从目前档案管理问题谈档案管理信息化建设

刘艳

摘 要：随着档案信息化技术的不断推广和应用，促进了档案管理基础业务建设的重心逐渐的向档案管理信息化的建设全方面转移。本文也主要针对了档案管理中信息化建设的相关问题和持续发展的方向进行了深入的分析和研究，并且根据实际发展的情况以及相关出现和存在的严重的问题，提出了相应的解决措施以及合理的建议，仅供参考。

关键词：档案管理；管理问题；信息化建设

随着信息化不断的发展和进步，尤其是以互联网为代表的网络时代也要即将来临，而对于我国现阶段档案管理的实际情况，档案事业必须要逐渐发展才能合理的适应，随着我国对信息技术的广泛推广和应用，档案管理信息化的建设也向着快速发展的轨道转移。这些都是我国信息化时代的一个必然的发展的趋势，所以，只有逐渐的对传统档案保管和利用以及检索的方式进行相应的改变，及时的建立健全适合的档案现代化管理的模式，不仅能够有效的对档案管理工作脱离社会的情况进行避免，还可以相应的避免档案机构变成纯粹的博物馆式收藏的机构。因此，就必须要跟上我国信息化建设以及发展的脚步，只有这样，才能够逐渐的实现，能够和档案管理信息化的建设有同步的发展和进步，从而也能更好的为施工的生产以及生产的经营进行全方面的服务。

1 更新观念以及加快档案管理信息化建设的步伐

（一） 树立档案管理信息化的意识

我国也在逐步的推动着档案管理信息化的建设，馆藏纸质以及其他类型载体档案的数字化的工作，并且在档案管理的信息化建设的过程中，也是一个非常重要的内容和作用。对数据库检索的方式进行利用，同时对档案利用的范围也相应的扩大，档案的利用也就更加的方便。我國现阶段要想实现档案管理信息化建设以及资源共享，就必须通过先进的网络，促进档案的利用，真正实现跨越时空，对所需要的档案和资料进行查找和利用，并且也可以把封闭式的档案服务逐渐的扩展成具有开放性和社会化的服务。

（二） 提高档案管理现代化的水平

我国正逐渐面临数字时代化带来的冲击，如何充分的将科技为第一生产力的重要作用进行发挥，还要高度重视档案的教育，并且依靠我国科技的不断进步，全方面的将档案管理工作者的综合素质进行提高，提高档案工作的科技含量，逐渐创新和变革传统档案管理的手段和利用方式。档案的管理工作者也要对过去比较传统的管理方式加以改变，还要不断加强自身学习能力，全方面掌握现代化技术，对我国现阶段管理模式下的业务能力进行相应的提高，从而才可以对信息化社会的各方面要求进行合理的使用。

2 档案信息数字化利用面临的任务

（一） 加强基础业务工作，要在建立科学检索体系方面下功夫

要努力加强数据库建设，而对于我国现阶段档案的整理和编目的工作，也不能只满足于有规可循和有目可查，还应该不断对新的高度进行提高，满足信息化和现代化需要，保证查的快和查的准以及查的全。

（二） 档案信息数字化利用需要以大量的数字化档案的信息为基础

我国传统的库存档案，大多数都是以纸质的形式进行存放的，如果想要实现馆藏档案能够进行数字化的转换，是一项非常重要的任务。在我国目前，首先必须要对原有档案文件的目录进行仔细的录入，能够对机读目录进行全方面的查找，最大程度的为用户提供合理的服务。

（三） 实现档案信息的共享化

由于档案信息具有着机密性和历史性等特点，因此，对于档案利用服务范围的拓展中主要包括：要从封闭的服务模式逐渐的转变为具有开放性的服务，并且还要从比较单一的为个体单位进行服务，逐渐的扩展到为整个集团的公司进行服务。

3 实现档案信息数字化利用存在的问题

（一） 电子文件管理的标准化是很重要的，电子文件的管理需要注意以下几个方面的问题

第一，确保文件不进行非法的更改。第二，文件的格式也能够超越时空以及跨越平台的被准确的进行了解。第三，为了稳定承载信息的载体以及使用的寿命较长，所以解决这些问题就应该有系统而且成熟的标准。

（二） 电子文件真实性的问题

电子的文件具有着信息载体的非纸质性、信息的非人工识读、信息系统的依赖性、信息载体的脆弱和不稳定性、信息和载体的可分离性、信息存储的高密度性和信息容易更改以及容易丢失的特征，从而就给档案管理的工作带来了发展的机遇也带来了问题。

（三） 档案网络的安全问题

档案信息现代化对涉及的安全是不可避免的，所以如何对档案网络的安全性进行维护的问题也逐渐的突出，并且也成为了发展当中一个非常严重的障碍。

4 信息化建设和创新服务的机制相结合，实现档案管理工作的服务质量提升

（一） 牢固树立服务的观念，服务也是档案管理工作永恒的主体

在档案管理工作当中，服务是一个永恒的主题，也是档案部门的一个最基本的任务，也要放在档案管理工作当中的首要位置，还要不断的对档案服务的工作内容进行丰富，从而对档案服务的工作水平以及效率进行逐渐的提高。

（二） 坚持与时俱进

要对思想的观念进行转变，还要持续的对档案的管理进行不断的改进。也要围绕着人们对知识和信息技术的需求来对档案信息的资源进行合理的开发，从而才能积极的为单位的发展提供比较真实并且可靠的信息。

5 结语

综合上文所述，计算机的技术在也档案管理工作的领域当中有了比较广泛的推广和应用，并且不仅会使档案信息的资源在国家的而经济建设当中的地位，越来越受到关注和重视，而且也从根本上对档案信息技术的传播的途径进行了相应的改变，因此作为档案管理部门以及档案管理的相关的工作人员一定要及时的抓住机遇，从而能够使档案的管理工作，也能在我国现代化建设的阶段当中对他的重要的作用进行充分的发挥。

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