“互联网+”时代高校档案管理创新研究

高伟娜

摘 要： 加强互联网技术在高校档案管理中的创新应用已经成为高校档案管理发展的基本趋势。通过实地走访与访谈等方式对现阶段我国高校档案管理中所存在的问题进行分析与研究，并从加强对高校档案管理重要性的认识、加强档案服务与利用及加强现代化档案管理技术的应用等方面论述具体的应用策略。

关键词： “互联网+” 高校档案管理 创新

一、引言

近幾年信息技术不断高速发展，同时也被广泛应用于人们的生活与社会生产中，我国逐渐进入“互联网+”时代，所谓“互联网+”就是需要实现传统行业与互联网的深度融入，对于高校档案管理来说也是如此。在“互联网+”时代高校档案管理必须强化创新意识，实现档案管理与互联网技术的深度融合，促进高校档案管理效率的进一步提升。

二、现阶段高校档案管理中所存在的问题分析

笔者通过实地走访及访谈等方式对现阶段高校档案管理中存在的问题进行了调查与分析，现总结为以下几点。

（一）某些档案管理不受重视

不论是从学校层面还是从院系层面来说，某些领导认为档案管理仅仅是进行相关资料的保存，对于学校的发展意义不大，因此，在实际工作当中对于档案管理工作没有给予高度的重视。在这样的背景下，某些档案管理人员就乐得清闲，抱着“做一天和尚撞一天钟”的思想，并不会积极主动地处理自身工作中可能存在的问题。根据笔者的调查研究，档案管理得不到高校的重视是导致高校档案管理工作效率低下的根本原因。

（二）某些档案服务与利用效率相对低下

从高校档案管理的工作内容看，其所包含的内容相对较广泛，档案管理部门不仅需要进行日常行政工作中各种行政文件档案的管理，而且需要负责一些历史文件档案的管理，更要负责一些科研文件档案的管理。复杂的管理范围与现阶段高校档案管理效率低下之间形成矛盾。某些高校的档案管理部门采用“一刀切”的管理模式，即档案并不是针对所有人开放，而只是供本校或者相关领导在做战略决策时提供参考，普通人并没有权限进行相关档案的查阅。尽管部分高校允许有关人员查阅自己所需要的档案信息，但是在程序方面相对较为复杂，最终导致大部分人都会通过其他渠道进行档案信息查询。此种现象最终导致某些高校档案内部所蕴含的知识与价值得不到充分的利用，尤其是一些科研档案可能存在较大的价值，这与档案管理的目的产生冲突。

（三）某些档案管理现代化程度相对较低

由于领导对于档案管理重视程度不足，最终导致针对档案管理的投资力度相对较小。据调查研究，现阶段大部分高校的经费安排都主要集中在科研、教学及基础设施建设方面，档案管理投入的资金占总资金投入的比例大约占0.6%。资金投入的不足导致高校档案管理现代化设备建设力度相对较为低下。从总体上看，现阶段某些高校档案管理依然采用传统的档案管理模式，现代化管理设备与管理技术在高校档案管理中的应用相对较少，最终导致某些高校的档案管理效率得不到有效提升。此外，某些高校的档案管理依然停留于手工管理，计算机、互联网等技术几乎都没有得到充分的应用。

三、高校档案管理创新策略研究

（一）加强对高校档案管理重要性的认识

现阶段高校档案管理人员必须充分认识到高校档案管理对于高校运行的重要性。首先，高校档案是高校发展的历史记载，是一所高校精神与文化的缩影，其内在的文化价值是无法估量的，做好高校档案管理有利于高校的进一步发展。其次，在现代高校管理当中，档案是行政管理的重要依据，只有加大档案管理力度才能提高高校管理水平，从而满足学生进一步发展的需求。最后，科研是高校的一项重要任务，高校科研档案不仅记录了前人已经取得的科研成果，而且记录了大量科研经验，加强科研档案管理有利于高校科研工作的进一步开展，从而促进高校的进一步发展。综上所述，现阶段高校档案管理具有非常重要的意义，领导必须加强对档案管理重要性的认识。

（二）加强档案服务与利用

只有强化档案服务与利用才能充分发挥档案管理的作用，同时信息技术的发展也为高校档案服务与利用提供了新的途径。基于此种情况，当前阶段高校必须提高档案服务与管理的利用效率。首先，高校要对相关档案进行分类处理，实现涉密档案与普通档案的分离管理，对于涉密档案相关人员必须严格遵照相关规定进行查阅，同时档案管理人员要加强对查阅人员身份的校核。而对于非涉密档案，则应该向广大师生公开，相关人员只需要进入到档案馆中就可以进行相关档案的查阅，并不需要遵循特定的程序。

（三）加强现代化档案管理技术的应用

在“互联网+”时代，只有加强现代化技术的使用才能充分提高档案管理服务与利用的效率，从而促进档案管理现代化的进一步发展。现代档案管理技术在档案管理中的应用可从以下几方面入手：（1）加强基础设施建设。信息技术在档案管理中的应用必须以对应的基础设施建设为基础，例如现代化计算机、打印机、扫描仪等设备。现阶段高校必须为档案管理基础设施建设提供必要的资金，满足其发展的基本需求。（2）加强信息技术在高校档案管理中的应用。目前阶段信息技术在高校档案管理中的应用已经较为成熟，但是最重要的在于高校要建立基于互联网的档案管理与服务系统，该系统不仅允许工作人员通过互联网进行相关资料的管理，而且可以针对用户的不同身份为其提供对应的查阅权限。（3）加强相关工作人员的技能培训。现代化档案管理技术在高校档案管理中的应用不仅需要现代化的硬件与软件设备，还要求档案管理人员具备对应的管理能力。因此，高校必须加强针对档案管理人员的技能培训，满足现代档案管理技术应用的实际需求。

四、结语

在“互联网+”时代背景之下，实现高校档案管理的现代化发展成为高校档案管理所面临的重要任务。基于此种情况，笔者结合实际工作经验，进行了调查与分析，总结了现阶段高校档案管理存在的问题，并提出了针对性的创新策略，希望对我国现阶段高校档案管理工作有所帮助。

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