职业院校档案管理工作中存在的问题及对策

文/常民茹

职业院校档案管理工作中存在的问题及对策

文/常民茹

职业院校档案是一种重要的信息资源,是做好教学管理工作的重要保证。职业院校历年来形成的档案,只有经过系统的收集与整理、科学的管理和利用,才能够更好地为学校各项工作服务，真正发挥档案工作的效能

随着社会不断地发展新变化，市场对技能类人才的需求正在不断增加。职业院校在这样的大环境下，也迎来了新的契机与挑战。但要想长久健康发展，不仅要做好培养一流的技能人才教学工作，还需要做好教学基础管理工作，而具有提供信息资源作用的档案管理工作恰恰是做好教学管理工作的重要保证。笔者结合自己工作实际，简要分析了职业院校档案管理工作的重要性，并尝试对工作中存在的问题及解决对策进行探讨。

一、档案管理在教学管理中的重要性

职业院校档案是职业院校在管理、教学、教研实践等活动中形成的具有备考利用价值的文献资料。它不仅是教学活动的原始记录及凭证，记载着院校的办学历史及发展演变历程，汇集了职业院校既有知识成果和社会价值。同时，它又是职业院校成长和奋斗的沉积宝鉴，具有现实的和潜在的开发和利用价值，是院校工作中不可或缺的组成部分，对职业院校的发展具有举足轻重的地位和作用，是规范院校管理的重要途径之一。

通过档案不仅可以全面掌握教学工作、生源变化、教育成果，为学生就业后技术资格评定、晋升、创业拓展等提供凭证，还能为职业院校开发建设与发展提供借鉴和依据。一定程度上可以说，档案管理是一所职业院校管理工作中不可或缺的部分。

二、职业院校档案管理中存在的问题

1、重视程度不够。一些职业院校偏重教学，忽视档案管理。相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，以为档案管理只是简单的收集、分类，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。且由于这样的认识偏差，导致档案管理的资金和编制受限，甚至有院校未设置独立的档案管理部门或人员，未采取必要的措施来维护档案的完整、安全,未能建设可以维护档案安全、延长档案寿命的基本物质条件，达不到规范的基本要求。

2、管理力量薄弱。一是队伍不稳定。在许多职业院校，档案管理人员均由办公室勤杂人员兼任，且变动频繁，专业化程度不高，存在不懂不问、不会不学的现象，导致档案整理、管理混乱。二是管理质量不够高。有的档案管理人员只会立卷归档的基本知识，对收集整理、编研利用以及保存保管等专业问题混淆不清，进而使档案在要用时用不上，档案的价值显现不出来，档案管理质量上不去。

3、档案管理信息化建设滞后。信息化是档案管理工作发展的必然，也是提高档案管理水平的有效途径。目前，许多职业院校档案管理信息化建设较为滞后，主要表现在对档案信息化建设认识不够，未把档案信息化建设纳入院校信息化整体规划；院校档案信息化相关制度标准不健全，实际工作过程中缺乏具体的措施和装备；虽配备了相关的 硬件设施，但利用率低；对档案信息资源的开发利用不足，未能实现整个院校信息资源的网络共享。

三、做好职业院校档案管理工作的对策

1、完善健全院校档案管理规章制度。当前，国家及我省相继制定出台了《中华人民共和国档案法》《企业档案工作目标管理办法》等一系列法规制度。职业院校应加强这些法规制度的宣传贯彻，并结合院校实际情况，建立和健全档案管理制度，并将其纳入整个教学管理制度建设，确保档案工作有章可循。

2、逐步加快档案信息化建设步伐。档案部门进行信息化建设，首先要解决的一个观念问题，就是档案的信息化建设不是简单地用计算机检索档案，也不是仅仅是用计算机保存档案，而是要借助信息技术，引进先进的管理理念，改善、改革档案管理中的一些做法。这是一种高层次的认识，要求我们不断学习，吸纳新知识，不断在工作实践中改进。坚持档案信息化建设与院校信息化建设统筹规划、同步推进。同时，认真研究档案信息资源的开发利用，建立网络服务系统、充分挖掘档案信息化平台的潜力。

3、不断提高档案管理人员专业素质。有时做档案工作的人未必都能明白档案工作的重要性，这是因为他们只是为了工作而工作，没能总结自己对社会的影响。这要求相关人员做好档案管理工作的宣传和教育工作，使人们特别是档案管理人员对工作有积极的认识，以适应院校档案工作的改革和发展。通过激发和调动档案管理人员的积极性、创造性，充分发挥其主观能动性；通过有针对性地培训，不断提高当里人员的业务素质，以便其有效实现档案专业管理，有效为院校建设和发展服务。

4、加快资金投入，改善提升硬件设施。除了档案人员要努力做好本职工作，档案管理工作作为院校提升管理水平的重要基础工作，也要需要得到足够重视，计划里统筹安排，落实上协同配合，并且加大经费上的投入，改善工作条件和库房设施，确保管理好档案、利用好档案。

总之，职业院校档案工作应围绕院校建设和教学开展工作，把握重点、突出特点，不断加大档案资源的开发利用，使档案管理工作更好地服务于职业教育教学工作。

（作者单位：陕西建设技师学院）