浅谈大数据时代如何做好档案工作

吴理文

摘 要：随着大数据时代浪潮的到来，我国各行业开展了广泛的大数据技术研究与运用，其在档案工作中也带来了较大影响。运用大数据技术对海量档案数据进行存储、分析和挖掘，开发档案新价值，从而为人们提供更多途径、更加便捷的服务，更好推动档案事业健康、有序发展。文中分析了大数据时代档案价值的变化及其现实意义，并进一步对大数据时代做好档案工作的重要举措进行了具体阐述。

关键词：大数据时代；档案价值；重要举措

大数据是基于云计算和物联网技术发展起来的，由于该技术能够通过海量、动态数据的有效集成，推动社会治理的精细化和科学化进程，有效节约社会治理成本，一直以来，世界各国对大数据的发展都十分关注。为更好与时代接轨，积极做好档案工作，通过将大数据技术与档案工作进行有效结合，挖掘档案新价值，实现档案资源有效开发利用，进一步增强档案服务于社会发展和经济建设的能力。

1 大数据时代档案价值的变化及其现实意义

在传统档案价值理论中，主要是在信息层面对档案价值进行分析和判断，即档案的凭证价值或参考价值都需要通过查阅档案来满足人们查询某一信息的需求而实现的价值。但在大数据时代背景下，基于大数据视角对档案价值进行审视，除具备信息层面价值的基础上，还具有数据层面的价值，即利用大数据技术对档案进行处理、挖掘和应用而获得的价值。同时档案数据价值也更具隐深性、关联性、动态性和宏观性等特点。

基于大数据视角上体现出来的档案数据价值，不仅树立了全新的档案价值观，而且能够深刻把握大数据时代档案价值的内涵和内在规律，有效拓展了档案外延，实现档案工作的创新。在当前大数据技术的不断发展下，档案工作内容主要以电子文件归档及电子档案管理为主，电子档案成为大数据的主要来源，推进了传统档案载体数据化的进程，并在实际工作中，采用云储存技术深入挖掘和应用档案数据价值，使档案数据价值发生了较大变化。

2 大数据时代做好档案工作的重要举措

（一）要转变档案服务观念

基于大数据的档案工作，主要是为了实现档案的有效利用，这就需要档案工作要加快转变服务观念，在为用户提供传统的档案服务的基础上，还需要为用户提供更具结构性和大数据特征的档案信息服务。进一步对档案工作管理模式进行创新，加快档案数据库的构建，从而更好的满足各行各业对档案服务的需求。同时还要加大宣传力度，使更多的人能够对档案大数据建设情况进行了解，全面提高档案服务的重要地位，使其更好的为社会和经济的发展提供优质、高效的服务。

（二）要做好档案鉴定和数据库建设工作

通过做好档案鉴定工作，以此来对档案价值进行鉴别和判定。通常情况下档案价值以现存价值和历史价值为主。大数据时代以数据作为其核心所在，因此在对档案鉴定过程中，在对档案价值进行鉴定的同时还要对档案数据的价值进行鉴定，从而将有价值的档案数据采集录入到档案数据库中来，并加以分析和利用。在档案大数据建设工作中，档案数据库建设是其中最为核心的一项工作，其建设质量会对未来进行数据分析的结果带来一定的影响，因此在实际工作中，要先建立元数据模型，将有价值的档案数据灵入到数据库中，并将各部门中管理服务过程中产生的和各自数据库中有价值的数据都采集到数据库中。对于已有的档案数据库，可以利用鉴定增补档案数据项，并进行档案数据补录，对原有档案数据库中数据进行校正，从而推进档案数字库建设，

（三）要加强档案云的建设

大数据时代是伴随云计算、物联网、社交网络等新兴技术的应用而来的。云计算通常是指IT基础设施的交付和使用模式，并通過网络以按需、易扩展的方式获得硬件、平台、软件等资源，提供这些资源的网络被称为“云”，云计算技术是大数据应用的IT基础。从档案馆的角度看，云计算技术易于扩展、通用性强、可靠性高、方便、易用，运营成本低，能实现档案大数据建设的平稳高速发展。因此，档案行业主管部门应统筹规划，加快云计算技术在档案行业的应用。

通过云计算技术的应用，城市或地区的档案主管部门可以建立档案大数据联合共建机制，减轻档案数据资源建设压力。以城市各类档案馆为节点建设一个城市或地区的“档案云”平台，并对档案主管部门自身的档案数据中心进行改造和架构调整，建设“档案云中心”，实现各节点资源的自动调度和分配。

（四）要促进档案信息的资源共享

首先，需要档案部门解放思想，制定档案信息开放的标准，将能开放的档案信息资源全部开放。其次，档案数据资源建设工作是一项长期而繁重的工作，需要各职能部门相互配合，很多数据在档案形成过程中已存在各职能部门的数据库中，还有数据可能在各专门档案馆或部门档案室数据库中，档案主管部门需要制定相关的数据交换标准，依托政务网，实现和各职能部门及各专门档案馆（室）的数据信息的交互及共享。最后，建设城市大数据中心，推进政府公共信息资源的共享。目前大数据建设最大的障碍，是一个个信息孤岛的存在，是信息资源利用的低效率。城市大数据中心就是要打破这种部门、单位之间的信息壁垒，消除信息孤岛，整合各自为政的信息系统，由各职能部门承担各自专业、行业的数据采集工作，数据中心负责数据的整合和应用。

（五）要健全信息资源的安全体系建设

一是加强安全制度建设。云计算专家李志霄博士说：“数据安全三分靠技术，七分靠管理。”要保证档案大数据建设工作的安全，需要建立规范的大数据建设安全管理策略和制度，让档案大数据建设工作在统一、安全、规范的管理框架下进行，用管理来保证档案大数据建设的安全。二是建立档案数据分级制度。用可以公开的档案数据建设档案大数据，涉密的档案数据按照国家相关法律法规严格管理。三是加密档案数据信息，保证传输中档案数据的安全。同时加强对用户的访问控制，对档案数据信息的利用控制在权限范围内。四是建设数据安全防护系统，保证已存储的大数据信息避免遭到人为破坏。五是建立大数据容灾机制，在档案大数据遭到破坏后能有效恢复。

3 结束语

大数据时代档案工作发生了较大变化，档案管理工作也加快了向知识管理及集约化服务的方向发展，在这种新形势下，档案工作者更需要运用开放的互联网思维，在档案工作中充分运用大数据技术，全面提高档案工作质量，实现档案信息资源的有效利用。

参考文献

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[2]文雯.大数据时代的档案工作[J].卷宗，2016，08.

[3]陈莹琳.大数据时代下档案管理模式变化探究[J].中文信息，2016，09.