大数据时代给档案工作的挑战与启示

文/张 旭

大数据时代给档案工作的挑战与启示

文/张 旭

在大数据浪潮的引领下，我国各行业开展了广泛的大数据技术研究，那么，大数据与档案有什么关系，大数据时代又会给档案工作带来哪些挑战呢，档案工作者又该如何应对？本文通过分析大数据与档案的关系，探讨大数据时代电子档案归档“双套制”以及档案开放问题，为做好大数据时代档案工作打好基础

大数据技术能够通过海量、动态数据的有效集成，推动社会治理的精细化和科学化进程，并有效节约社会治理的成本，已经吸引了世界多个的国际组织以及国家的关注。在大数据浪潮的引领下，我国档案部门迅速掀起了研究大数据的热潮，大数据、档案信息、大数据档案等概念在学术界反复地出现，那么到底大数据与档案之间有怎样的关系，是我们研究大数据必须首先弄懂的一个问题。

一、大数据与档案的关系

大数据的概念应定义为记录人类社会活动的、具有规模效应的数据集合。《档案法》规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。单从档案的定义来看，除电子档案外，其他载体形式的档案与大数据没有任何关系，只有档案记录的信息可以称之为数据。从档案的特征来分析，档案具有社会性、历史性、确定性及原始记录性。而大数据也具有类似的特征，大数据也是人类社会活动的原始记录，其内容也具有确定性，且其记录的内容只反映事物已经完成的状态，同样具有原始记录性。因此，档案与大数据的关系仅是具有相似的特征，大数据是具有鲜明档案特性的数据集合。但是，从数据的保存价值来讲，有些数据集合对国家和社会没有永久的保存价值，不需要永久保存。真正与大数据有直接联系的，只有电子档案一种形式，电子档案与大数据之间是种概念与属概念的关系。

二、如何应对大数据时代做好电子档案归档工作

要应对大数据时代的电子档案归档工作，首先要做好现阶段电子档案归档系统与办公系统的融合，加强电子公文流转系统的全程控制，按照公文起草、签发、拟办的过程存储形成的电子档案，确保公文类电子档案内容齐全。对于专业类电子档案，应由国家档案局会同专业部门，分门别类制定有关专业类电子档案数据标准，确保专业类电子档案的系统配置、标准规范的尽快落实。其次，要制定档案数字化计划，要着眼未来档案工作发展需要，制定符合实际的档案数字化计划，并按照有关技术规范统一数据标准。最后，要瞄准大数据时代电子档案归档工作的需要，研究数据资源采集、管理、发布、分析、利用的数据平台模型，满足电子档案归档及管理的需要。

三、做好大数据时代档案开放工作

在实际工作中，由于各种原因档案开放工作与社会的利用需求还存在一定的差距。而在大数据时代，做好档案开放工作是决定档案工作成效的重要因素。

（一）大数据时代对档案开放提出了更高的要求

按照《档案法》规定，“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限可以少于30年”，1991年-2007年，我国各级综合档案馆馆藏档案年均开放率仅为27.9%，而欧美多数国家档案开放率已达到或超过60%，美国的档案开放率甚至达到了90%以上，根据国家档案局统计，2009年我国国家综合档案馆的档案利用为1308万卷（馆藏档案为28089.2万卷，开放档案为6687.4万卷），可见，我国的档案开放率与新时期档案工作的要求还有一定差距。大数据时代，数据已变成经济社会发展的重要基础，信息的利用与开发能力在很大程度上决定着整个社会的创新能力，如果不能及时地开放档案或数据，让社会公众掌握充分正确的数据，势必会影响政府的行政效率、以及社会的创新力。美国联邦政府的数据开放策略或许会给我们一些启示，2009年5月至12月，美国联邦政府开放数据平台DATA.GOV共收到社会各界约900项开放数据的申请，美国联邦政府回复：16%的数据立即开放，26%将在短期内开放，36%将计划开放，还有22%因为国家安全、个人隐私以及技术方面的限制无法开放。因此，面对大数据时代对档案工作提出的新要求，怎样顺应形势做好档案开放工作是档案工作者必须认真考虑的问题。

