环境监测档案的保密管理工作

文/马亚妮

环境监测档案的保密管理工作

文/马亚妮

环境监测档案是环境保护工作规划、发展、建设中不可或缺的部分，而环境监测档案的保密管理工作对于环境监测档案工作来说尤为重要，可以充分发挥环境监测档案的实际价值，使其更好地服务于我国环保事业的发展

档案是组织或个人在以往社会实践活动中直接形成的清晰的、准确的、具有完整记录作用的固化信息，包含国家机关、社会团体以及企事业单位等各行各业工作过程中的真实记录，具有特别重要的凭证作用和参考使用价值。环境监测档案是做好环境保护工作的最基本要求，各类检测、采样、分析等监测档案数据能够记录和反映各时期的环境质量，同时为环境保护的发展规划、污染源治理、城市环境改善等提供科学依据。保密工作是环境监测档案管理的一个最重要的组成部分，也是推动环境监测工作实现快速科学发展的根本保证，因此做好环境监测档案的保密管理工作具有十分重要的意义。

一、环境监测档案主要工作内容

全面做好环境监测档案管理工作,不但能够有效发挥档案的实用价值,同时能够向社会经济发展提供必要的信息资源，重点应做好以下四个方面工作：一是完成质量手册、程序文件、监测报告、技术记录等各类环境监测文件和资料的归档工作；二是按要求对档案进行分类、编目、登记、统计和必要的整理，建立相应的台帐，并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案；三是定期检查档案的保存情况，对损坏的档案及时采取一定的修补措施，确保档案资料的保存完好；四是认真负责地做好档案的保密工作，调用档案必须严格办理审批手续，并且限期使用、按期返还，保障档案的安全。

二、环境监测档案特点

1.专业性

环境监测主要是运用现代科学技术手段对各种环境污染物的监视、监控和测定，进而采用科学技术手段对环境质量及其变化趋势进行评价的过程。环境监测单位依据国家规定以及相关标准、法规，使得各种被监测对象的信息能够全方位、不间断地获取，监测对象包括大气、污水、废气、土壤、噪声等等，而监测到的大量原始数据均需要进行归档，因此环境监测档案管理也呈现出极强的专业性。

2.完整性

环境监测档案反映了一个连续时期内整个环境监测活动过程，档案材料之间联系紧密、缺一不可。而环境监测档案的不完整既影响档案的正常使用，同时会影响它的使用价值，甚至会制约环境保护工作的快速健康发展，故不得将其进行切割、分散。

3.准确性

随着我国各行各业的快速发展壮大和人民生活水平的逐步提升，对环境监测档案也提出更高要求，不再局限于本机关的利用，还要满足于政府决策、企事业单位的使用以及环境整治规划、污染源治理应用等，因此一定要确保环境监测档案数据的真实性和准确性，并且要及时、正确的向单位或个人提供所需要的环境保护档案信息，为下一步环保工作的正确开展提供了重要的数据支持。

三、存在问题

档案保密工作是档案信息风险管理工作中的重要问题，近年来档案信息在带给人们高效工作和便利生活的同时，也给档案保密管理工作带来了一些新情况、新问题。

1.档案管理人员的保密意识不强

随着信息化社会的高速发展，档案信息共享程度呈指数化上升，大大促进了档案信息向开放化方向发展，能够进一步发挥档案的社会和经济效益。随之而来，全面开放的档案信息也存在一些隐患，并且对重要档案信息也形成一定威胁。由于有些档案管理人员存在重使用轻保密的传统思想，保密意识淡薄，责任心、事业心不强，对保密工作的重要性认识不到位、理解不深刻，也没有接受过正规、系统的保密知识培训，这就导致档案信息的保密工作存在一些安全隐患，一旦发生保密期限内档案信息泄漏事件，对国家、集体或个人利益造成的危害将无法估量。

