浅谈新时代高校行政秘书的基本能力

邓韵雅

（东莞职业技术学院，广东 东莞 523000）

[摘 要] 高校行政工作具有一定的复杂性，因此对高校行政秘书的工作能力提出了更高的要求。为了适应现代高校的改革，保障高校行政管理的质量，需要不断提高行政秘书的能力与素质，这也是保障高校发展的重要前提。

[关 键 词] 高等院校；行政秘书；能力与素养

[中图分类号] R197.322 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）09-0050-01

高校行政秘书工作的有效开展，是保障高校正常运行的基本前提。但是受秘书工作定位不确切以及考核制度不完善等因素的制约，许多行政秘书没有充分发挥其组织效能。只有正确认识行政秘书的定位，才能更好地培养行政秘书的基本能力。因此，文章主要针对新时代高校行政秘书的基本能力展开分析。

一、高校行政秘书需要具备良好的表达能力

在高校行政秘书工作过程中，时常需要清晰明了地传达一些信息。因此，行政秘书必须具备良好的表达能力，才能确保本职工作的正常开展。就高校行政秘书而言，表达能力主要分为语言表达能力和文字表达能力两种：（1）语言表达能力，在行政工作中，秘书向领导传话时要简洁利落，不要拐弯抹角或是含糊不清；与同事和学生交流时要亲切随和，不能打官腔。秘书在平时要多加注意，加强自身的练习，不断提升自身的口头表述能力。（2）文字表达能力，行政秘书必须要掌握各种行政文书、专业文书的交际辞令以及写作技巧，同时还需要具备较好的修养、知识以及思维方法，能够准确快速地理解和捕捉领导的意思。

二、高校行政秘书需要具备良好的交际能力

高校行政部门是高校管理的重要部门，需要接触各个层面的人，包括领导、同事、教师、学生以及社会人士等，这就对行政秘书的交际能力提出了较高的要求。与人交往是一门艺术，也是一门学问。在现代社会中，交际是一种常见的社会活动，交际能力也是许多岗位考察个人能力的重要指标。这种能力是现代人工作和生活所必备的能力，尤其是高校行政秘书。因此，可以认为交际能力直接关系着行政秘书的工作效率。行政秘书在正确处理自己与他人之间的交往关系的同时，也要善于发现领导之间、教师之间以及各部门之间存在的问题和矛盾，充分发挥统筹协调的作用。秘书还需要认真观察学校管理中潜在的问题，并及时纠正。高校管理是维持高校生存与发展的重要工作，但是随着高校扩招、教育改革等政策的推动，高校管理越来越复杂。因此，行政秘书必须不断充实和发展自己。

三、高校行政秘书需要具备良好的应变能力

行政秘书在工作时需要根据各种规章制度和法律法规办公，但是一些突发性事件容易对校园正常管理活动造成影响。有时领导出差或其他原因导致无法作出决策时，秘书应当具备较好的变通能力，科学地解决这些突发的紧急事件。秘书要准确把握事情进展，针对实际情况迅速作出反馈，并采取有效的处理措施。在此过程中，既要保障问题能够顺利解决，同时要禁止出现越权行为。由此可見，在日益复杂的高校管理工作中，行政秘书需要具备较好的应变能力，才能够满足处理高校管理日常活动的需求。

四、高校行政秘书需要具备良好的心理承受能力

行政秘书的心理状态有时对工作状态有直接影响，而工作状态又会影响工作效率。因此，行政秘书需要合理地控制自己的行为，并具备良好的心理承受能力。行政秘书作为高校管理的重要角色，既要总管全局，热爱集体，关心师生，同时要警惕自身的职责与义务。行政秘书既要与领导、同事、老师、学生以及社会人士打交道，同时也要解决高校中各种琐碎的事件，心理压力较大。因此，行政秘书需要具备较好的心理承受能力，才能够保持心理状态稳定，做好自身的本职工作。一个优秀的高校行政秘書通常具备以下心理性格特点：（1）热爱本职工作，对自己的职业充满热情；（2）有挑战精神，遇到困难不会退缩、不会胆怯，勇于挑战新鲜事物；（3）积极向上，热爱生活，对人对物都能够保持平常心。

五、高校行政秘书需要具备良好的操作能力

随着现代科学技术的进步，信息技术在日常办公中得到了广泛的应用。目前高校办公中使用了许多新型办公设备，这就对行政秘书的操作能力提出了更高的要求，不但要求行政秘书能够掌握电脑、复印机、录像机、传真机等设备的使用方法，同时还要掌握文本和表格的编辑、校对等技巧，从而满足高校日常管理的工作需求。

总之，高校行政秘书作为高校管理工作中的重要角色，对管理质量和效率具有重要影响。随着我国教育改革的推动，高校管理也不断进步，对行政秘书能力提出了更高的要求。行政秘书也要抓紧这个机会，不断提高自身的专业水平，才能够获得更好的发展。

参考文献：

[1]张宁.高校教学院系办公室行政秘书服务意识与能力培养初探[J].黑龙江教育学院学报，2014，30（10）：201-202.

[2]杨帆.提高高校行政秘书人员信息素质的对策[J].科技情报开发与经济，2014，19（8）：176-178.