建立照片档案的体会和做法

文/薛 芳

建立照片档案的体会和做法

文/薛 芳

从目前照片资料保管的现状看，多是散存在摄影者和私人手里，有的据为己有，有的调动工作不做移交，既没有系统整理，又缺乏科学保管。不仅丢失严重，幸存的照片也变黄褪色，底片粘连变质。种种情况表明，建立照片档案非常必要，而且必须引起足够的重视

照片档案是档案的一个重要组成部分。收集和整理好照片档案，是对文书档案的补充和发展。1958年我站建立机关档案室，仅藏照片400余张，这些照片档案既未归档，也没有整理，根本无法利用。2014年，我们根据上级业务部门要求，狠抓了照片档案的征集和归档工作。截止2015年，征集照片3500余张，经过认真精选整理，现已立卷归档的共46集、7大类，照片2175张，其中彩照367张、黑白照片224张。我们将分类整理的照片档案，装订成册，进行保管。经过这次整理照片档案的实践，我有几点体会：

一、认识建立照片档案的重要性和迫切性

照片是一种形象性的表现艺术，它是人类活动形象的记载，能再现历史的真实纪录。随着科学的发展和摄影技术的不断进步，通过照片，既可记录宏观世界的运动，又可反映微观世界的变化，和其它类型档案相比，它具有直观性、形象性的独特优点，是其它档案所无法替代的。同时，照片档案与其它各类档案往往是有一定联系的，是相互依存、相互印证、相互补充的，二者共同记录客观事物、反映历史事件。但是，从目前照片资料保管的现状看，多是散存在摄影者和私人手里，有的据为己有，有的调动工作不做移交，既没有系统整理，又缺乏科学保管，不仅丢失严重，幸存的照片也变黄褪色，底片粘连变质。种种情况表明，建立照片档案非常必要，而且必须引起足够的重视。

二、做好照片档案的收集与征集工作

（一）明确收集的内容、范围。结合我单位实际情况，我们着手收集省、市上级等有关部门及在外地、本地工作的老同志家中保存的具有研究价值的历史和现实的照片。

收集的内容和范围有：

1、主要包括中央、省、市同志领导来我单位视察工作等活动照片，我站历年获得国家、省、市表彰奖励的先进集体、先进个人照片及历任站长、副站长照片。

2、我单位召开的各种有影响的会议照片，如陕、甘、宁、蒙四省（区）环境监测协作会议，我站召开的先进支部、政治工作会议、经验交流会议等照片。

3、反映我单位两个文明和经济建设、科学技术等各项事业发展状况的照片。

4、我单位与兄弟单位和有关部门在经济、文化等方面的交流及重要外事活动的照片。

5、我单位各个部门主要职能活动的照片。

6、收集本地区地理概貌、城市建设、名胜古迹、自然风光、民间风俗和著名人物的照片。

7、其他具有保存价值的照片。

（二）采取多种形式、多种渠道收集。

1、广泛收集。照片档案的收集工作，不仅要做好内部有关照片档案的收集，而且要做好对外收集工作。这是因为某些照片涉及面很广。因此，我们召开了有关会议，向各单位发了通知，宣传收集照片建档的重要意义，并提出任务，明确要求，对照片档案实行集中统一管理。由于我们深入宣传并广泛发动群众，收到了显著效果。仅2012至2014年，干部职工自己交来和我们上门收集的照片达1000余张。

2、重点收集。通过调查了解，我们掌握了照片存量较多的榆林日报、榆林市环保局、榆林市农业局等单位。我们采取“逐个登门，专题研究”的办法，进行重点收集。

3、向私人征集。为了征集到有参考价值的照片，除了到重点单位收集外，我们还通过各种形式，向私人征集。过去，我站领导人重要活动照片，有不少保留在个人手中。我们借各种机会，向他们宣传建立照片档案的重要意义，得到了他们的积极支持。

4、跟踪拍照。为了积累照片档案，凡中央、省、市环保环境监测的一些重要活动、重要会议，派人前去拍照，大大丰富了机关档案室的各类照片档案。

5、有偿征集。向机关单位征集照片、底片，只要讲清道理，他们是乐意把照片资料集中到档案馆保存的。但对少数自费拍摄的照片，或私人保存的珍贵照片，采取适当补偿或借用翻拍的办法进行征集。几年来，我们采取这种办法先后向私人征集回各种珍贵照片200张。

三、分门别类进行整理和归档

照片具有直观性和形象性，但其数量有限，每张照片无法反映事物的全部内容。必须依靠文字加以说明，才能便于保管和检索利用。经过几年的实践，我们本着“实事求是，尊重历史，区分年代，分类保管”的原则，进行整理归档。

具体整理方法分以下几步：

1、将收集到的照片，认真检查，剔除重复，选留精品，按一件事、一次会议、一次政治运动，一个专题等，进行分类。要照顾其有机联系，保持完整性。

2、在分类查重的基础上，确定照片形成的时间、内容、地点、重要程度（历史研究价值和现实利用价值）和保管期限。

3、对每组照片，按其自然形成规律顺序进行排列，拟标题和文字说明。标题要简单明确，文字说明要力求准确，突出中心，通俗易懂，方便利用。文字说明拟好后，全部按顺序号打印，一式两份，一份与照片同粘在一起，一份装订成册，作为查阅索引。

4、粘贴照片。我们将整理好的照片，一律粘贴在统一购买回来的像册上。照片之间要适当留出文字说明的空隙。照片按自然顺序规律排列粘贴好后，再将打印好的文字说明逐个贴在照片下方。

5、将装订成册的照片档案，随其内容、分类进行排列，统一编号、编目、分类保管。通过上述整理办法，达到了分类清楚，保管安全，查阅方便。

建立照片档案，是一个逐步实践，不断完善提高的过程。在新的历史时期，随着科学技术的发展和经济建设的需要，建立照片档案工作，对于发展我们的档案工作将是十分有益的，因此，必须要抓好做好，为本单位留存丰富的影像记忆。

（作者单位：榆林市环境监测总站）