档案数字化管理优势与不足问题研究

朱玉平

摘 要：随着科学技术的不断发展 ，电子信息化设备逐渐在我国发展起来 。近年来，数字化的档案在各个领域、各个企业中已被广泛应用，深深影响着我们的工作、生活。而档案数字化管理也适应了时代需求，利用高科技电子信息技术结合计算机软件技术共同实现档案数字化管理。目前我国对档案数字化管理还处于技术开发和应用阶段，有一定的优势同时也存在一些不足。在此，我们阐述了档案数字化管理的优势、不足及应该采取的对策。

关键词：档案；数字化管理；纸质档案

在全球信息化的时代，传统的档案管理体系迎来了新的挑战。面对日渐增长的电子信息技术，人们的工作、生活都实现了自动化、标准化、网络化，一些日常的工作可以通过互联网和计算机来完成，这导致了文件也从纸和笔转变成了电子档案。大量的纸质文件变成了信息数据，促进了档案数字化，而对档案数字化的管理就显得尤为重要。

1 档案数字化管理的优势

1.1 能增强立卷制度执行力。

1983年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》的规定：“凡机

关工作中形成的具有保存价值的文件材料均由文书部门或业务部门进行立卷，并定期向档案部门归档”，从以上规定可见，文书处理部门整理（立卷）在我国是一项基本制度。传统的档案管理工作，档案立卷是档案管理的重要步骤，现代化管理档案也要求所有档案均需立卷。但至今，在档案管理工作中，部门立卷的落实程度始终有待考量，不少单位档案室迄今仍未建构健全的部门立卷制度，或者制度形同虚设，没有很好的执行，个别部门每年仅送几次较散乱的资料给档案室的相应负责人，以代替部门进行立卷，但档案管理人员由于知识结构和业务领域的受限，同时每日均有大量工作需完成，对每一个部门的工作内容未必了解透彻，也就必然的不能保证所上交材料的完整和成套性。但档案数字化后，结合网络管理，由档案员将各部门已输入到电脑中的文件资料进行统一立卷编目，如此可提高档案归档质量。

1.2 不受时间和空间的限制

档案数字化管理改变了传统管理模式，使档案资料在管理和利用上都不仅限于上班时间。在传统管理模式中，想要翻阅档案资料需要在特定的场合中，利用办公用具，经过管理人员审批后才可以使用，在实现档案数字化管理后，只需要在互联网、局域网、计算机网络等网络平台中就可以翻阅。以计算机、电脑工作台为主要办公工具，通过档案编码就能精确查找。这样不仅节省了大量的时间，也降低了档案管理员的工作难度。在企业各部门内部，大量的电子档案、文件被整理出来，通过有序的编码将资料存在硬盘中。这种方式使得电子档案可以存贮于不同的载体中，同时易于保存，只需要把档案、文件进行加密处理，就可以提高文件的准确性。使用者只需要获得允许，就可以查找所需的资料。有效提高了档案管理部门的工作效率，立卷部门也只需要将资料、文件输入到计算机中，定期对文件、资料进行更新，再输送到档案室就可以了。档案管理员通过管理系统将档案卷编目、整理，同时打印目录，方便查找。整个操作流程节省了大量的人力、物力、财力，提高了办事效率，促进企业快速发展。

1.3 增强纸质档案原件的保护

纸质档案实现数字化后，可以把原件妥善地保存起来，工作中档案的利用完全可以通过数字化副本代替原件实现，这样可以避免或减少对档案原件的使用、损坏，可以有效地延长原件的保存时间；特别是那些历史久远的珍贵档案材料，实现数字化处理将得到更好更长远地保存。

2 档案数字化过程中存在的问题

2.1 档案数字化硬件严重不足

档案数字化需要以硬件设备为基础，是以信息采集设备、信息存储设备和信息利用设备为依托。其中，信息采集设备通常由档案资料和照片采集设备、声音和影像采集设备以及信息转化设备组成；信息存储设备通常由磁盘阵列、光盘库组成；信息利用设备通常由计算机、万维网、打印机、复印机等组成。在选购硬件设备时，应当依据数字化对象的具体情况确定，但是由于各档案部门财力紧张、认识不到位等情况的存在，导致很多档案馆、档案室出现硬件设备严重不足，即现有的硬件设备很难满足档案数字化的实际需要。

2.2 电子档案存储受载体制约性强

电子文件的存储、利用、处理均离不开软硬件设备，然而，尽管计算机存储设备容量越来越大，但电子文件却成几何级数增长。同时，相关应用软件更新速度非常快，很多早期形成的电子文件在新软件环境中存在无法读取的问题，而很多不能实现兼容的软件也会造成数据的无法读取。

2.3 档案数字化管理有一定的风险性

在信息技术逐日普及的今天，网络信息安全问题随之凸显，电脑病毒与黑客非法入侵等均为计算机系统里的档案信息造成了极大威胁，增加了档案保密管理难度。另外，部分档案在转换成电子档案时，主要利用电子编码技术来进行档案编辑，电子编码技术在应用时有一定的弊端，如果对原始凭证内容进行修改也不会留下任何痕迹，相关管理人员是很难及时发现的。所以，违反《档案法》的行为应备加警惕。

3 档案数字化进程中出现的问题的对策

信息技术将档案工作带入了存储数字化的新时代，面对档案数字化进程中出现的问题，应通过有针对性的措施，推动档案数字化的进一步发展。

3.1 加大档案数字化硬件投入力度

档案数字化要以档案硬件现代化为前提，并且越来越离不开高技术作为支撑。为此， 在信息采集环节， 应遵循“硬件求實”原则， 购置必备的文字、图片、音像等采集设备以及转换设备， 并按相关标准建设；在信息储存环节，要配置适应业务需要的磁盘阵列、光盘库；在信息利用环节， 购置必备的计算机、打印机、复印机， 提高因特网配置，并及时做好更新换代， 确保档案数字化不受阻碍。

3.2 有效解决载体储存问题

坚持选好数字档案的载体光盘进行归档，实施更趋完善的数据安全监控，全程监管光盘性能和参数，确保光盘档案数据安全。

3.3 保证档案数字化的安全性

档案数字化的安全性问题已经引起了业界普遍关注，加强档案安全性建设至关重要。一方面，对于涉及重大政治、军事、外交、经济和尖端科学技术的档案，要高度保密，不将其列入数字化范围，并做好严格的保密与保护。另一方面，要加强数字化管理，保证档案原件安全，防止人为破坏、计算机病毒侵害或恶意删除等。

总之，档案数字化管理是信息社会对档案管理工作的必然要求，也是档案工作发展的必然趋势。因此，我们要在充分认识档案数字化管理中存在的各种问题与不足基础上，进一步做好档案网络化建设，并以此为切入点和着力点，以扩大档案信息资源共享为目标，切实加快推进档案数字化进程，为我国档案事业早日步入“数字化”打下深厚的基础。

参考文献

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