如何创新信息化时代的学校档案管理工作

张海霞

摘 要：随着时代的发展，信息技术已经渗透到了各行各业。利用信息技术创新学校的档案管理工作，不仅能够减少管理成本，还能够提升工作效率。然而档案工作信息化的建设还不够成熟，其中尚有一些缺陷和难点，本文将从各个方面对创新学校档案管理的工作进行阐述，希望能给新时代背景下的学校档案管理工作带来一定帮助。

关键词：学校档案管理 创新 信息化

档案管理是学校管理工作的重要组成部分，伴随着信息技术的普及，档案管理工作开始引入电子介质管理，这是时代发展的必然。然而随着信息化管理工作的建设，一些问题也随之显现出来，下面将从学校档案信息化管理的内容和意义、学校档案信息化管理的缺陷及难点、学校档案信息化管理的创新方法三个方面来谈学校档案工作的创新。

一、信息化档案管理的内容和意义

信息化档案管理是指运用当今时代的信息技术，对档案的内容进行归类、采集、保管以及提供档案资源提取等服务，简单说就是将传统的档案管理进行数字化。通过信息化学校档案管理，可以更加迅速地存取档案数据，同时还方便整合零散的归档数据。信息化档案管理相对于传统的档案管理减少了许多中间工作，极大地提高了工作效率，在提取和利用档案资源时也更加快捷准确，甚至通过信息化档案中的数据，还可以迅速准确地捕捉档案资源中所涵盖的信息内容。比如通过对学生个人成绩电子档案进行信息数据归纳，可以很容易得到某一个班或某一届学生的学习状况，通过这些信息化档案而得到的直观数据，可以对某个时期的教学有更加清晰准确的认知，进而以此来对学校的教学进行调整。除此以外，信息化档案管理还可以通过网络计算机实现资源的共享，大大地减少了一些信息服务的成本，且能够更好地服务于信息使用者。总的说来，信息化学校的档案管理工作具有深远的现实意义，随着社会文明的进步，信息时代的发展，将档案管理工作信息化已经成为必然。

二、信息化时代学校档案管理工作中的缺陷

创新信息化时代的学校档案管理工作是因为当前的学校档案管理工作中还有许多缺陷，故而学校档案管理工作的创新，应该主要围绕弥补当前学校档案管理工作中的缺陷来进行。那么，在当前学校档案管理中有哪些缺陷和不足呢，还有哪些可以创新的点呢？

（一）档案管理人员能力不足

由于信息化时代的来临，社会的进步，一些档案管理人员所拥有的管理知识渐渐落后于信息化档案管理工作的需求。他们对电子介质上的数据表达不甚了解，不会使用一些办公软件，在将传统档案数据化归档时工作效率极低，甚至出现录入错误或混乱的情况，比如在录入一些统计图或者图表之时出现工作困难，这些由于档案管理人员缺乏信息时代知识带来的问题都会对档案管理工作造成严重影响。

（二）档案数据化后带来的信息风险

在信息化档案管理的建设中，除了信息化档案数据困难的问题需要解决外，还有信息化档案后带来的风险问题也需要解决。在学校档案数据化后，这些档案信息与其他网络信息一样会受到来自网络病毒甚至黑客的威胁。网络病毒的感染可能导致管理系统瘫痪，里面的数据崩溃，黑客入侵改动存储的档案数据也是巨大的威胁，两者都会对学校的档案管理工作造成严重后果。

（三）没有健全的管理制度

学校档案管理信息化后，往往会通过计算机网络共享檔案数据，这会使得档案信息的取用更加方便快捷，大大提高了工作效率，但同时也会导致取用数据的人数增加。面对这样的新情况，如果没有健全的管理系统，就会导致学校档案管理工作变得复杂和混乱，一些数据可能会因此泄露和流失，却还找不到责任人。而由于学校信息化档案管理的工作大都还处于建设之中，并没有健全的管理制度，往往也没有明确的责任人，故而档案数据的流失和泄露也成了档案管理工作信息化后亟待解决的问题。

（四）档案管理信息化的深度不够

另外，由于信息化学校档案管理工作的建设还不够完善，当前学校档案工作信息化的深度还不够。虽然相对于传统的档案管理工作信息化档案管理工作已经取得了巨大的进步，但还没有彻底达到信息化学校档案管理工作后能够达到的真正高度。比如，信息化学校档案管理工作还仅仅处在简单的信息数据管理方面，没有将信息化档案数据后带来的好处渗透到其他方面，这也是一个很有价值值得创新的点。

三、学校档案信息化管理的创新方法

针对上面提到的信息化时代学校档案管理工作中的缺陷，有以下创新方法：首先，需要对负责学校档案管理工作人员中一些信息时代知识不足的人展开培训。只有档案管理人员拥有足够的专业知识，才能够真正地将现代信息技术运用到档案管理工作中，才能在当今信息化时代的背景下创新学校的档案管理工作。其次，需要采购正规的信息管理系统，以减少传统档案数据化后带来的信息风险，为了防止网络病毒的侵染和黑客的入侵，在将档案数据接入共享系统之前需要进行备份，对于极其重要的保密档案则要进行系统隔离，加强档案管理人员的信息安全意识。再次，还要建立健全的信息化档案管理制度，规范档案管理数据的取用，明确信息化档案管理的责任人，对于一些重要档案数据的取用，应以技术手段进行记录。最后，在学校档案信息化档案管理的深度上还可以有一定的创新，这样的创新不拘束于学校档案管理本身，例如通过信息化档案管理系统将学生的考试成绩直接以微信的方式及时反馈给学生，或者及时提醒学生选课，简单说就是将信息化的档案管理系统与其他信息平台对接，彻底发掘学校档案信息化管理后带来的好处，通过这样的手段，可以使学校的档案管理工作紧跟信息化时代的步伐。

四、结束语

随着时代的前进，信息化技术的普及，学校的档案管理工作也需要紧跟时代步伐进行创新，这实际上是一个还处在建设之中的新领域。故而，在创新学校档案管理工作的过程中，需要从多角度全面考虑。既要着眼信息化档案管理后带来的好处而积极改革创新，也要看到信息化档案管理中存在的缺陷，并立足实际去解决那些新产生的问题，同时再充分开发信息化档案管理带来的好处。做到了以上几点，学校的档案管理工作才能在新时代的背景下不断创新，充满活力，紧跟时代的步伐，顺利扬帆前行。

参考文献

[1]刘斌，王玮，杨文娜.威信公众平台高级功能在图书馆移动服务中的应用与探索[J].图书馆学研究，2014，17（10）：56.

[2]陆小宇.高校档案信息化建设的现状以及对策[J].2016，15（8）：19.

[3]曹魏芳.信息时代高校信息管理工作的创新探讨[J].2015，25（11）：22.