基于TPI平台的“民大文库”数据库建设实践

摘 要：文章概述了TPI系统技术及功能，阐述了利用TPI建立内蒙古民族大学图书馆文库的方法及步骤。

关键词：TPI；民大文库；学位论文；数字图书馆

内蒙古民族大学文库是专门为收集民大教师科研成果和博硕士毕业论文而建立的数据库。现已收录了自1994年至今，本校教师在国内7000余种期刊上公开发表的论文3000多篇，硕士论文纸质及电子版1000余篇。在网络化信息资源需求迅猛增加背景下，把传统纸质学位论文向数字化的管理模式转变并充分提高利用率已是迫在眉睫，同时也是图书馆数字化建设的一个重要组成部分[1]。

1 TPI系统

清华同方数据库建设与管理系统（简称TPI）是清华同方知网技术有限公司研发的一套基于网络平台的专业的文档管理系统，主要用于数字图书馆的创建与管理。该系统提供全文检索，电子书制作，元数据标引，内容动态发布等功能。特点是检索工能强大，操作方便，管理界面规范，能够实现对word文档、图形图像、音视频等种类资源的管理，支持网页的动态发布。具有很强的稳定性，可用于数字图书馆特色数据库建设[2]。

2 基于TPI 平台民大文库数据库的构建

2.1 平台构建

建立学位论文数据库之前，工作人员首先要在TPI系统后台分别建立两个数据库：以系统管理员身份进入CPS管理器进行数据库管理，建立教师与学生信息管理数据库和论文全文数据库。把整理好的学生信息提前导入数据库，使提交论文的学生可通过网络上传电子文档。同时分配给工作人员不同功能的账号进行系统管理与维护。论文全文数据库主要存放学生提交上来的电子版论文及相关信息，数据库字段根据著录规范进行设计，主要包括姓名、学号、专业、学位年度、分类号、导师、学位授予时间、院系、学科方向、中英文题名、摘要、关键词、中文文摘、外文文摘、目录和全文、研究方向等。最后还要加上提交者的电子邮箱地址，联系电话等，对于有版权或涉密相关问题时能与作者取得联系。以后可根据需求添加或删除字段。两个数据库在TPI系统中互有联系，只有在学生信息库中有记录才可登录系统进行论文提交。通过TPI系统的后台设置可以实现“三个自动”： 一，TPI系统会根据论文的不同分类和学科自动对应到相应的节点，免去了工作人员的手工分类。二，学生提交的论文按类别自动分配到审查工作人员的工作机上，进行及时的查检。对于不合格的论文说明原因发E-mail给作者进行改正。三，工作人员对提交的数据质量进行把关。对提交记录逐条审查，进入TPI系统的“内容加工与发布”项下的“元数据加工工具”，选中“分配任务”里的“检查”项，没有问题的记录给出的“通过”评定，系统会自动转换成CAJ或PDF格式论文导入数据库并发布到网上，供读者查阅[3]。

2.2 数据收集与录入

不同于以往只提交光盘数据的形式，民大文库的数据库资源的收集有三种方式：第一种是纸质论文的数字化，我馆从2007年开始收集纸质版的硕士学位论文，到2010采用纸质论文的数字化和网上电子资源的下载两种方式来充实民大文库的建设。第二种是网上数字资源的下载。从2013年开始，我馆购入了清华TPI系统平台后建立了博硕士学位论文网上提交制度，博硕士生通过论文答辩后须分别提交一份纸质学位论文和一份电子版论文到图书馆。第三种是通过Web浏览器进行电子文档的网上提交。网上提交有以下几步，第一步：提交者身份验证。读者信息提前采集录入后，提交者可从内蒙古民族大学图书馆网站主页中的“论文提交”点击进入，根据页面提示填写信息，进行身份验证。第二步：相关信息资料的填写。按照表单上的要求填写，带*号的为必填项。其中馆藏号的设定是为了把电子文档与纸质文档实现关联。第三步：提交并上传论文。表单填写完毕后点击“提交”，然后进行附件的上传。系统会提示“文件正在发送请稍候”的字样，因附件的大小不同上传时间会有长短，需耐心等待。显示上传成功后附件清单处的显示个数就会由“0”变成“1”。有的论文会有多个附件，重复以上步骤进行上传。第四步：检查、查看论文是否通过。再次登陆系统确认论文提交成功，如需修改则进入到填写表单界面选择更改存盘。在表单中有两项内容需要注意，一是“记录状态”另一个是“描述”，在记录状态里显示“通过”则表示论文已成功上传，如果显示的是“未通过”，那么描述状态里会有说明，具体的是什么原因造成未通过。可以按照提示要求进行修改后再次提交。这里有两点说明：其一，博硕士学位论文数据库的建设应有一套规范的程序，学位论文上传的格式要严格按学位论文的著录规范填写。其二，加涉密级的论文读者只能查阅到摘要和关键词，暂时无法查阅全文，到了公开年限，会将论文的保密级别改成“公开”，那时就可查阅全文。

3 建设民大文库数据库过程中应注意的问题

3.1 加强民大文库的管理机制，不定期维护和更新数字资源

对系统的硬件设备及时升级，数据的录入要严格按照基本程序和步骤进行操作，以免造成部分数据库数据丢失现象。加强信息资源管理机制，责任到人，分工明确，发现问题及时解决，做到及时备份数据。

3.2 加强对民大文库数据库的宣传和推广

建设民大文库的最终目的是供读者查询使用。要利用创新的推广手段加宣传推广，如利用图书馆官方微信和微博将民大文库的使用方法主动送到读者手中。这样信息不但可以及时地发布，更重要是能与读者进行互动达到知识普及等。

3.3 加强读者的信息素质教育和信息技术培训

加强信息意识和信息能力的教育培训，每位师生对于计算机的应用与网络操作水平不同，培训的内容和方法也要有针对性。经过培训后，提交的学位论文数据质量明显提高，这即减轻审验周期又减轻了工作人员的工作量，避免了重复劳动。

4 结语

TPI系统已经是高校图书馆数字化建设的重要建设平台，我校的教师科研成果和博碩士论文数据库的建立与运用成为我馆特色资源的重要组成部分，在师生中得到广泛利用。构建民大文库有利于充实数字化馆藏资源，有利于高校的科研与教学，有利于提高学位论文的资源利用率，有利于特色馆藏的充实和开展原文传递服务，有助于研究生确定论文的选题和研究方向。同时高校图书馆一定要加强建库人员的素质培训[3]，在民大文库建立过程中要严格遵守知识产权方面的法律法规，以免发生侵权[4]；同时对数据库加强日常管理，确保服务器稳定运行，并及时更新数据库文件，为读者提供高效便捷的服务。

参考文献

[1]张玉荣，陈亚珊. TPI系统在构建高校博硕士学位论文数据库中的应用及探索[J] .科技情报开发与经济》2013（4）：10-11.

[2]袁秀孙. 基于TPI的研究生学位论文数据库建设—图书馆为例[J].情报探索，2008（4）：128-130.

[3]胡莹，陈博. 高校图书馆学位论文数据库建设探讨[J]. 江西图书馆学刊，2011（2）：113-115

[4]杨莉. 研究生学位论文开发利用中的著作权归属问题研究[J]. 情报理论与探索，2010（1）：48-50

作者简介

吴麟，内蒙古民族大学图书馆，馆员，研究方向：数字图书馆。