提升档案管理信息化的思考

杨成成

摘 要：随着信息时代的发展，信息化已经被广泛应用于各种领域。现代的信息化不是单纯意义上完成信息的获取、加工和传递，而是一种综合各种信息并且实现信息的分析检索和隔空传递的高新技术。档案管理本身具有相当繁重的工作量，对人员的需求、时间的损耗以及精力的投入都是相当大的，因此加强档案管理的信息化建设具有重要意義。

关键词：档案管理 信息化 人才队伍

1、前言

档案管理的信息化建设意在将人力劳动转化为计算机劳动，从内容上分析则是为了实现“数据多跑腿，人们少跑腿”的目标而进行的劳动形式和劳动对象双重变革。通过对档案的信息化建设，可以使得大量的档案信息进行科学有序的排列，便于人们管理，同时也能快速地适应人们的需求，实现信息与信息之间的高效传递。因此，本文将针对加强档案管理信息化提出自己的几点思考。

2、档案管理信息化建设的作用

随着时代的发展和计算机在实际生产生活中的广泛应用，信息化的核心概念也迅速的融入我们的日常生活中，信息化的建设使一些传统纸质保存的重要资料得到更加安全保护，尤其是像是档案等一些重要的文献资料，档案是反映生产、经营、科研、管理活动和资产、产权、资信等的真实记录，是提高竞争力，适应复杂多变的商业环境的信息保障。在日益激烈的竞争中，档案信息化是一种趋势。信息化的高效率，高安全性和良好的可操作性提供了传统纸质档案难以提供高质量信息化服务，其中包括方便快捷的查找需要的档案文件和资料，同时能够在取资料时方便的携带，装入优盘随身携带，避免占用空间，从而展现了信息化建设中良好的安全性，以致避免因为意外造成难以修复的损坏。还有信息化的档案能够方便迅速地分享，提高工作效率，国家对于档案的信息化建设十分的重视，明确的提出全国档案信息化建设的目标和主要任务：已统一的标准，分级建设安全高效的基础信息基础设施。加强档案的规范化管理，推动观察仓档案的数字化建设。

3、加强档案管理信息化的几点思考

3.1 加强电子文件的管理

随着计算机档案网络的建立，越来越多的重要文件被传输到网络上，致使电子文件的档案管理至关重要。实践表明，通过电子文件的管理能够保存重要信息，使档案信息的价值最大化，具有重要意义。因此，加强电子文件的管理十分重要，需要做到以下几点：一是建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门，保证电子文件归档制度化、专业化，从而增强电子文件的管理能力；二是做好电子文件的相关处理工作，在电子文件管理过程中，管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作，保证电子文件管理的有效性；三是解决好电子文件的保存问题，电子文件的形成时间短，能否长期储存缺乏验证，因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存问题，对于长期储存的文件需要定期复制，避免出现档案信息丢失的情况。

3.2 建立网络档案

建立网络档案能够有效提高档案管理的效率，具有较好的效果，建立网络档案需要做到以下两点：一是建立档案网站，发挥网站的优势，通过建立内部服务网站以及公众服务平台，提高档案管理的服务功能，使网络档案成为档案信息服务的平台，大力宣传网络档案信息，实现档案信息的合理利用；二是采购必要的硬件设备，硬件设备是提高档案管理能力的基础，信息化的档案管理离不开计算机设备的支持，必要的硬件设备是保证网络档案信息交换，共享的基础条件。研究表明建立网络档案有助于提高档案管理的安全性与可靠性，具有重要的价值。

3.3 提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高档案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有两点：一是建立健全的管理制度，依照档案管理的规章制度实施档案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是转变管理方式，从传统的管理方式转化为现代化的管理方式，依照工作重点提供信息，组织信息，从而达到提高信息化管理手段的目的。

3.4 提高档案管理人员的业务素质

档案管理人员的业务素质决定了档案管理的效率，因此提高档案管理人员的业务素质至关重要，提高档案管理人员的业务素质主要需要做到以下几点：一是选择具备专业能力的档案管理人员，档案管理人员的工作不仅仅是存放档案，还需要完成在网络上对档案进行储存、接收，并对档案格式进行修改等工作，需要管理人员具备计算机知识与能力，因此需要选择具备专业能力，业务素质较强的管理人员。二是定期进行培训，技术在不断地发展，档案管理人员也需要不断地学习，以满足社会对档案管理人员日益增长的要求，通过定期组织培训可以增加管理人员的知识储备，使管理人员与时俱进，提高管理人员的业务素质。三是建立竞争机制，合理设置岗位，做到人尽其才，充分发挥管理人员的主动性，并激发管理人员工作的积极性。

3.5 构建与现代化相适应的信息化档案管理体系

档案管理是以现代化作为发展方向的，而现代化则又是以标准化为前提。以计算机技术应用为中心的现代档案信息管理方式必须建立在各项业务工作标准化的基础之上，因此，实现档案管理工作的标准化，是实现档案管理信息化、科学化的必要条件。根据标准化要求，一是建立健全档案保管安全体系，在库房建设、温度控制、防火防盗、虫霉防治等方面达到国家标准，有条件的还应该建立库房自动控制系统。二是以缩微、裱糊、翻拍等技术手段进行档案抢救，提高重要、珍贵档案保管质量。三是抓好计算机应用工作，注重档案数据库基础建设，建设数字化、信息化的档案管理方式。四是加快现代化技术人才的引进和培养，使之成为能担当起新世纪档案管理迈向信息化建设的中坚力量，真正建立起现代化的档案信息管理体系。

4、结束语

探析档案信息化建设与档案管理具有重要的意义，有助于转变传统的档案管理方式，使档案资源得到充分的利用，提高档案的管理能力。因此，本文主要研究了档案信息化建设与档案管理存在的问题以及提高档案管理效率的策略，通过研究档案管理的相关内容，加深对档案信息化建设与档案管理的了解，提高信息化建设与档案管理的能力。总之，对档案信息化建设与档案管理的几点思考是具有重要价值的。

参考文献

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[2]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报，2016.13（8）：79-82.