建设工程项目档案管理浅议

文/陈 蓉

建设工程项目档案管理浅议

文/陈 蓉

施工企业对建筑档案的利用效率还较低，很多建筑出现质量问题后并没有对建筑档案进行查找和分析，使建筑档案的保存失去了应有的作用，怎样充分发挥工程档案在项目建设和企业发展中的作用，更好地为施工企业及工程建设项目提供技术保障，作者从工作实践当中总结出的一些经验值得借鉴

工程项目档案管理是工程建设的重要组成部分，建筑档案是工程建设质量的体现。工程档案贯穿了工程建设的全部过程，是对工程施工全部过程、全方位的记录，在一定程度上反映了建筑工程质量的安全性和可靠性，对建筑实体具有质量责任监督作用。建筑工程管理质量提高的同时建筑档案管理质量也会相应地提高，因此，档案记录的及时性与真实性是建筑工程管理质量的重要表现，通过提高档案质量管理对整个建筑工程的管理具有良好的促进作用，当建筑工程质量出现问题时，就可以从建筑工程档案中查找原因，充分发挥工程档案在项目建设和企业发展中的作用，更好地为施工企业及工程建设项目提供技术保障。

一、工程档案的内涵和重要性

工程档案资料是指在工程建设活动中，直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它产生于工程项目的提出、立项、审批、勘察、设计、前期准备、施工、监督、监理、验收等工程建设的全过程中的所有活动，并能直接反映工程建设活动的过程和成果。工程档案既具有档案的一般性，即原始的历史记录，可以作为追溯的根据和凭证；又具有自身的特殊性，即实体作业的技术依据，如使用、维护、管理、改扩建中的根据和设计、施工技术凭证等，它是工程建设项目管理过程的重要组成部分。

档案管理是否科学、有效对建设工程项目的顺利进行起着举重若轻的作用，它能够为建设工程提供查考的依据。档案是在建设工程项目进行的过程中直接形成，是完完全全的数据再现，是备查的第一手参考资料，客观地记录了建设工程真实的历史情况，是最可靠的凭证。另一方面，它保留了最准确的历史痕迹，比如，有的资料是当事人的亲笔手稿，有的则是工程项目负责人或相关人员的亲笔批示和签字；有些材料则是照片、视频及音频等，这写都是档案具有凭据作用的最有力证明。

二、建筑工程档案管理存在的

问题

1、档案资料的信息不够完善。我国虽然加快了建筑工程档案信息化建设步伐，加大了关注和投资力度，但由于建筑工程档案所需的数据库较大、信息相对比较分散，导致目前建筑工程档案信息化建设仍较为缓慢。因不同地域档案信息的管理利用情况各不相同，造成了档案搜集归档和档案信息资源利用等工作存在较大的难度。又由于档案收集与利用脱节、信息繁杂、保管部门没有统一的保存规范，使得档案信息流通不畅，无法充分发挥档案信息资源的潜在价值和无法实现不同方面的数据资料进行有效共享。因此，各个建设项目在建设过程中并不能及时按照相关的规范将档案整理完整，并建立统一的档案管理方式，使得工程档案管理混乱，档案信息不完整。

2、工程档案归档困难，收集资料不及时。工程建设项目从前期的可行性论证到竣工验收报告，中间要经历项目审批、工程招投标、施工过程、质检验收等环节，由于时间跨度较长，造成文件、图纸、音像资料等归档材料收集难度较大。另一方面，工程档案的内容涉及的部门、人员众多，这些人员的业务素质参差不齐，档案记录内容或简或繁，记录要求也并非能够完全达到规范标准，有些环节的人员变动频繁，在工作交接过程中极易发生档案丢失、内容残缺等现象，并且很多档案资料都是在生产之后才进行整理的，但是后期的施工人员对于前期施工的具体情况并不了解，这就使得工程建设档案的真实性和完整性受到了极大的影响。

