论高校外事行政秘书的素质要求

谢永珊

（中山大学新华学院，广东 广州 510520）

[摘 要] 高校行政秘书是高校行政管理队伍中的重要力量，既是高校行政管理层的智囊团和得力助手，又是紧密联系行政管理层与学校师生、员工之间的纽带。随着高校日趋重视国际化发展的同时，高校外事行政秘书作为高校行政管理队伍中的一员，由于工作内容兼具普遍性和特殊性，外事行政秘书所需具备的素质要求也是日益提高。

[关 键 词] 高校；外事行政秘书；素质要求

[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）09-0101-01

高校行政秘书是高校行政管理队伍中的重要力量，高校行政工作总的来说涉猎广泛、繁琐细致，这必然要求高校行政秘书具备一定的综合素质。在高校日趋重视国际交流与合作的同时，外事部门作为高校对外的窗口和纽带，外事秘书工作不但具有其他行政秘书工作的普遍性，也有其特殊性。本文旨在探讨高校外事行政秘书的素质要求，以期对提升高校外事行政秘书队伍素质、推动高校国际化发展有一定作用。

一、要具有政治性与纪律性

作为高校外事行政秘书，要坚持正确的政治立场，积极关心国家乃至世界的时事政治、党的外交总政策，主动了解国家教育改革发展动向、高等教育的政策法规和自觉遵守国家和地方、下至高校的法律法规、规章制度，保持高度的纪律性，要严格执行党和国家的涉外纪律，由于外事工作的特殊性，工作对象与别的院系不同，会接触到许多外国人士，因此必须做好严格的保密工作，杜绝诋毁国家形象及泄露国家重要决策、机密的行为，以良好的政治思维和精神面貌做好分内的工作和领导交办的工作，认真细致地履行自身工作职责，保持正确的政治意识和保密守纪的外事工作素养。

二、要有专业素养与知识储备

由于工作内容所需，外事工作中会接触到许多外国宾客、合作伙伴，因此外事行政秘书必须具备良好的中英文能力，这是顺利开展各项涉外工作的重要保障，不仅要求外事行政秘书有扎实的公文写作能力，还需要具备一定的英语听、说、读、写能力以应对平日的涉外工作。除了优秀的中英文能力，外事行政秘书还要有广泛的知识储备，充分了解各国的文化背景、生活习俗、政治信仰、人文地理等相关知识，这样有利于与外宾进行友好的交流和互动、以建立彼此的信任和双方长足的合作关系，更能够推进学校的国际化事业及弘扬国威。由此可见，扎实的中英文功底和丰富的知识储备是外事行政秘书的重要素质要求。

三、要具备业务能力与礼仪修养

外事行政秘书的日常工作包括上传下达、各类文件的起草和处理、涉外接待及会务安排、外籍教师管理、档案保存管理、处理师生外派出访事宜等，还需要与校领导、各职能部门、学校师生进行协调和联络，这要求外事行政秘书要有过硬的业务能力，了解学校规章制度和办事流程、有较强的公文写作能力和沟通、协调、管理能力，学习工作方法和在高校事务中的处世策略。此外，涉外部门作为一个学校对外的窗口，外事行政秘书应具备良好的礼仪修养，接受系统的外事礼仪培训。在代表学校接待世界各国各地的来宾的同时，外事工作人员的一举一动、一言一行都被外宾或外籍教师看在眼里，并作為评判该校综合水平高低的标准之一。外事行政秘书不应小觑自我，要充满对学校与国家的自豪感和荣誉感，要不断提升自我的业务能力和礼仪修养，勤学习、善反思，以最佳的精神面貌应对各类来访接待活动和外籍教师管理事宜，从而更好地推动学校的国际化发展。

四、要培养服务意识与创新意识

外事行政秘书应转变思维，从管理意识转向以服务意识为主，具备全心全意为学校师生服务的精神，实事求是、谦虚谨慎的工作作风。外事行政秘书要以服务学校领导和师生为己任，自觉主动地完成事务性工作，不断规范管理、优化办事流程及完善规章制度，提升工作效率和服务水平。随着科技的发展，网络极大程度地便利了资源共享，提高了工作效率，外事行政秘书利用网络搜索全球有价值的资源、平时积累与国外管理人才交流探讨的创新改革想法，积极学习和引进外国高校先进的管理方法和办学经验，结合学校现状和问题提出优化方法、力求创新，通过科学研究或工作中出谋划策推动高校管理朝着现代化、规范化的目标前进。

高校外事行政秘书要坚持正确的政治立场，坚持党的领导，坚持马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想以及科学发展观，保持高度的纪律性，要严格执行党和国家的涉外纪律和保密原则。行政秘书是高校中十分重要的岗位，外事行政秘书必须加强自身的中英文能力，并拓展自己对世界各个国家和地区的相关知识储备，不断增强自己的业务能力和培养礼仪修养，提升日常事务性工作的协调、管理和处理能力，树立積极的工作心态，以服务意识和创新意识去推动高效管理的人性化、高效化。

参考文献：

[1]刘爱敏.论高校院系行政秘书的素质要求[J].湖南科技学院学报，2008（10）：190-201.

[2]陈礼明.高校院系行政秘书队伍现状与素质提升路径选择[D].华中师范大学教育学院，2013（11）：3-6.