浅析新形势下如何发挥房管档案的社会服务功能

张秋香

房管档案作为房产管理工作的真实记录，蕴藏着极为丰富的信息资源，是研究城市房地产业史不可或缺的原始资料，是房地产行政管理部门开展工作的重要依据，是有关部门领导进行科学决策的重要参考。近年来，随着房产市场的快速发展，房产档案的查询量日益倍增，房产档案的社会服务性功能受到社会各界的广泛关注。房管档案管理有关部门以“服务百姓、贴近群众”为宗旨，以创新服务方式为手段，以提高服务能力为目标，不断促进房产事业健康发展，为保障房产权利人的合法权益，防范房产交易风险，推动住房制度改革和开征房地产税收，维护市场和社会稳定做出了积极的贡献。

1 房产档案管理现状和存在问题

随着住房保障和房屋管理业务的不断调整和拓展，以及民众对档案信息需求的日益增长，社会对房管专业档案管理的要求越来越高。房产档案管理过程中逐渐显露一些问题与不足，影响房产档案社会服务功能的充分发挥。

1.1 房产档案管理缺乏统一的标准规范

房产档案管理规范缺乏一个统一的标准，主要源于相关法律法规的滞后。十余年来，从政府推动房地产市场发展到宏观调控再到限购政策，房地产市场发生巨大变化。然而目前房地产权属档案管理依据的仍然是2001年建设部颁布实施的 《城市房地产权属档案管理办法》。随着房产市场的变化，有关部门没有出台与之相适应的房产管理政策法规，以至于在工作中由于权属档案管理办法不明确无法开展鉴定、销毁工作，档案数量与日俱增，胀库现象严重。同时因缺乏统一标准，使得各级房产档案管理部门各自为政、各行其是，严重阻碍房管档案管理标准化的实现。

1.2 房产档案资源体系不健全

资源采集、信息管理、后期效用发挥是房产档案管理工作中的三个主要环节，影响房产档案管理工作的有序开展。在房产档案资源信息采集的源头，是需要一个健全的资源体系为支撑的。目前房管档案资源体系以房地产权属档案为主体，包括预售、权属登记、物业管理、维修基金、私房落政、房屋拆迁、经济适用住房申请、历史建筑保护等类别的业务档案，几乎涵盖整个住房保障和房屋管理的业务范围。在当前房管档案管理实践中，不同业务领域的房产档案存放在不同管理机构中，无形中加大房产档案资源收集工作的难度，导致管理分散、资源不能有效整合，同时也加大了档案资源的散失的风险，增加了保管难度。另一方面，房产档案存在有文必档、重复归档的现象，由于没有明确的销毁制度，使得房产档案胀库严重，浪费了一定的人力、物力。

1.3 房产档案管理方法有待优化

在房产档案管理工作中，存在管理水平不高、管理方法不佳、管理手段落后的现象。主要表现在：一是信息化程度不高。受基础建设及经济因素限制，在房管档案管理中信息化应用程度仍停留在初级阶段，由于缺乏统一的数据库及配套软件平台支撑，档案信息资源无法实现共享。二是档案管理硬件设备落后，防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温的“六防”设备配备不足，影响房产档案的安全存储。三是房管档案岗位设置不合理，工作人员分工不合理，存在一人多岗、责任落实不到位的的现象。

1.4 房产档案人才队伍结构不合理

在从事房管档案管理的专门工作人员中，一部分人员年龄偏大、知识老化、档案管理的理念和思维陈旧；一部分年轻人具有一定的档案业务理论知识或者计算机等专业理论知识，但是档案管理工作的经验不足。房产档案人才队伍中缺乏专业技术和理论水平均衡的复合型人才，缺乏定期的专业培训与学习。在人员配置中，同时存在岗位配比不合理，职能分工不明确的现象，影响人才能力的发挥。

