企业在实施档案管理社会化的过程中，需要对于档案管理工作的实际执行情况给予重视，对其管理流程给予规范，利用各种先进的档案管理技术，使其管理效率不断提高。

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作者简介

张冬梅（1970-），女，汉，河北省任丘市渤海钻探井下作业公司，助理馆员，本科。研究方向：档案的管理和应用。