总包模式下文件前端控制探究

摘 要：要实现良好的文件管控，需要解决文档体系不完备、文档不同步等一系列问题。通过实现前端控制，可以优化电子文件系统的作用，提高文件流转和档案归档质量。

关键词：前端控制；文件；档案；电子系统

近年来，核电行业的建设脚步逐渐加快，核电领域再次回暖。为保证工程建设的稳步进行，核电工程总包的模式越来越广泛的推广开来，成为各电站建设的主流方式。相对于二代核电成熟的管理体系，三代核电技术AP1000堆型电站面临更多的技术难题，作为工程建设必不可少的一部分，文件控制和档案管理愈发突显其重要性。

要管控好项目工程文件，就必须保证文件从产生到归档过程中的正常流转和有效利用。在新的历史条件下，文件的前端控制越发显得越发重要。

1 前端控制概念

所谓文件的前端控制，是指针对文件（或在工作中形成的各种载体的文字记录）的管理，要从文件形成之时甚至形成之前（即文件管理系统设计阶段）就对文件形成一直到归档整个过程给予通盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。对于核电项目来说，核电站的建设，涉及暖通、建筑、结构等多个专业，需要不同单位在建设的各个周期通力合作，方可圆满完成项目建设。作为总包方，对这些文件进行前端控制，可以保证文件流转的准确性，也可以保证档案体系的完整和利用效率的提高。

之所以对文件进行前端控制，主要包括以下几点原因：

1. 避免纸质与电子文件收集不同步造成的管理困难

在文件流转过程中，有效利用文件的同时保证文件信息原始性和文件载体安全性，是文件实现功能的基本要求，也是文件控制工作必须履行的职责。文档部门对工程建设产生的大量技术文件进行检查、著录、传递、分发。在信息化推广阶段，现场产生的项目控制文件，编制和关闭仍然需要在线下完成，原始信息保留在纸质形式中，电子文件承载着优化检索，方便信息传递的职责。这就造成了一份文件同时具有纸质和电子两种形式。在文件完成使命转化为档案时，这些纸质文件如果具有保存价值，就要转化成档案。

但在实际工作中，由于文件控制管理不到位，体现文件原始性的纸质文件，没有得到有效保存，在文件归档环节，编制文件的责任方向文档部门移交纸质文件，出现文件内容不完整，电子文件与纸质文件不一致，原始文件丢失等情况。而前端控制就是要明确文档工作的管理体制，从事后控制转变为事中控制，事中控制转变为事前控制。将文档管理从后端推至前端，从管理体系上保证工程文件的安全，以及项目档案素材收集的完整。

2.加强文档一体化的有效衔接

所谓文档一体，是从文件管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性，从文件到档案的数据畅通、完整性。具体来说，包括以下几点：

首先，文件与档案的传承关系需要文件一体化。建设项目文件具有分散性，多样化特点，项目档案的优劣，很大程度上取决于文件形成质量的好坏，以及文件内容的是否完整、齐全。如果在前期阶段，文件的管控不严格，后期就会无法满足档案管理的归档要求，从而直接影响档案归档的及时性和有效性，妨碍档案的整体验收。

其次，文件的真实性与原始性需要文档一体化。档案的原始性决定了档案资料不能随意的替代和修补。而电子文件具有不稳定和易于修改的特点，通过技术手段，对电子文件进行修改、增删，且不留下痕迹是可以实现的，这就给档案的原始性和安全性带来了挑战。档案不能真实反映工程建设的建设情况，就失去了它的意义。前端控制技术，可以借助电子系统，对文件的流转过程进行监督，保证系统中的电子介质能真实反映文件形成、流转的整个生命周期。

第三，提高文件控制与档案管理工作效率需要文档一体化。文件由产生到永久保存是一个动态的整体运动的过程。然而，这个过程往往不能有效衔接，文件与档案的界限划分的过于明显，造成一份信息在流转和保存的不同階段，属性信息被重复检查，浪费了有限的人力资源。所以前端控制的介入，可以有效的保证档案材料归档前属性真实、完整、准确。

3.规范文件传递原则

文档管理不是文档部门一方的责任，想要做好文档工作，需要责任部门和其它参建单位通力合作。核电工程周期长、体系庞大，涉及勘察、设计、建设、施工监理等多个环节，不同种类的文件需要总包方统一管理按需传递。如果没有明确的文件递交原则，就会造成文件信息传递不准确，格式要求不规范。因此，文档部门必须制定明确的文件递交原则，协调各方按照正确的渠道传递文件，保证文件各个的流转状态出于控制范围之内。前端控制技术，可以保证文件在各个流转过程符合文件递交的属性要求，保证文件质量要求。

2 前端控制的实施措施

1.加强电子文件和纸质文件管控同步性

目前，电子文档系统广泛应用，无纸化办公成为文档今后发展的趋势，但在一段时间内，纸质文件和电子文件仍会同时流转。为解决电子介质和纸质介质同步问题，保证文件归档的原始性，我们可以在接收电子文件的同时，注意纸质文件的收集。通过电子系统跟踪两种介质文件的保存情况。如果电子文件处于已关闭状态，需要对其进行归档，文控必须确保纸质版文件同时移交至文档中心。这样，文件的不同介质形式都可以得到有效控制。如果出现未归档情况，文控也可以根据“谁编制，谁负责”的原则，及时发现问题源头，与责任方沟通协调，保证文件完整性。

2.优化文档系统结构，整合系统功能

文件是档案的前身，档案是文件的归宿。建立便捷的档案管理系统，离不开电子文件的收集和整理。目前，档案电子系统的构建大都在文件系统的基础上构建的，文件的元数据仍然保留在文件系统中。如果依据文件类型建立过多的电子文件系统，会给档案系统属性的设置造成困扰，从而影响档案查询的便捷。所以，笔者认为，为实现电子档案系统的方便利用，文件系统应整合系统功能，将具有相似流程的文件类型整合在同一个电子系统中，以方便档案人员在电子组卷时搜素和筛选信息。

3.建立电子文件预归档制度

由于文件始终处于流转过程，所以一份电子文件通常保留了不同的流转状态。在归档时，只有已关闭或已终结流转状态的文件才会被归档，而其他过程性文件则不需要。文件归档时，档案人员不仅要判断文件的状态已关闭，还要检查文件的著录属性是否与实际相一致。如果建立文件预归档制度，将文件检查的工作由归档的事后控制，推前至文件形成阶段的事中控制，就可以提高归档的效率。文件在关闭状态由文控人员审核，确保流转状态符合归档需求，文件属性填写完整、准确。档案人员归档电子文件时，就无需对文件的属性和状态进行再次确认，从而提高归档效率。

4.制定长期的监督管理机制

前端控制将对文件的管控进度提前，保证项目档案的完整、准确、系统，必须建立一个完善的责任监督体系保证实施。文档部门纳入到监管体系中，通过专项检查、质保联合检查，查找电子文件形成过程中监管下游单位的文件流转不畅造成的原因，并及时提出反馈意见，保证文件的过程的有效利用，避免因人为原因破坏文件原始性，修改文件相关属性的情况发生。

前端控制是当前项目文档工作实现高效率、集约化管理的有效途径，为实现文档一体化，保证项目档案系统化提供了新的思路和方法。

作者简介

杨声键（1988-），男，江苏连云港人，就职于国核工程有限公司，主要从事文件控制及档案管理工作。