医院档案管理探讨

孙丽晶

档案记载了一个单位历史发展的过程，它从不同的角度全面客观地反映各个不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等。随着我国市场经济模式的初步建立，医院的建设与发展也处在一个非常的时期，医院的档案管理也必须适应新形势的发展，调整管理思路，改进档案管理的方法，应对形势的要求，着力解决档案意识淡薄、档案管理制度不健全、档案管理手段落后，以及档案管理人员素质偏低等现实问题，不断提高医院档案管理水平。

1 提高认识，增强档案管理意识

领导重视是医院档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展。医院以医疗服务为根本任务，在医院近期和远期规划中，一般对医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规划，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，往往导致档案管理可有可無的认识，由于受到人员、设施、经费等方面的限制，档案管理工作很易受到冷遇，造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展。档案管理水平的滞后，必将影响医院管理水平的提高，影响业务技术的发展。为此，要大力宣传档案工作，使医院领导、医院管理者、医院职工充分认识档案的重要性，认识到档案与业务工作和日常生活的密切关系，更好地支持档案工作，促进档案管理工作顺利开展。

2 完善体系，健全制度，拓展档案归档范围

建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责。由于历史的原因和医院行业管理的要求，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案和部分实物档案、音像档案等，而医疗文书档案、x线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务部门管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系，并建立档案管理规章制度，明确职能，责任到人，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。同时，要拓展档案的归档范围。医院经营方面，所进行租赁、承包、核算的方案、协议等应实行归档收集。医院有关的招标方法、程序、协议、合同等也应进入归档材料之中。

3 运用计算机及网络技术，改善管理手段

目前，医院档案管理的基本还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。计算机及网络技术的发展和应用，使医院档案管理拓展了新的空间。医院档案门类较多，尤其较繁忙的医疗业务活动，须保留大量的业务归档材料，如病案、影像资料，每年几万份，全部以传统的方法贮存，将占有很大的库房。高科技的发展，使档案载体更加丰富多样。如今医院计算机管理十分普遍，有的医院甚至尝试应用电子病历。虽然，电子病历由于它缺乏法律效用，信息与载体的相对分离，如何保证原始真实性，尚有待探讨。但它以数据库的形式，以电子文本进行贮存、调阅，方便、快捷。医院档案信息量大、类别多，可采取数字化手段打造多种数据库。如对ct等影像资料实行数据库管理，可大大地减少贮存库房，并方便了检索。虽然电子文档目前尚存在很大争议，但影像资料如ct等其依附现代科技手段，由复杂、特定的影像信息构成，其原始性、真实性应是不容置疑的。

4 采取多种形式，为利用者提供优质高效的服务

医院档案包括医疗文书档案、病理切片资料、x线胶片、各种检查图文资料等，关系到人民群众的健康和医疗科学的发展。医院档案部门要不断提高服务的主动性和自觉性，不断增强宗旨意识和服务意识，努力为利用者提供优质服务。在服务方式上，采取电话预约、实地查询、档案借阅、档案信息咨询等多种服务方式；在服务态度上，尽量简化服务手续，改进服务态度，提高服务质量，尽最大努力满足各方面利用者的需求；在服务手段上，采取手工检索与现代化检索并举，既运用传统的手工检索方法，又运用现代化的计算机检索方法，积极为利用者服务。充分利用数字化和网络技术，在本医院网站上建立主页，利用信息高速公路，为利用者提供档案信息服务，开展在线查询访问，为提高医院的社会效益和经济效益。

5 重视人才培养，提高档案管理人员素质

档案管理人员素质直接影响档案管理水平。目前，医院档案人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求差距较大。表现为档案专业人员较少，专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，外语水平不高等。随着档案事业的规模日益扩大，档案数量日益增多，档案内容日益丰富，档案信息载体日益多样，档案管理手段日益先进，对档案专业人才的素质建设提出愈来愈高的要求。在医院人才培养中，要重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，将档案人员培养纳入医院人才培养计划，通过专业培训、知识更新、进修学习等，提高业务水平，建立档案管理人才梯队，适应档案业务发展。