纸质档案管理前端控制与文书工作探究

崔岱

摘 要：电子文件产生后，随着电子档案的数量逐渐增多、形式逐渐复杂，档案工作的难度也在逐渐增加。在此情况下，前端控制思想就产生了。然而，前端控制不仅适用于于电子文档，同时也适用于纸质档案的管理。前端控制思想是档案管理工作適应现代发展的一种必然，是档案工作理念的一种转变。伴随档案管理前端控制思想的研究逐渐加深，档案管理工作的源头从最开始的案卷存档归类提早到文件形成前的设计阶段，与其相应的文书工作和档案管理前端控制的步骤有更深层的联系。文书工作的质量在一定程度上影响着档案管理工作。

关键词：纸质档案；前端控制；文书工作

1 前言

前端控制可以确保档案齐全与完整、可靠，前端控制在电子档案的应用已逐渐成熟，但却较少探讨关于前端控制在纸质档案中的应用。前端控制是指在一个文件周期中，把档案工作提前到前期阶段，使文件真实可信、完整、有效期长等。在文档逐渐向综合化趋势发展的情况下，人们越来越认识到文书工作是档案管理工作的根本，在文件形成之前就要对档案管理进行前端控制。文书工作也理应反映纸质档案管理的前端控制，纸质档案的前端控制属于文书工作的范畴内[1]。

2 纸质档案前端管理和文书工作的关系

现代文书工作应用了纸质档案前端控制，档案前端控制也涵盖在文书工作中，使档案的管理管理工作和文书工作相互联系，互相结合，避开了重复工作，提高纸质档案管理工作和文书工作的效率。纸质档案的前端控制管理就是要从文件产生之前就对文件从形成到存档这一过程采取一系列的管理措施。一般而言，文书工作主要是指相关的部门领导、文档工作者以及有关的文字工作者等共同参与到文书从形成到完成归档的工作过程。文件的形成属于档案管理的前端，文件形成后到文件归类存档前的一系列工作属于档案管理的中端，最后档案的归类存档则是档案管理的终端。本文旨在研究纸质档案管理的前端控制阶段，为纸质档案管理与文书工作人员提供有效的参考意见，提高档案管理与文书的工作效率。

3 前端管理控制在纸质档案管理与文书工作中的应用

3.1 对档案人员的管理

档案工作人员是档案文件前端控制的关键，规范档案工作人员的行为，才能完善这项工作。档案管理工作人员要有责任感、有担当，对工作认真谨慎，精通档案管理专业知识，不能用片面的、落后的观点来衡量档案的价值，这样不利于保证档案管理的工作质量，也就无法积累经验，对培养高素质的档案管理队伍有一定的影响。因此，档案管理人员要深入到文书形成部门，对文书形成的过程了解清楚并检查，对每个环节和细节进行相关的指示，并根据档案管理人员的专业程度进行相应的培训，对刚上岗的档案管理人员要进行培训，使其熟练掌握档案的搜集和整理等基本操作技能，鼓励有经验的档案管理人不断的学习新的技能和知识，增强档案管理工作人员的工作能力和专业技能，从而保证档案的质量，使档案逐渐朝着标准化、规范化的方向发展。档案管理人员的工作对象是文件档案，纸质档案的前端管理的执行者是档案文书工作人员。工作人员的职业道德对纸质档案的前端控制管理起决定性的作用。这就要求档案管理人员要具备良好的职业素养。档案管理人员撰写或记录有质量的文案的前提是具备良好的文字编撰能力，工作人员在起草文稿思路务必要清晰、立题要准确、逻辑要严谨、用词恰当等，这样才能确保公文或文档的质量。