（二）影响档案开放工作的原因

从实际情况看，影响档案开放的因素有很多，既有档案意识的原因，也有法律、人才队伍等方方面面的原因，诸多复杂的因素交织在一起，导致了我国档案开放工作进展得不甚理想。一是因为法律规定太笼统，《档案法》规定了档案应该开放的时限，而对于限制开放的规定则过于笼统，不够细致；另外，由于档案部门开放档案的责任太宽泛，社会各界对于利用档案的诉求也日益多元，对于档案工作者来说，开放档案不仅意味着方便了档案利用，也意味着承担了更多的未知责任，档案利用现实工作中出现的问题也反复在“告诫”档案工作者，开放档案一定要“慎之又慎”，这给档案开放工作确实带来了很多限制。

（三）如何做好大数据时代的档案开放工作

数据是大数据时代社会最基本的组成单元，数据采集和处理将成为社会发展的一项重要工作，随着科学技术的不断发展，大数据的增长必然是几何数量的。面对这样庞大的数据量，如果单纯依靠单一部门（比如档案馆）的力量很难做好数据处理工作。对我国档案工作者来说，明确档案开放鉴定的主体，由档案专职人员负责档案及数据开放鉴定工作，制订限制开放及利用的清单，在向国家综合档案馆移交档案时，由档案移交单位提出档案开放意见，注明哪些档案或数据应该延期开放，延期多长时间，除此以外全部开放。同时，还要以法律的形式列出国家综合档案馆的免责条款，免除档案馆开放档案的责任，档案馆只负责提供档案利用，由于档案利用而延伸引起的各种责任则与档案馆无关。

四、运用大数据思维提升档案信息综合服务能力

（一）搭建“智慧档案”服务平台

根据工业和信息化部的统计，目前全国有400多个大中型城市提出了建设“智慧城市”的目标，约占地级以上城市数量的60%以上。虽然“智慧城市”的建设还处在起步阶段，但城市运行与管理的各个系统已经在独立地发展，很多大中城市在智慧交通、智慧金融等系统已经取得了初步成果。档案部门可以抓住建设“智慧城市”的机会，结合档案工作实际，提出一套“智慧档案”服务平台的完整指标体系，运用信息和通信技术手段，向社会民众提供跨平台、跨设备和跨服务机制的档案数字服务，整合档案信息化建设形成的“信息孤岛”，解决档案信息化建设的瓶颈问题，真正实现档案的信息化管理、专业化挖掘、智能化应用，从而为社会创新和社会发展服务。

（二）拓展档案信息服务领域

在大数据时代的一个重要目标就是对数据获取和利用的便捷性，在我们提升档案信息服务能力的过程中，除了要开展档案信息化以及做好网络信息平台的整合，更重要的是要以用户体验为中心，把档案信息服务领域延伸到手机及手持终端领域。根据中国互联网信息中心的统计，截止2014年6月底，我国移动电话用户数量已突破12亿户，而手机网民的数量已达5.27亿，手机用户已经成为信息产业的重要客户群体。档案部门要着眼于未来手机以及手持应用终端的市场，积极搭建具有拓展性的综合信息平台，开发多样的手机应用APP，使人们随时随地都能享受高质量的信息服务。

（三）制订数据管理体系

大数据时代，任何一个机构都要面对海量数据，而且数据的格式是多种类型的，如果没有一个统一的数据管理体系，很难做好数据的采集、利用工作。因此，档案部门要着眼于大数据时代档案工作的发展需要，积极与信息化统筹部门合作，制订各种数据的管理体系，对于各行业产生的数据格式、元数据进行规范，确定数据的种类，构建数据检索系统，为大数据时代的档案管理打好基础。

（作者单位：延安市儿童福利院）