抓住评估机遇推进电大档案工作

文/姜 丽

抓住评估机遇推进电大档案工作

文/姜 丽

档案工作对于高校来说虽不像教学科研工作那样是一项主要的工作，但作为记载学校发展历程以及教学、科研等各项活动的原始记录来说，是任何事物无法替代的，因此，其作用不可低估。

一、高校档案工作的重要性和必要性

高校档案是高校在教学、科研、管理以及其他活动中形成的各种文字、图表、影像等记录，是学校发展历程的客观真实反映，是第一手原始资料。所以，学校的日常工作查考离不开档案。而对高校的教学能力和办学水平进行客观、公正、全面的评价,就必须看第一手资料，所以，档案工作作为评估的一个项目，工作的好坏直接影响着综合评估的分数。况且，档案材料作为学校评估升级、改革发展的重要材料，评估学校的各项工作，必须对高校的档案予以系统化、全面化的查阅。因此，做好档案工作是确保高校持续健康发展的不可或缺的重要因素，绝不能忽视档案工作。

二、目前高校档案工作存在的问题

从延安的情况看，档案工作目前还存在几个方面的问题：一是认识不足。从上到下对档案工作重视不够，直接影响了档案工作的正常开展；二是档案基础工作比较薄弱。每年的档案不能及时归档，导致一些档案资料流失；三是资金投入少，档案保管条件跟不上；四是档案工作人员素质较低。未经过档案业务培训，缺乏档案专业知识和基本操作技能，整理的案卷质量达不到规范要求。档案的开发程度不够。

目前高校正在进行评估活动，这对高校工作既是一次全面检查，又是一次有力地促进，档案工作要抓住此机遇，以推动其走上健康良性发展的轨道

三、推进档案工作规范化管理的途径

随着办学层次的提高,对档案管理水平提出的要求更高,虽然说是挑战，但也为档案事业的发展带来了难得的机遇。把握住学校升格的有利时机，争取领导对档案工作重要性的认识,从而加大对档案工作的支持力度,可以快速提升学校档案工作层次。如何突破档案工作的瓶颈，利用高校评估之机寻找档案工作的出路，笔者认为应该从以下几个方面作为突破口：

1.加强领导，层层落实。高等学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和监督。也就是通常所说的“三纳入”“四同步”，即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围。学校应根据工作需要设置一名或多名专职档案人员负责档案工作，各系部也应指定一名兼职人员，负责本系部有关档案材料收集整理，使工作中形成的档案材料能及时完整归档。同时要建立健全行政管理制度，规范档案管理者行为，使档案的各个环节制度化、规范化。

2.通过评估，提高整体档案意识

平时工作中，档案人员常遇到的问题是档案材料收集难，收不齐全，从而造成案卷质量不能达到相关要求。究其原因，主要是大家的档案意识薄弱。在学校评估过程中，档案管理人员必须及时、快速、准确地为评估专家组提供相关档案信息，如果平时档案工作没有做好，在教学评估过程中就会遇到很多困难。因此，利用这个机会，向领导和广大教职工宣传档案工作的重要性，使他们认识到只有强化档案的服务意识，做好档案的基础性工作，才能使档案管理水平进一步提高，才能为学校各项工作提供优质服务。所以，抓住机遇，赢得各方重视，提高档案意识至关重要。

3.加强档案法律法规宣传，完善管理制度

高校要利用会议等一切可利用的机会向干部职工广泛宣传《档案法》《陕西省档案工作条例》。要使他们认识到文件不及时归档或者归档不齐全以及过度归档都是违反《档案法》的行为。同时要建立完善学院的档案管理制度，比如：各门类档案立卷归档制度，档案人员职责范围、考核制度，档案的保管、借阅制度，各门类档案材料的归档范围和保管期限表等，这样才能让大家真正从思想上和行动上自觉配合档案部门的各项工作，从而保证各门类档案都能及时收集齐全，按时整理归档。

4.加强培训，提高档案管理人员的素质

档案工作是一项专门性、科学性、技术性很强的工作，它在档案的分类、整理、著录、标引以及信息化加工等方面都有具体的标准和要求，且不同门类载体的档案分类、期限、整理的标准都不一样。只有掌握了档案工作的相关理论知识和业务技能，才能搞好档案工作。否则，即使有搞好档案工作的愿望，但没有搞好档案工作的本领也是一句空谈。

我校的档案管理工作起步较晚，基础工作薄弱。目前，我们学校的档案室在办公室下设，配备2名兼职档案管理人员，且人员年龄偏大，知识老化；文化程度较低，计算机应用能力薄弱。另一方面，档案管理人员不稳定、流动性大，因此，提高档案管理人员素质是当务之急。因此，必须重视和加大对档案管理人员的业务培训力度，要经常参加档案部门举办的学习班，不断学习新知识、新技能，这样才能提高档案人员的业务素质，使其掌握档案管理工作的基本知识和技能，贯彻落实好相关档案规范标准，以保证档案工作的规范化。所以抓住评估的机会，强化人员素质，提高档案工作的质量，能促使今后档案工作有序开展。

总之，高校评估工作的开展为高校档案工作提供了良好的发展契机，学校档案部门应当利用此次机会，广泛宣传，引起领导和教师的足够重视，使档案工作从此走向健康发展的快车道。

(作者单位：陕西广播电视大学延安分校)