1.5 房产档案社会效用开发不足

房产档案功能的实现主要体现在档案服务上，服务质量的高低必然会影响到房产档案社会功能的发挥。目前房产档案的利用途径比较单一，主要是开设窗口等待百姓上门查阅，这种采取被动服务的方式就是导致房产档案利用率低的主要原因。另一方面，由于房产档案蕴含丰富的信息，特别是一些历史档案，使用价值很大，因此有关部门把有关档案处于保密状态，把档案存于库房深处，或仅为行政机关提供利用服务，大大浪费了档案资源。另外，房产档案的社会影响力较低，直接阻碍档案社会功能的实现。

2 提高房产档案管理水平，发挥社会服务功能的有效对策

针对上文提到目前房产档案管理工作现状中所面临的种种不足，笔者将结合工作实际，浅谈如何提高房产档案管理水平，更好的发挥房产档案的社会服务功能的几点思考。

2.1 加强制度建设，加强房产档案标准化管理水平

房管档案的管理中要加强房管档案的制度建设，注重法律依据，房管专业档案应在基本的档案法规体系中建立档案管理的基本规章制度，建立具有房管行业特色的法律法规。在工作实践中要不断摸索、探寻，结合房地产业档案管理的特点，制定并出臺统一的房管档案管理规定或办法。同时加强与各级房管系统间的沟通交流，不断创新方法，优化房管档案办事流程，细化房管档案管理职能，不断提升房管档案标准化管理水平。

2.2 整合资源体系，集约房产档案信息资源

整合房管档案资源体系，一方面是指对档案实体的整合，另一方面是指档案信息的整合。在档案实体整合方面，房管部门要把档案资料的收集归档列入年度目标考核责任制，做好平时收集与年终移交相结合，加大重点档案的收集力度。房产档案的信息整合，则是要依托信息化建设成果，实现档案集约化管理，尽可能地实现信息共享。

2.3 强化信息化应用，提高房产档案管理效率

在房产档案管理的具体工作实践中，要依托信息化产品，利用数据网络和应用软件支撑，逐步建立房管档案信息资源基础数据库和档案检索数据库及档案影像数据库 ，并最终建立统一的房管系统信息化平台，实现房产档案收集、归档、交接、检索、查阅一体化。房管有关部门要稳步推进档案资源数字化、信息管理标准化和信息服务网络化进程，建立房管系统省、市、区三级联网，实现房管档案信息资源的高度共享，并尽快加入公共信息网络，最大限度地发挥房管档案的社会功能。

2.4 注重人才培养，优化房管档案人才结构

在房管档案管理人才队伍中，存在人才素质参差不齐、人才配比不协调、综合人才缺失的现象。做好人才培养，优化房管人才结构，努力构建一支高素质的档案管理队伍 ，是房管系统档案事业持续发展的重要保障。一面要加强人才引进，使档案管理部门不断涌现新的技术带头人；另一方面要加强对在房管档案管理人员的业务培训，要定期组织他们参加房地产业务、档案业务的专业培训，提升专业知识，不断更新知识结构。通过人才引进和加强培养，逐步建立一支既懂档案管理，又懂房地产业务管理和计算机知识的房管档案后备干部队伍。

2.5 提升创新意识，拓宽房管档案社会服务功能

充分发挥房管档案的社会服务功能，就是创新房管档案的利用渠道，更好的为人民服务。首先，房管档案管理部门首先要提升服务意识，变被动服务转向主动服务的方式，走进服务对象，主动了解行政部门、相关企业、科研机构以及社会公众对房管档案信息的需求状况、需求范围、需求类型、需求程度、需求特点，实时调整工作侧重点，创新工作模式，切实满足行业管理和社会公众利用需求。其次，房管部门要做好房管档案研编工作，加强与高校、科研院所、专家学者的联系，挖掘房管档案的历史文化价值和社会应用价值，开展课题研究，传播房管档案文化。最后，房管部门要做好宣传工作，提高民众对房管档案的认知程度，这是持续开发房管档案社会服务功能的前提。