信息及数字化背景下档案管理工作的创新思路

刘畅

摘 要：随着信息化进程的不断发展，档案管理工作面临着更高的要求，提高档案管理工作信息化水平成为适应新形势发展的必由之路，也是目前档案管理工作的重中之重。鉴于此，本文从档案管理信息及数字化的优势出发，详细阐述了信息及数字化背景下档案管理工作的创新思路，希望本文能对我国信息及数字化背景下档案管理工作提供一些有益的参考和借鉴。

关键词：信息化；数字化；档案管理；创新思路

信息化社会呈现出信息内容丰富、信息生产量大、信息效益不均、信息需求量剧增的特点。目前，大量的信息消费需求促使档案管理工作必须进行改革，而信息及数字化技术的发展使档案管理工作利用信息技术成为了可能和必然。档案管理工作的信息和数字化建设是实现现代信息管理的前提和保障。

1 档案管理信息及数字化的优势

档案一般都需要长期储存，而传统的纸质档案文件，因为受潮气、虫蛀、火灾等因素的影响较大，并且在档案维护、储存环境等方面也需要投入一笔不小的资金，且经过长期重复查阅还容易出现文件丢失或破损问题，这些因素给纸质档案管理带来了很多麻烦，且较难克服。而信息或数字化档案可以有效避免上述大部分管理弊端。信息或数字化档案的存储只需要运用服务器存储数据，不会出现调阅丢失、灾害等问题，给档案的信息化管理提供了广阔的发展空间。

2 当前档案管理的现状

目前，部分企业在档案管理中还存在不少问题，主要表现为：一是档案管理人员收集的文件和资料不全面，档案资料的整理归档无法做到有条不紊，如果出现了什么问题，很难及时进行比对和查找，甚至存在事后违规组建档案的情况，这不但会给归档进度造成不利影响，而且也会影响到其他事项的顺利开展。二是我国中小型企业数量众多，并且规模有限，企业的管理过程也不是很规范，特别是企业档案管理人员对档案管理工作的重要性认识不够，很多单位也都不设专职的档案管理人员，往往是档案管理人员身兼数职，没有时间和精力专门从事档案管理工作，在这种情况下，很多档案管理人员都是把每天的档案整理工作积攒到一定程度再进行梳理归档，因此一些档案很容易因未及时整理而出现差错，并且也可能因时间久远而不容易查找问题原因。同时，档案管理人员素质参差不齐且没有接受过专业的档案管理培训，各项档案管理操作不够规范，或是只能是简单的档案整理，无法实现通过档案管理促进单位发展的目的。三是很大一部分档案管理人员感觉档案管理工作单调乏味，频繁的调动工作，不但造成人力的浪费，而且导致档案管理工作混乱，出现档案存放错误或者档案资料丢失等情况。因此，在信息及数字化背景下，创新档案管理工作已迫在眉睫，具有非常重要的现实意义。

3 信息及数字化背景下档案管理工作的创新思路

1.增强信息化档案意识

目前，信息技术发展迅速，信息在社会生活中发挥了越来越重要的作用。档案是一种重要的信息资源，在信息社会中的作用也日益增加，人們也更关注档案的信息化建设。随着信息化程度的提高，电子档案和电子文件层出不穷，档案信息的加工、收集、利用和传递更加方便快捷，这就给档案管理人员提出了更高的要求，档案管理人员必须在档案信息加工、收集和利用过程中增强服务意识，拓宽服务领域，树立信息意识，最大限度地发挥档案信息的功能。其次，档案管理人员在增强信息化意识的同时，还要强化对电子档案和电子文件管理方法、技术、政策以及系统开发的学习研究，不断探索创新，利用信息化平台，加快档案信息化建设进程。

档案信息化建设是一项系统的庞大工程，不是一促而就或一朝一夕就能完成的事情，其面临物力、人力和财力等方面的困难，因此，档案部门的领导也应树立档案信息化意识，提高对档案信息化工作的重视程度，解决工作中遇到的难题，不断加快档案信息化建设步伐。

2.实现档案材料数字化

要想实现档案材料的数字化，首先要建立完整统一的档案数据库，这是档案信息化建设的前提，也是运用网络进行档案信息化建设的基本要求。不把传统的纸质档案变成数字化信息，就无法完成完整统一的信息数据库建设，利用网络进行档案管理更是无从谈起，信息化建设便是一纸空文。其次，档案数字化是实现档案管理的必由之路。随着信息化程度的不断提高，在安全性能逐步提升、工作效率大大提高的情况下，电子档案和纸质档案并存的现状正在逐步向电子档案独存方面发展。当前，受传统档案管理思维模式的影响，人们对纸质档案存在严重依赖心理，对电子文档还存在一定质疑。国家和行业发布的有关电子文件管理的行业标准和国家标准也规定，对于需要长久保存的文件规定要纸质、电子形式同时保存。这种保存档案的制度削弱了信息化建设的效率，给各种资源造成了很大浪费。如果不能破除双套制档案管理模式，那么档案管理信息化发展是无法进行的。发达国家普遍大力提倡信息化建设，将“无纸化”作为信息化发展的战略目标，由此可见，档案材料的数字化建设可大大加快信息化发展的步伐。

3.实现档案管理自动化

在信息化高速发展的时代，档案管理应借助数字化、信息化平台，提高档案管理自动化程度。档案管理方式自动化包括：首先，按照档案资料收集、保存、整理、利用等工作流程，设计相应的智能管理软件，实现信息数据加工、生产、更新、整理工作的自动化。其次，按照档案管理制度设计信息管理、数据处理、信息利用、网络管理规则。根据不同职能、不同层级终端设备和电子身份秘钥，通过系统授权，提供相应的信息利用和数据维护，实现网络管理、信息管理自动化，信息利用、数据分析的智能化，使用备案登记自动化，实现信息智能管理、自动处理、高效运行的目的。

4.实现档案共享网络化

档案管理工作是各项工作的基础和信息来源，要想最大化发挥档案的信息作用，必须实现信息存储数字化、信息管理系统化、信息服务网络化、信息管理方式自动化。一是要提高对档案信息网络化的认识。主管部门应专门成立工作小组，采用行政措施，将宏观规划和具体措施相结合，在全国统一部署和实施，在各级档案馆中开展信息化建设。二是建设高质量的档案信息数据库。信息数据库的质量决定了信息服务用户的质量，主要应加强以下几个方面的建设：首先要建立目录数据库，按照全引目录录入信息，及时更正不规范条目。其次，按标准把档案信息数字化。再次，将电子档案进行整理归档，丰富档案数据库信息。最后，加强各级档案部门的沟通联系，实现档案信息资源共享。

4 结语

总而言之，信息及数字化背景下的档案管理工作就是要实现由传统实体保管向档案信息化存储、收集、传送转变的过程。档案管理信息化建设大大降低了公共管理的成本，提高了管理的效率，同时改进和加强了档案管理的方法，适应了信息化时代发展的客观要求，是档案管理工作发展的必然趋势。

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