浅谈新形势下加强档案管理工作的对策

王宏亮

1 档案管理工作的作用

1.1 凭证作用

档案是具有法律效力的真凭实据，是单位发展过程自然形成的历史印记，具有客观性的特征。在评估工作决策、评价个人业绩过程中，档案资料都是必要的基础。如工作文件、统计报表、签字手迹，甚至声音、影像资料等，都是评估和评价工作成效的客观凭证，具有很强的说服力。

1.2 借鉴作用

一份完整的档案资料就是一个重大事件的发展变化的真实地记录，对于人们总结经验教训、进一步改进工作有着积极的借鉴意义。不仅本单位的档案资料能够发挥其参考价值，在做一项工作时，还可以提前查阅其他单位类似事件的档案资料，对于科学地谋划工作有着积极意义。

1.3 督促作用

档案工作不仅具有法定性，还具有很强的严肃性，人们往往对历史有一种“敬畏感”，在客观上可以督促工作人员认真对待自己的职责，以免留下“档案污点”。每个人都有一种“惰性”，档案工作则可以发挥纠正“惰性”、促进自律的功能，从而对单位的发展起到正面的促进作用。

2 当前档案管理工作存在的问题

尽管档案工作已经纳入到单位整体管理中来，但受领导重视程度、人员素质、设施投入等方面的影响，在实际工作中还普遍存在一些困难和问题：

2.1 重视程度不够

有些单位的领导同志对档案管理工作“说起来重要，做起来不要”，平时对档案工作关心、关注不够，在人员配备、经费保障等方面舍不得投入；有些档案管理工作人员认识不到自身工作的重要性，不善于学习，责任心不强，特别是有些兼职工作人员，还没有把档案工作做为做为重要内容，只是闲下来做一做，检查时应付一下，严重影响到档案事业的发展。

2.2 管理水平不高

档案管理是一项系统性的工作，收集、归档、保管、利用、开发各个环节互为条件，都有严格的操作规范，一旦某个环节工作出现失误，就会给档案工作造成损失。从目前的情况来看，有些单位档案管理制度不完善、落实不到位，档案工作人员职责不明确、考核奖惩不及时，有的甚至还存在档案资料不全的现象，难以发挥档案管理工作的作用。

2.3 设施配备不全

有些单位没有专用档案室，有些单位档案室缺少通风、防潮、防虫、防鼠设施，有些单位没有计算机、扫描仪设备，有些单位没有必要的安全防范设施等等，导致一些档案因保管不善受到虫蛀、霉变、丢失，档案管理数字化水平难以提高，这些都不利于档案工作的开展。

2.4 开发利用不足

尽管档案管理工作的主要任务是“记录过去”，但其最大的价值则在于“着眼未来”，做到档尽其用是档案工作的最高境界。但目前的现状则是重收集整理、轻开发利用，导致大量的档案资料被“束之高阁”长年无人问津，档案室也成为被“遗忘的角落”。还有一些档案管理工作者，出于保障档案安全的考虑，有意识地将档案资料的借阅使用。尤其是一些单位在档案管理数字化进程较慢，还处于手工检索、手工借阅阶段，也限制了档案资料利用者的积极性。

3 加强档案管理工作的对策

3.1 切实提高认识

思想是行动的先导。首先要转变单位领导的思想观念，不能把重视档案工作只停留在口头上，更要落实在行动上，在配备档案工作人员、改善工作条件、关心干部成长等方面真正下功夫、求实效。其次，要转变档案管理工作人员的思想观念，做到干一行、爱一行，真正扑下身子用心工作，认真履行职责，熟悉档案管理的各个环节和基本要求，掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案管理工作质量。特别是随着形势的发展，档案管理工作人员不仅要掌握传统的档案管理方法，还要掌握相应的现代办公设施的使用方法，并且把二者有机结合起来，努力推动本单位档案管理工作的数字化进程。第三，无论单位领导同志，还是具体的档案管理工作人员，都要牢固树立起法制意识，依法治档，按照法规要求开展工作，坚决避免档案工作的随意性。

3.2 规范档案管理。科学规范的档案管理是衡量一个单位工作业绩和管理水平的重要尺度，也是档案工作的必然要求。首先，要建立健全各项规章制度。包括档案收集、整理、保管、借阅和考核、奖励等各个方面，既要明确档案管理工作人员的工作要求和责任，又要对单位全体人员提出要求，让大家做到有章可循、有章可依、违章必纠。因为档案管理工作不仅仅是专兼职档案人员的事情，档案收集和借阅涉及到全体员工，有必要让大家都了解工作要求，进而营造人人关心档案工作的良好局面。其次，要严格按章办事。可以说，档案工作贯穿于其他各项工作全过程，必须自始至终都需要全员参与、全程管理，比如档案收集环节，如果其他工作部门在平时没有做好基础工作，那么档案管理工作人员在收集档案时就会遇到困难。因此，必须要求档案管理工作者对其他部门工作人员常提醒、常督促，也要求全体人员在日常工作中树立档案意识，避免丢三落四；对于违反档案规定，给档案工作造成损失的，要严肃处理。第三，要提高工作标准。要实现档案管理工作的规范化，就要时时处处严格要求，在收集档案时做到应收尽收，在整理归档时做到一丝不苟，在保管档案时做到尽职尽责，在借阅档案时做到认真登记、及时收回。

3.3 完善硬件设施

完善的档案管理设施是做好档案工作的前提和基础。首先，要建立独立的档案室。因为档案室的防火、防盗、防潮、防鼠、防虫以及温度控制要求都比较高，不能等同于普通办公室，要根据档案工作的特点安排相应的房间，条件允许的，要提前进行规划设计，以确保达到档案室设计要求。其次，要配備相应的设施。除了传统的档案柜、档案盒和裁剪、装订等设备之外，要着眼于档案管理现代化的要求，配备足够数量的计算机、打印机、存储介质、扫描仪等，便于档案工作者运用现代技术实施档案管理。特别是重视档案管理办公系统的应用，要舍得投入购置相应的软件，以提升档案管理工作水平。第三，要做好设施维护。档案管理设施要常检查、常维护，保持良好的运行状态。

3.4 强化开发利用

档案的价值在于利用，而开发则是利用的基础。一方面，要做好档案资料的编研开发工作，分门别类建立索引，结合工作需要对某些领域的档案进行拓展，延伸档案工作内容，对档案资料进行归纳整理，为业务工作的开展提供更有价值的借鉴；另一方面，要加大档案管理、开发工作成效的宣传力度，引导全体员工积极利用档案、合理使用档案。当然，为了保证档案利用过程中的安全，要严格档案传递手续，对一些使用频率较高的贵重档案资料可以采取复制、专室查阅的方式，以避免档案安全事故的发生。

参考文献

1、李小飞，古代史官与档案管理工作——从周代与秦汉时期史官职责的角度来看[J]，云南档案，2008（10）：19-20

2、陈永生，切实重视档案工作——重温胡锦涛同志十年前在接见全国档案工作暨表彰先进会议代表时的讲话有感[J]，中国档案，2005（12）：8-9

3、陈玉玲，浅谈档案管理存在的问题及对策[J]，价值工程，2011（9）：237