新形式下档案数字化建设若干问题的思考

摘 要：2015年国家提出“互联网+”概念，档案管理工作步入了数字化时代，利用现代化技术有效管理各种信息资源，档案数字化建设普及推广已成为当务之急。本人结合工作实际，就档案数字化建设做几点浅显的探讨。

关键词：档案；数字化；建设

1 我国档案数字化的现状

国外早在20世纪80年代就开始了档案材料的数字化处理，我国开始于20世纪90年代末。目前，我国档案信息化管理正处于快速发展时期，全国各级各类档案馆大都进行过至少一次的全馆档案信息的数字化，但是效果却不尽如人意。

2 存在的主要问题

1、理解认识达不到一定的高度

许多人认为档案管理工作没有实质上的意义，它只是保管一类的工作，没有过多的技术含量，认为只要保管好资料即可，在需要的时候能查询的到相关资料就行，对档案管理不关心不重视，处理资料也带有一定的随意性。

2、档案管理工作方式单一滞后

在档案管理工作中，很多单位、部门的管理都没有一套完整而独立的档案管理软件，都还是依靠人工完成，效率比较低。在录入上，有时为了赶进度只是录入了最基本的信息或只机械地将档案信息进行数字化采集，这种情况很容易导致档案信息数据库不完整，造成档案归档不及时，档案漏掃、资料遗漏等问题，从而不能有效利用。

3、缺乏档案数字化方面人才

我国的档案管理工作有着专业性、机密性等特点，需要专职人员去保管，但往往在实际操作中，单位领导对这方面的管理工作不是太重视，很少去培养这样一个专业人才，很多单位保管这些资料的人员还兼职着其他的工作。一旦出现档案问题，管理人员没有专业的知识和能力对问题进行及时的处理，无法充分发挥大数据库的应用，致使档案工作还停留在原始、粗放的工作层面，丝毫没有技术含量可言。

4、资源结构不合理

在档案信息化建设中，数字资源短缺且资源结构不合理的问题相当严重，受纸质版档案的限制，数字档案资源及其结构亟待丰富、优化，如不及时解决该问题，势必会对档案信息化建设质量及进程带来负面影响。

5、注重数据的存储与维护问题，确保电子文件真实性与安全性

档案管理信息化建设需做好其安全防范工作，对系统管理进行重点维护，最大程度上保障数据信息安全，确保档案信息资源的完整性、准确性、真实性和有效性。由于信息化档案管理存在一定风险，因此对于保护手段的要求较高，管理者需重点做好安全防范工作，比如可定期进行杀毒，安装防火墙进行预防等，确保电子档案安全可靠。

3 档案数字化建设的几点思考与建议

1、加强档案的信息化建设，加强人员队伍的建设

传统档案管理容易将工作重点集中于档案保存、检索与使用中，没能充分的利用大数据给我们带来的快捷，所以档案的数字化建设是目前工作的重要任务，档案管理工作人员要及时的录入人员的信息，做到实时更新，不断提高档案信息化水平和服务质量，提高档案管理的快捷性，这就需要提高档案人员的工作素质和业务素质，做好材料的归档、保存、传阅等工作。

2、强化管理意识，加大投入力度

第一、关心和支持档案管理现代化工作，投入资金和精力配置设备，弥补数字化建设经费不足带来的一系列问题，培养专职人员，把档案现代化管理纳入单位的工作计划；

第二、单位分管领导应定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，及时解决工作中实际存在的困难和问题，从而提高档案的现代化管理工作。

第三、档案数字化建设应做好顶层设计。为让档案数字化建设在各部门得到切实推广，笔者认为各部门应立足实际做好档案数字化建设的顶层设计，避免贪大求全。

具体可从以下几点着手：1、注重档案数字化系统用户操作的实用性，简易性；2、规范档案数字化操作流程，档案数字化工作中，“补扫”现象时有发生，给该项工作造成重大压力，应根据实际，切实制定一整套规范化的操作流程，避免漏扫等情况的发生。

第四、要大力加强档案数字化管理人才培养。广大基层事业单位人员普遍年龄偏大，学历偏低，专业结构不合理，计算机操作水平一般。档案从业人员已经不能满足档案数字化建设需要，应着力培养一批既懂档案业务管理，又掌握计算机网络化技术的管理型和技术型人才。

第五、应积极争取领导重视与支持。只有得到领导高度重视，才能在人、财、物等多方面得以充分保障，才能让档案数字化工作得以有效落实。如果各职能部门都能通过档案管理系统查阅或利用所需要的电子文档原文信息，而不再受档案原文不能共享的限制，不仅有效地保护档案实体的安全，而且还能提高工作效率，降低档案信息利用的成本，实现资源共享。

4 档案数字化管理优势

对机关事业单位来说，往往档案管理工作的对象均是数量庞大、内容繁杂，并且关系到单位方方面面。如若离开了信息化技术，单靠人力来进行整理与分析，无疑档案的整理与存档均是一项庞大的工程，然而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，有要对卷内文件从新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号、重新装订，而利用计算机立卷发现文件遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了；二是人工立卷归档时，经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和领导的签字，而使用计算机立卷归档，不仅降低了档案工作人员的工作量还提高了工作效率和工作质量，既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来，集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。

5 结语

档案是人类在社会生活实践中逐渐形成的认识和改造世界的一种历史记录，是最基础的社会信息资源。它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方面的历史发展过程，汇集着丰富的、大量的各方面的知识。数字化档案管理是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物，随着信息时代的到来及信息技术的全面发展，机关事业单位的档案管理走向数字化发展道路是必然选择，然而档案信息化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一蹴而就，也不能只是更新设备，而要凭借长远的眼光、合理的规划、在工作中需要立足实际、讲求实效、分步实施，积极争取领导重视与支持及可行的方案有效地解决问题，推动档案信息化建设进程，充分发挥档案的使用价值，促进档案管理工作的长远发展。新形势下机关事业单位要不断探究和创新数字化档案管理策略，通过优化系统性等策略确保数字化档案管理的持续性发展，以创新开放的互联网思维，把大数据的海量数据资源、创新思维、技术革新运用到档案管理中去，以最大的方式更好地为国守史，为党管档，为民服务。

参考文献

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[2]高慧敏.档案管理信息化建设探究[J].办公室业务.2016（18）

[3]陈宝生.档案信息化的思考[J].办公室业务. 2016（18）

[4]谭远宏，赵家文，刘健华.我国档案数字化建设中存在的问题与对策[J].湘潭师范学院学报（社会科学版）.2005（5）

作者简介

朱婧，女，湖北丹江口市，湖北省丹江口市农村公路管理局工作，研究方向：档案管理。