3.2 参与文书形成工作

档案管理人员要把文书工作的标准化以及纸质档案管理工作的规范化作为工作目标，努力参与到文书处理的工作步骤中，以档案管理标准化为目标，给予科学合有效的意见，在文件形成的初期，对关键词的备注、图章的规范、编号的编排、到文书形成过程中的备案规程以及存档范围的拟定等给予有效的建议，确保文书工作的流程的规范化。对文件产生的过程查验，对材料的笔迹、图章、签名等每个步骤提出相关的建议，予以指导。档案部门要拟定每个部门之间的存档范围，对每个部门存档范围制度的实施进行督促管理，档案部门要通盘筹划存档归类的范围，保证档案的齐全完整。每个部门对文件归类存档类型要了如指掌，这样在文件产生之前，形成重点对待需要归类存档的文件，同时恰当管理，把档案的存档归类工作分配到日常的工作中。档案部门在规定存档范围的同时要提出适当的存档归类的条件。提早了解存档归类要求，让每个部门在文件产生时就符合当档案条件。如，在存档时要依据存档范围归类存档时，要利用A4型纸作为文档载体，签字笔作为书写工具、要保证合同格式一致等。存档的条件越细化，就更能表现档案的规范化和标准化，保证档案的质量[2]。

3.3 提高档案管理人员的档案法律法规意识

相关负责人应该对每个档案部门加大法律法规的宣传力度，使档案管理人员提高自身的档案法律、法规意识，促使他们在工作中自觉主动依据法规办事，与此同时，要完善档案管理规章制度，明确有关的要求，使档案管理工作人员有章可循，照章办事。同时，可以建立适当的惩奖制度，激励纸质档案管理人员做好本职工作，保证档案管理的质量。通过考核、工作评定等存在的不足给予修改建议，对工作出色，能力出众的管理人员或部门给予嘉奖，这样可以激发纸质档案管理人员工作的积极性[3]。因此，档案人员要把《归档文件整理办法》作为工作准则，按要求做好每一份文档工作，根据条例法规的要求认真办好每一份公文。公文的格式、文档结构的规则、文档收发的程序以及文档的存档归类等都要遵守其基本的准则。严格把关每一个文档管理环节，如，公文的审核和签发，不得签发不合格的、未达到规范要求的文件，附件要齐全且完整，格式要统一规范，签发前要反复审核，如果有内容修改需要，就要按程序进行复核。填写文件的处理单据要简洁合理，了解文件的签发范围，同时要严格控制文件的数量，不得随意抄写，肆意签发。

3.4 提高纸质档案的加工以及利用率

纸质档案资料在利用的过程中，会出现材料损坏、具有价值的文件内容遭到破坏的情况，因此，就必须对纸质档案材料加工处理，使纸质档案文件得到更好的保存，减少损毁几率。因为纸质材料数量相对比较庞大，保存时间也较长，如果要查找或利用档案资料，那么在这过程中难免会遇到一定的麻烦。对此，管理人员要耐心，充分体现自己的职业素养，为了减少纸质档案的损坏，提高纸质档案的利用率，档案管理人员要积极对纸质材料进行加工、分类管理。在文件产生之前，应该注意档案材料的载体的耐用性，选择耐用的纸张，减少由于时间的流逝而造成的老化。另外要注意文档的打印方法，激光打印与静电打印有一定的区别，要注意选择墨粉与纸张黏度高的打印方法。因此，在文件产生之前，就要注意文件原材料载体的选用以及打印方法，使纸质档案能够有效延长存储期限，节约修复成本[4]。

4 结束语

前端控制思想在电子档案管理方面迅速发展，在纸质档案管理工作中的运用程度不深入。档案管理的前端控制是改变档案管理方式，完善档案管理的质量，提高档案管理的工作效率，对整个文件从形成到入库保存或损坏的过程视为一个综合环节进行衡量，档案管理通过前端控制进行管理，也将会对终端的管理工作产生积极的影响。在档案管理的前端控制过程中，档案管理人员要积极参与到文书形成过程的工作中，增强服务意识、定期参加职业技能的培训，提高职业素养、法律意识，管理工作人员职业技能的增强，有助于纸质档案利用率的提高，和保存的永久性[5]。

参考文献

[1]张琳.前端控制在档案中的运用[J].兰台世界，2015（06）：83

[2]岳素芳.项目档案前端控制探析[J].《机电兵船档案》，2014（02）：41-43

[3]顾文婷.企业文化档案管理需要前端控制思想[J].陕西档案，2014（03）：34-35

[4]段梦艳.浅谈文书工作与档案管理的关系[J].信息化建设，2015（06）：227

[5]付琼芝.高职文秘专业文书工作与档案管理课程改革探讨[J].昆明冶金高等专科学校学报，2013（02）：49-51