2.保密管理制度不完善

目前，我国档案保密相关的法律法规体系没有健全，各单位现有档案保密管理制度不够完善，从而使得在工作中档案信息管理缺少对应的依据。并且，一些单位还根据自身情况制定了与《保密法》、《档案法》要求不同的规章制度，使得档案管理人员在实际执行过程中存在一定困难。即使一些单位已经制订了保密管理制度规定，但由于没有有效落实，形同虚设，加之执行力不强，故导致档案保密工作不能较好的开展。

3.技术手段不够先进

近年来，自动化信息技术水平逐年提升，档案信息的主要载体逐步从单一的纸张向多媒体转变，办公自动化全面引入档案管理系统，各种高科技的窃密手段层出不穷，档案保密技术将会面临十分严峻的挑战。目前，国内档案应用系统涉及的信息与网络安全的防护能力不足，没有在实际工作中应用防盗加密技术，系统存在很大的安全漏洞，存在极大的风险性和危险性。并且，现有档案管理模式为开放式管理，但是许多档案应用系统的自动化设施和信息技术缺乏必要的升级和技术改造，无法跟现代档案信息管控要求相匹配，从而使得档案管理的保密工作无法实现新的提升。

四、环境监测档案保密工作的改进建议措施

1.强化档案管理人员的保密意识

环境监测档案管理工作具有较强的政治性，档案管理人员除了要掌握的环境监测专业知识以外，还要加强档案保密工作的培训学习，进一步强化个人防范意识和风险意识，深刻理解档案保密工作的重要性，切实做到爱岗敬业、业务熟练，有效推动环境监测档案管理工作的全面提升。

2.做好实验室资质认定计量认证证书的妥善保管

资质认定计量认证证书是具备国家相关法律、法规的基本监测条件和能力的凭证，可以向社会出具有证明作用的检测数据和结果，需要进行妥善保管。任何单位或个人需要借阅、复印各类实验室资质认定证书，要严格履行相关审批手续，应将使用原因、归还日期等重要信息填写清楚，才能够借出使用。若需进行复印，必须由档案管理人员负责复印，复印后还需加盖专用章，有效杜绝复印件的二次使用。

3.严格保管《质量手册》

《质量手册》是环境监测站构建质量管理体系、实施质量管理的准则、开展质量改进的依据，对站内质量管理体系、质量活动以及技术要求作出了具体规定，所有从事监测工作的员工都应遵循该手册。并且《质量手册》为受控文件，只限在本站内使用，受控本由档案管理部门统一编号后发放给监测人员，持有者必须对其妥善保管，不得私自带出站外阅读使用，不得自行更改、涂划，不可随意向无关人员外借、外传或复印外赠，应确保《质量手册》的安全使用。

4.做好电子档案的安全管理

电子档案信息安全最重要的就是数据安全。对于环境监测档案管理工作来说，计算机中贮存的各类数据和报表尤为重要，应通过一些安全技术保障措施的实施，有效提升电子档案信息的安全系数。全面增强电子档案工作人员的安全意识和保密意识，严格执行电子档案管理规定，对存贮和传输监测数据的计算进行管控，对工作人员个人行为进行监控，有效避免电子档案信息的泄漏、丢失。只有上报信息的工作人员才能使用存贮和传输监测数据的计算机。对重要的电子档案信息内容可采用双密钥码进行加密处理，防止第三者对原文件进行解密。对于解决计算机网络的安全问题，常规可采用物理隔离、使用防火墙以及身份验证等安全技术。

5.慎重管理涉密档案

环境监测档案中有许多为涉密档案，主要包括各类监测数据、月报、年报、污染事件调查以及《环境质量报告书》等等。涉密档案信息可由专人来管控，并且在内部建立出相互监督的机制，以上级管理为基础，增设平级监督人员，能够有效提升涉密档案信息安全管理水平。另外，应该在带锁的移动密集档案架或带密码锁的保险柜里存放涉密档案，以保证其安全。

综上所述，环境监测档案是对历史环境质量数据进行真实的记录和反映，各级人员都应充分认识到档案保密管理工作的紧迫性和重要性，积极探索新的档案管理思路和方法，切实保障环境监测档案管理的安全性和保密性，使其为构建社会主义现代化发挥应有的信息价值。

（作者单位：榆林市环境监测总站）