企业档案信息资源的开发利用

落铭珂

摘 要：随着计算机技术、信息技术的发展和应用，在网络环境下档案信息资源的开发和利用已经呈现出一些新的特点和趋势，本文分析了我国现有的档案信息开发利用中存在的问题，探讨了开发利用档案信息资源的措施，并针对存在的问题提出了对策。

关键词：网络环境；档案信息资源；开发利用

企业档案部门作为档案信息汇集、交流的中心，在计算机网络飞速发展和普及的今天，必然对企业的档案工作产生重大影响，并将改变档案工作的方式、方法，做好档案信息资源的开发利用工作，就能充分利用档案的潜在价值创造出经济效益和社会效益。

当前，随着信息技术、计算机技术、网络技术的蓬勃发展，档案资源的网络化是档案事业发展的必然趋势，如何做好档案信息资源的开发利用，是摆在企业档案工作者面前的一个主要任务。随着档案信息载体的形态发生变化，档案信息正在向数字化发展，其形成量之大，覆盖面之广，是前所未有的。信息技术的发展，网络技术的全球化，对档案资源的开发、利用既是机遇也是挑战。

1 加强档案资源建设，建立档案信息数据库，为档案信息资源的开发利用打好基础

加强档案资源建设首先就要丰富电子档案馆藏，调整馆藏档案结构，加快数字档案馆建设，档案馆应加大馆藏建设力度，优化和丰富馆藏，努力提高档案信息数据库的质量。丰富的馆藏是开发利用档案信息资源的物质基础和先决条件，档案工作者通过各种方式和渠道，利用先进的技术手段，有选择地将实体档案和电子文件以前的机读文件加工成数字化信息，建立数据库，以便在需要时接入因特网，提升利用工作的层次和范围。数字档案馆通过馆藏档案数字化和电子文件的接收，整合各种档案信息资源，建立各级各类档案数据库，构筑一个多层次、分布式、规范化的档案数据库群，并通过多种信息网络平台实现档案信息资源共享，用户可以不受时间、空间、数量的限制，迅速、准确地从网上利用各种档案信息资源。

档案部门可以通过建立档案信息网络，打破馆藏档案的地域性、封闭性，使档案信息资源成为一个统一的、开放的信息资源系统，真正达到档案信息资源的共享。建立档案数据库是网络信息资源组织的重要形式，就是将要处理的数据经过合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储于计算机，目前的数据库主要有以馆藏档案数字化为基础的馆藏档案数据库，在國外通常称为“公用数据库”。还有一种是以归档电子文件为基础的电子文件数据库，在国外称为“公用信息系统”。档案信息数字化建设，是一项长期而持久的工作，作为档案管理部门，在进行数据库建设时，要有规划地形成数据库产品。同时要狠抓质量关，建立数据库数据质量控制体系，为档案信息网上服务打好基础。

2 加大档案开放力度，满足开发利用档案信息资源的需求

企业档案馆要在做到明确档案密级，做好相关级别档案的保密工作，确保国家机密，维护档案所有权者的利益的基础上，遵循“开放档案的范围应最大化，档案保密的范围应该最小化”的首要原则，加快档案开放进程，对到期的档案加快鉴定速度，依照《档案法》的规定，把可以开放的档案尽快开放出来，要建立科学合理的降解密制度，处理好全面开发与适度保密的关系，积极稳妥地做好已经到开放期档案的划控和解密工作，对经济、科技、文化以及历史档案可根据《档案法》及有关条例随时通过各种形式向社会开放，以便被社会、团体及时利用。这是满足开发利用档案信息资源需求的一个重要渠道和举措。

3 加强档案编研工作，提高编研质量

大力加强档案信息资源深层次挖掘工作，建立内容丰富的档案信息数据库是档案信息资源共享体系建设的核心。档案编研工作可以把档案承载的信息从静态转化为动态，由传统的服务转化为提供综合档案信息的高层次服务，通过档案信息的采集、分析、加工、整序、综合制成档案信息半成品，向企业提供报务，使利用者直接获得信息，缩短收集信息的时间，提高工作效率，推进企业各项工作的发展，它是提供档案信息为社会报务的重要方式，是开发档案信息资源的主要手段。档案工作者必须参与社会活动以了解利用者档案需求，从中确定带有普遍性需求的编研题目，进行有较强的针对性和实用价值的编研。下真功夫编写出一些时效性、特色性、专业性、实用性较强的档案信息资料的编研成果，确保编制出适合企业和社会需求的编研成果，提高档案编研成品的质量，使档案信息增值，最大限度地满足企业和各级领导决策以及广大档案利用者的信息需求。加强编研工作，加大编研工作力度，提高档案编研水平，确立编研工作的中心地位，是促进档案信息资源开发利用的必然所在。

4 运用现代信息技术手段，提高档案信息资源开发利用水平

企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。档案工作者总是希望通过通过简便的途径就能找到满足自己需要的信息，希望利用档案的办理手续尽量简单，希望检索界面友好，能够容易获取档案信息资源。所以网络环境下的档案工作其核心和关键环节是档案信息资源的有效检索，网络档案检索系统面临许多新的课题，如前期基础工作的组织实施，信息检索系统的功能，网络信息组织与检索的管理方法和技术，网络环境中只有建立高效的网络档案检索系统，才能满足利用者的需求。

总之，企业档案信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息是促进各项事业发展的重要保证，是新时代利用档案信息资源的重要手段。在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的各个领域中发挥不可替代的作用，利用好档案信息资源确保企业档案为社会经济发展服务。