论如何做好档案保密管理与利用

丁宝华

摘 要：随着档案资源在社会发展中的地位越来越重要，其所具有的社会价值和作用也被公众所认知和关注。所以档案保密和管理与利用的十分重要，为了更好的整合资源市场，让档案资源得到更好的保护，同时用以合理的开发与利用，实现资源共享，本文针对档案监督利用，档案保密与监督等方面，提出了一些具体措施和方法。

关键词：档案保密；管理；合理利用

在社会步入新的阶段，经济得以大发展的今天，大部分商业或企业拓宽了市场，发展越发正规，档案的巨大价值以及重要性日趋被人们意识到，对档案的保密系统性严加管理是当前档案管理部分中的重要部分。做好相应的档案保密管理工作，不仅可以有效的合理资源利用，还可以推动社会良好的发展。宏观上保证了国家安全和利益的完整，所以做好档案资源的保密工作是当仁不让的责任。

1 做好档案密级的调整工作

（1）要确保贯彻落实《保密法》，不仅要执行还需大力宣传，提高认识，在此基础上重点解决好档案的时效性问题，根据《国家秘密保密期限的规定》中规定在档案的保管过程中，其保密等级并不是一成不变，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况进行变化，一般基本变化是分为升密、降密、解密。其中档案保密还具有一定的时效性，当秘密保管期限届满，证明该档案已经不再保密的范围之内，及时可按照一定的规章制度转换成公开文件进行处理或管理。同时在处理密集調整工作时，要积极主动请请求监督，配合监管部门做到执法必严，违法必究。只有严格按照规章制度办理，各个等级和调整下档案的保密工作才能顺利展开。

（2）对保密内容的档案有针对性的，进行系统的管理。在对档案进行密级调整的过程中可以了解到，在过去，针对档案进行保密管理时，保密档案和非保密档案实施混合管理，这样就会很容易出现机密档案资源泄露问题。针对这种问题在解决的时候，需要严格的采用分段治理法，针对已经成卷的档案可以保持不变，但是在查过的过程中，只提供内容而不提供含有保密内容的原档案；在对外进行档案利用的时候，需要对不涉及对外利用的保密档案进行严格的密封管理。在未来的档案管理工作中，需要将一般机密档案以及绝密档案进行有效的区分，并且将其进行单独保存，这样可以有效的解决档案混搭管理的问题，从而可以有效的保障档案中机密文件的安全，同时这样的方法也可以使得档案密级的调整工作可以顺利的开展。

另外，在档案保密系统中，建立保密等级目录，针对不同保密性文件添加撰写专门标识，另外，分门别类不同等级分开保管，每种固定存放于一处实施科学化管理，保证保密档案的管理清晰化，更科学安全有效。

2 做好档案利用的监督

档案工作中监督是作为一项重要措施来进行的。及时发现纠正档案在利用时产生的错误和问题，预防治理当前工作中的错误行为，只有监督到位才使档案的保密性得到更好的保障，具体来说档案保密的监督方面可以从以下几个方面着手：

（1）制度建设

针对档案进行利用的时候，其需要遵照一定的规章制度，而就档案利用制度来说，其主要包括的内容就是阅览制度、外界制度以及相关的复制制度等多项制度。这些制度都是依据档案利用的具体情况所建立的，利用人员的不同，会使得利用范围也出现不同，而利用范围的不同，就需要采用不同的档案利用审批手续，依据相关档案利用制度的要求，对档案实施利用，可以有效保障保密性档案的完整性和安全性。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

（2）监督措施

在档案使用中，要根据使用对象不同和使用不同目的，掌握其心理和弄清思想动机，有重点的监管。做到监督不做好利用监督，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，及时阻止恶劣情况发生挽回损失。

3 做好进一步做好档案开放中的保密工作

管理的职责在于维护档案的完整与安全，要持之以恒的防治档案的损坏，但一味执着与档案的秘密性，无视其的时效性和特殊性，是不对的。过于忽略涉密档案的保密性，对其使用过度，无限度扩散，也是错误的。所以，加强对保密工作重点的理解，在合理确保保密性的同时合理适度的资源利用。

（1）做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。

（2）做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。

4 档案管理人员的职责

（1）档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

（2）提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员因为特殊的工作有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们肩负着国家的秘密，对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的综合素质至关重要。做到要做到凡事想好了再说。自己不知道的事，不说。别人已经知道了的事，不说。必须拥有较强的责任心、自觉自律，积极严肃和高度的保密意识，不仅要有认真的严格处事的作风，做过的工作每件都保证着手续清楚，完整性强不虎头蛇尾也不避重就轻，关键要防止秘密的泄露。

5 结语

总而言之，在现如今发展迅速的社会中与档案与发展进步有着紧密相连的关系，做好档案文件保密管理极其重要，不仅仅在推动社会发展的方面，还在最大能力中使得国家利益，得到最大程度的保障。所以，档案管理部门需要严谨对待档案的保密工作，做到万无一失，同时做到档案资源的最优化利用，合理开放，发挥出档案应有的效能。

参考文献

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