3、档案资料的使用不够重视。实际工作中，很多建筑企业将资金和精力投入到控制工程的进度、保证工程质量、重视施工安全、缩减施工成本等工序上，对档案管理的重要性缺乏正确的认识，存在着敷衍应付现象，对于工程项目档案管理工作，没有配备专业档案资料管理人员，在档案资料搜集、整理、归档等过程中，临时指定其他人员兼职管理。在这种情况下难免会造成档案的丢失、遗漏、不规范等问题的出现。建筑档案是建筑过程的真实、系统反映，通过档案记录的查询能够直接反映建筑过程中各个环节的运行情况，当建筑出现质量问题后应首先对建筑档案进行分析，从中查找原因。但目前，施工企业对建筑档案的利用效率还较低，很多建筑出现质量问题后并没有对建筑档案进行查找和分析，使建筑档案的保存失去了应有的作用，这也是造成工程档案管理问题的主要原因之一。

三、对建筑工程档案管理的几点建议

1、完善档案管理的信息化建设。要积极探索和建设一套科学、完备的信息化管理模式应用到档案管理工作中。信息化管理是档案管理发展的重要方向和必然趋势，要提高建设工程项目档案管理工作的科学化水平，就有必要将建筑工程档案管理与信息化建设进行有机的结合，开发能够实现数据之间交流和互动的新型信息化管理软件，利用先进的信息技术进行合理、有效的管理。利用计算机技术，将以纸等其它物质为载体的档案资料转化为数字化信息，建立相应的数据库，实现档案资源的准确归类，建立档案基础平台，促使档案信息在最大程度上实现共享。

2、加强对建设项目档案工作的组织领导，资料收集。

（1）建立健全项目档案工作各项规章制度，明确每人的工作职责，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。档案资料收集应跟着施工进度同步进行，在施工过程中，尤其是关键工序和隐蔽工程施工过程中，必须对资料进行现场搜集，并作好详细、规范的记录。

（2）每个建设项目，特别是投资大、周期长的项目，往往参建单位众多，形成的文件材料多而杂，如果都由建设单位来整理则要投入相当多的人力、物力和精力，建议由项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行；项目建设单位在签订招标合同时把项目档案的整理要求明确提出，每个参建单位形成的材料，由形成单位负责整理好，向建设单位项目管理部门或档案部门移交；定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排布署下步工作。

3、提高对档案管理工作的重视

（1）正确认识档案管理的重要性和必要性，加强对档案管理的重视程度。首先企业领导要重视，必须建立、健全档案的管理制度和具体措施，设置专门的资料管理部门，配备专职档案管理人员，保证归档资料及图纸的完整、准确和规范。工程项目管理人员与档案人员在档案整理过程中应明确自身的责任，保证归档质量，将档案管理工作落到实处，这样才能进一步保证档案的完整性。

（2）提高档案管理人员的专业素养

档案管理人员作为档案管理的主要执行者和参与者，其业务能力直接影响着档案管理工作的质量。近年来，随着我国建筑工程迅速发展，工程资料在管理过程中出现许多新的特点和变化，这就给管理人员提出了更高的挑战和要求，档案管理人员是否具有较高的专业水平以及较高的职业责任感，是档案管理工作能否顺利进行的关键。因此，加大对档案管理人员的培训力度，不断提高档案管理人员的专业水平和管理观念，增强档案工作思想、政治、文化等素质；提高能够真正领会和掌握相关法律、法规的规定，增强责任心，保证工程档案的质量；提高档案工作的自豪感、责任感、自我管理意识，学习网络和计算机知识，为单位发展培养现代档案管理复合型人才。

综上所述，建设工程档案反映工程项目的真实面貌，保证工程档案资料的准确、完整和系统尤为重要，如何加强工程项目档案管理工作刻不容缓。因此，要搞好企业工程档案管理，必须要制定有效完整的制度，扎扎实实地做好基础工作，抓好各类档案资料的形成、积累、立卷、归档、管理和利用，并根据实际管理过程中存在的问题，不断总结经验，确保工程档案的完整性和有效性，从而为以后的工程建设提供必要的借鉴和帮助。

(作者单位：陕西省建筑装饰工程公司)