办公室文书档案的收集与归档工作探讨

曹梅

摘 要：办公室工作是企业管理的重要组成部分，办公室工作中文书档案的整理和归档工作又是重中之重。文书档案记载着企业发展的历程，可以真实反映出企事业单位在发展过程中出台的一系列制度，反映出企事业单位的决策，还可以真实的记录政府部门、组织或团体在一段时间内出现的问题和改进的措施及效果。文书档案的收集和归档工作关系到企事业单位的整体效益和管理效益，我们要保证文书档案的完整和真实。本文指出了办公室文书档案收集与归档的重要意义，分析了当前办公室文书档案收集与归档工作存在的问题，针对问题提出了改进的建议和措施。

关键词：办公室；文书档案；收集与归档

随着我国经济的快速发展，各事业及企业单位对办公室管理工作提出了更高的要求，文书档案收集、整理、归档等工作是办公室基础性的工作之一，对提高企事业单位的管理水平有着至关重要的作用。办公室文书档案涉及的内容很多，包括会议决议、文件、单位规章制度、工作计划、人员评价管理资料、单位工作运作资料等等，做好这些档案的收集和归档关系到企事业单位的长远发展，为企事业单位领导做出正确的决策提供科学的依据，因此，必须高度重视文书档案的管理工作。

1 办公室文书档案收集与归档的重要意义

1、文书档案管理工作至关重要

办公室的文书档案资料众多，主要记录办公室的具体工作，办公室的一个重要职能就是做好文书档案的收集、整理与归档。对一些资料和文件进行及时整理，有助于推动办公室管理工作水平的稳步提升，有利于提高企事业单位的管理效率。办公室文书档案的收集和整理工作要依靠专业的办公室人员，要提高工作人员的管理意识，加强对文书档案的管理。

2、文书档案主要用于记录单位的发展历程

办公室的文书档案主要记录的内容有企事业单位的基础资料、单位的发展演进、会议资料、决策资料、人员资料、重大事项资料、员工管理制度、员工管理条例等等，涉及单位管理工作的方方面面。这些信息和资料都反映着单位的发展历程和变化，还有单位开展各项活动的目的和真实效果。对企事业单位在实际运转的过程用书面材料记录下来，并进行科学的收集和归档，可以供单位查阅，为决策提供依据，未考核提供参考资料。

3、有助于企业的领导进行科学的决策

文书档案是办公室实际工作中产生的纸质文件以及电子文件，企事业单位做好文书档案的收集和整理可以为后续的工作提供参考的资料，为单位管理者做出科學合理的决策提供必要的依据。管理者可以通过查阅原始资料，掌握单位的发展情况和发展方向，进而结合企业的显示状况，制定贴近单位发展实际的重大决策。

2 办公室文书档案收集和归档中的问题

1、文书档案的收集和归档不够重视

部分企事业单位对于办公室文书档案管理工作不够重视，没有认识到文书档案收集与归档工作的重要性，尤其部分企事业单位的管理人员重视企业生产和事业单位发展，忽略了档案管理工作，导致档案管理人员对自身要求不高，不重视基础资料管理，只重视一些重大事件资料的收集与整理，如红头文件等等，对于一些基础资料的管理力度不够。目前，我国企事业单位办公室工作的一个弊端是文书档案信息不齐全，信息存在缺损现象，工作人员责任心有待进一步提高，文书档案的收集和归档工作力度较为薄弱。

2、文书档案收集不全面

目前，在办公室文书档案管理工作中存在一个显著的问题就是文书档案收集不够全面，档案管理人员在收集档案时不细心，忽视了一些基础资料和松散资料的整理和收集。对于任何一个企事业单位而言，文书档案资料的内容十分庞杂，材料来自的渠道众多，材料价值也各不相同，文书档案的遗漏和丢失现象依然存在，导致企事业单位信息泄露，威胁到企事业单位的安全。

3、档案收集及归档管理人员素质有待提高

目前，企事业单位文书档案管理人员的综合素质有待提高，部分档案管理人员在实际开展工作的过程中缺乏责任心，缺乏系统的管理意识，注重对重要文件的收集和整理，忽视了基础资料的整理和归档，导致很多资料缺失和数据信息错误等问题。其次，企事业单位对于档案管理人员的管理和培训力度不够，使部分档案管理人员不具备专业化的文书档案收集与归档的技能，档案管理质量有待提高。

4、管理方式与技术落后

部分企事业单位的办公室文书档案管理工作还停留在较为传统的管理模式上，文书档案收集和归档方式及技术较为落后，大量采用人工的方式，导致档案收集和归档工作效率较低，档案管理工作开展存在一定的难度。随着科学技术的快速发展，我国对办公室档案的管理水平提出了更高的要求，档案管理也要与时俱进，采用多元化创新的技术，改变传统的档案收集和归档方式，运用网络技术提文书档案管理的质量。

3 办公室文书档案收集及归档的有效策略

1、加强档案收集与归档工作的宣传

企事业单位要做好文书档案收集与归档工作的宣传，使员工意识到文书档案管理工作的重要性。首先，企事业单位可以通过编制简报的形式加大档案管理工作的宣传力度，提高员工的责任意识和管理能力，建立文书档案管理目标。其次，扩大文书档案工作的宣传范围，利用多媒体技术提升宣传效率，规范档案管理人员的工作标准，定期核查档案室库存，发现问题及时采取措施处理。通过加强宣传，加深对文书档案管理工作的重视。

2、建立健全的文书档案管理制度

企事业单位要建立健全文书档案管理制度，内容涉及档案的收集与归档的方式方法，使文书档案收集与归档工作有章可循。文书档案管理制度中要规定文书档案收集的范围，那些资料可列入收集范围，哪些资料没有价值不用收集，还要明确收集与归档的时间，做好各项记录，表明档案保存的时限。制定详细的文书档案管理细则，确定档案编码、做好归档，确定文书档案的存放位置，提高档案管理的质量。

3、采取有效措施提高档案管理人员的综合素质

要想保证办公室文书档案的收集与归档的质量，首先要从管理人员身上入手，提高档案管理人员的综合素质，企事业单位要定期开展档案管理人员的培训与教育，提高员工的档案管理专业技能，帮助管理人员树立正确的责任意识和管理观念，进而提升文书档案的收集与归档的水平。办公室工作人员在日常工作中要注意做好文档分类，为文书档案的收集与归档工作打好基础。

4、创新文书档案收集归档工作方式和技术

传统的文书档案收集和归档工作较为被动，且人工工作效率较低，因此，创新文书档案收集与归档形式，采取新的技术完善档案管理体系是至关重要的。首先，要建立单位的文书档案管理网络，方便管理人员做好档案收集与整理，利用信息技术做好编码，将文档信息输入电脑，利用计算机对档案进行数字化管理，方便文档归档和查阅，进而提高文书档案的管理效率，提升档案资料的价值。

4 结语

受传统的文书档案管理方式的影响，办公室文书档案管理工作存在一些亟待改进的问题，相信企事业单位通过建立完善的管理制度，加大宣传力度、提高员工素质、创新工作方式等措施，提高文书档案收集及归档工作的质量，进而为单位决策提供依据，为促进企事业单位的快速发展提供保障。

参考文献

[1]瞿荣荣.浅析办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2015，（22）：70.

[2]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013，32（23）：134-135.

[3]何鸶鸥.如何做好企业文书档案的收集工作[J].办公室业务，2011（S1）：69-70.

[4]梁明.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2016，03（11）：172-174.