浅论如何做好事业单位档案管理保密工作

齐飞

摘 要：保密工作是档案管理的一个重点项目，在新形势下，面对科技信息的发展，只有做好档案保密工作，才能确保各项资料的安全和完整，从而更好地维护国家和个人利益。本文从事业单位档案管理保密工作面临的问题入手， 阐述了做好事业单位档案管理保密工作应采取的对策。

关键词：事业单位；档案；保密；经济

1 引言

近年来，档案在社会发展中的作用越来越重要，人们也对档案管理工作有了新的认识。人们开始充分的利用档案资源，同时也对档案管理的保密工作提出了新的要求。档案管理保密工作是档案管理工作中的重要内容之一，尤其对事业单位来说，档案管理的保密工作是十分重要的，有的机密档案还与国家利益有直接关系。一般情况下，这些文件是按等级进行分类的，低等级的档案资源可以供人们广泛的阅读和参考。但是，也有一部分档案资源需要一定的权限才可以阅览的。而最高级的档案文件由于自身的独特性，并不是随便就可以借阅的，必须经过多层验证之后才可以进行利用，一旦这些档案发生泄露，或是被不法人员篡改、盗窃，那么就会给国家及事业单位带来经济损失。所以，要做好事业单位档案管理保密工作。

2 事业单位档案管理保密工作面临的一些问题

1、对档案保密工作的思想认识不高，保密观念不强

目前，对外交流与合作日益频繁，有的事业单位工作人员对档案保密工作思想认识不高，缺少保密观念，也失去了应有的警惕，主要表现为：有的档案部门片面强调主动服务，将涉密范围定得过窄；有的档案部门不重视保密工作，认为现在是信息化时代，无密可保，要保也保不住；有的单位没抓好保密教育工作，保密教育只是流于形式，不系统，同时保密意识没有随着形势的变化而变化；有的档案部门保密管理环节还很薄弱，有效的防范措施缺乏，保密管理工作作的不到位，存在着泄密隐患；有的事业单位保密制度松弛，执行不力，要求不严，有章不循；有些单位没能及时做好计算机和网络保密防范措施；有些单位的计算机和网络保密防范措施没有及时到位；有的单位领导干部和工作人员政治警觉性不高，思想麻痹。

2、落后的保密技术手段，无法应对当前新形势的挑战

目前，档案保密技术面临了更为严峻的挑战。由于高技术的发展和在窃密方面的应用，使得窃密与反窃密斗争更加尖锐复杂，高技术抗衡的特点日益显现出来，尤其是通信和计算机网络的泄密隐患更多。一方面，信息与网络安全的防护能力很弱，许多档案应用系统都处于不设防的状态，具有极大的风险性和危险性；另一方面，我国网络管理还比较滞后，存在制度不健全，责任不到位的问题，同时保密技术防范装备的研制、开发和应用工作的进展迟缓，经费匮乏，措施薄弱，加上引进更先进的网络技术、设备，导致我国信息网络安全这个“瓶颈”更加突出，基于这种形势我国科技信息安全面临着更为严峻的局面。

3、保密工作人员的素质不高

要做好事业单位档案保密工作，其关键因素还是人。各部门相关人员的保密知识培训力度还不够，保密工作的参与人员不知道要如何防止档案信息被窃取。还有个别的事业单位甚至对核心档案信息都没进行保密，非工作人员也可以自由出入，毫无机密性可言。有的保密人员因素质差，为了一己之私，根本无视信息安全，甚至出卖集体利益，将档案信息卖给别有用心的团伙或个人，造成严重的财产及声誉损失。上述的这些问题都是真實存在的，必须要充分重视起来。

3 做好事业单位档案管理保密工作应采取的对策

1、做好档案的审查工作。审查是档案管理工作的必经一步，也是重要环节，也体现了自己的责任义务。要判断档案管理工作开展是否良好，不仅是要靠日常工作中的比较，更为重要的是与以往的状态进行比较，因此，做好档案保密工作的第一步就是要认真审查档案。可以将档案分为绝密档案和非绝密档案，而绝密档案是有一定时间限制的，所以要将档案整理归类，就必须要审查好档案是属于哪一类的，保存是否良好。管理绝密档案是非常严格的，这将直接关系到事业单位甚至国家的前途命运，所以国家对于绝密档案保密的制度是非常严格的。将两类档案分类存放好之后就要确定保密的时间，对于有一定期限的档案来说，我们可根据不同的时间将档案存放在不同的地方，在绝密期内就要按照绝密的标准保密，保密期过了之后就不需要浪费那么多的人力物力来从事这份档案的保管，该档案也就与一般档案是一样的。因此，做好第一步的审查是对档案清晰分类的必要步骤，并且能提高保密工作效率，合理调动人力资源。

2、提高思想认识，确保事业单位档案安全

档案保密工作已经是一个老生常谈的问题，同时也是一项长期任务。从当前形势发展看，档案安全不保就谈不上档案事业的发展。但是，档案工作又有其特殊性，所以在安全上也有特殊要求。由于档案具有不可再生性的特征，一旦出了档案安全事故，必须按《档案法》的要求，追究法律责任。因此，事业单位档案工作人员尤其是相关领导，要确保档案的安全，做到居安思危，防止发生任何泄密事件。

3、加强硬件软件建设，实行规范化管理

加强档案的规范化保密管理，使用档案柜，从根本上改善了档案保管条件，同时为档案的管理、利用提供了良好的物质基础。档案管理人员要坚持做到以下几点：一是推行各部门业务档案资料由兼职档案员预先组卷，综合档案在接收时严格把关，认真逐卷审查，对不完善的档案待完善后再上交；二是认真落实八防措施，坚持测量并记录库房温湿度，添置防虫、防霉药剂，定期进行安全检查，发现问题及时处理；三是在正常管理的同时要对档案进行合理的开发利用，编制各类案卷目录等多种检索工具，编制组织机构沿革、大事记、基础数据汇编等编研材料。严格按规章办理借阅手续，填写利用档案登记簿，建立利用效果登记簿。

4、加强培训学习，提高档案工作人员队伍的整体素质

新时期的事业单位档案保密手段光靠“锁好柜子”已无法适应工作需要。懂保密业务而不懂网络技术，懂网络技术又不懂保密业务，这是新形势下事业单位档案保密工作潜在的隐患。针对这个问题，就要求档案工作人员不仅要懂得传统保密工作知识，更要懂得计算机等高科技条件下的保密知识，不仅要懂得保护国家秘密的知识，还要懂得保护其他秘密的知识。目前，我国事业单位档案工作人员的政治思想素质比较过硬，对传统保密知识和方法了解得比较熟悉，掌握运用得较好，但对于新情况、新知识了解得相对较少。为此，要从两方面着手：一是加强档案工作人员自身的学习，尤其要认真学习《档案法》和《保密法》，要学会继承保密工作的传统，更要掌握现代科技知识，了解新形势，适应新变化；二是要加强对事业单位档案人员的业务培训，尤其要加强高新技术知识方面的培训力度，要多创造条件，采取多种方式，提高档案工作人员的知识水平，特别是计算机网络安全保密知识水平，构建以基础知识为根基，保密专业知识为主干，相关知识为补充的知识结构，使档案工作人员能成为既懂技术又懂管理的复合型人才。

参考文献

[1]周宏《论事业单位档案管理保密工作的重要性》[J]，《教育》2016年04期。

[2]马晶《试论档案管理过程中的保密问题》[J]，《中国集体经济》2015年10期。

[3]刘秀静《强化档案保密意识 做好档案保密工作》[J]，《消费导刊》2014年20期。