公路行业档案信息化的重要性

文/王 娟

公路行业档案信息化的重要性

文/王 娟

我国的交通运输业行情正在整体上涨，公路运输在我国方兴未艾。与此同时，关于如何加强对公路行业的管理，成了一个值得我们关注的重要课题。为了达到优化公路行业管理之目的，我们有必要提高公路行业档案信息化的程度。它对于公路行业的长期发展来说是至关重要的。本文专门探究公路行业档案信息化的重要性

目前，随着我国交通运输业的长足发展，公路运输的整体水平正在不断提高。但与此同时也存在着一些落后的、不合时宜的地方。公路行业档案传统收集管理模式已不能与快速发展的行业本身相协调，需要推进档案管理向信息化方向转变。如今，管理工作已经进入了信息化的时代，关于公路行业档案的管理也必须要与时俱进，信息化对于提高管理的效率与可靠性来说都是至关重要的，值得我们探索。

一、公路行业档案信息化的重要性浅析

在计算机与互联网等信息化技术条件出现之后,各行各业的生产与作业方式都发生了很大改变。这也给公路行业档案管理提供了全新的发展方向。关于公路行业档案信息化的重要性，主要体现在以下几个方面：

1.提高了档案收集工作的便利性

长期以来，我们在公路行业档案的收集上，采用的都是人工录入的方式，随着时代的发展，档案收集的工作量也越来越大，人工录入的方式暴露出许多弊端来，它对于时间与人力的成本方面都耗费较大，同时其精确性也常常不甚理想，难以达到立体性与完整性的要求。另外，人工录入的效果也过于单一，难以做到多样化。如今，随着计算机信息技术的迅速普及，便可以很大程度地提升档案录入的效率，使其独立性与完整性得到保障，生动性与具体性得到提高。另外它的录入形式也更加多样化，除了传统的文字形式外，图片、视频、音频、专业化的图纸等方式都可以作为公路行业档案的录入形式，使档案的收集与管理变得便捷许多。

2.档案的容量与使用效率得到提高

我国公路行业档案工作由于其特殊性和重要性，面临着许多新的挑战，也存在着一些急需解决的困难和问题。比如，采取传统的手工录入形式，只能制作出纸质版的档案，其保存起来难度较大，同时需要占用较大的场地，因此对于场地有着限制，查找和使用起来也会较为不便。而当档案管理实现了信息化之后，电子版的档案比起纸质版的档案来说无疑是一个巨大的进步。不但便于进行保存，对于场地要求也小得多，即使档案储存量大量增加，也不必对场地的面积进行扩充。另外，在档案的查找、使用方面都会便利很多。

3.有利于档案的共享与传输

传统的纸质档案，很难做到共享与传输，这样我们一旦遇到一些较为特殊的情况（如跨地域查阅档案），就不可避免地进行一些重复性的工作。这既严重影响了工作效率，也人为增加了工作强度，并增加了人力、物力等方面的开支。通过信息化的档案管理系统，重复性的工作就会减少，使工作效率大幅提升。同时降低了工作强度，在人力、物力等方面的开支也会减少很多，很大程度提高了档案的共享性和传输性。有利于档案的跨地域查阅，使档案能够最大程度地得到有效利用，档案的价值进一步得到有效发挥。

4.减少档案的损坏率及遗失率

对于传统的纸质档案来说，常常不可避免地出现损坏及遗失的情况。出现这些状况的原因在于档案经过较长时间的存放后，由于存放手段的失误而造成档案的受潮、丢失等状况，使档案发生损坏和遗失。而档案一旦遗失，就会带来一系列的隐患，甚至产生一些不可预知的严重后果。通过信息化的公路档案管理系统，可以实现档案的大量存放、自由读取与自动检索。并且只要计算机性能良好，管理系统使用性能可靠，那么一般情况下是不会发生档案损坏、遗失等情况的。另外，如果非档案所在地需要调取档案资料，则只需通过计算机网络的传输就可以快捷地调取档案，无需运送纸质资料，因此更是无需担心档案发生损坏与遗失的情况。

5.有效实现资源的节约

对于传统的纸质档案来说，由于存在着大量的需要处理的数据，对于数据信息进行收集、保存和整理的环节，不仅需要耗费大量的时间成本，而且还要耗费大量的纸张，不但人力、物力极大浪费，而且也不够环保，不能满足可持续发展和构建资源节约型社会的需要。另外，纸质档案在存放方面较为困难，很容易发生受潮损坏、遗失等不良情况。而一旦档案发生损坏，则不得不进行重新归档工作，使档案管理人员的工作量进一步增加。通过基于信息技术的公路行业档案管理系统，通过信息化的模式来进行档案的存储，就能有效地实现资源的节约，不但能有效地节省人力、物力，而且还节省了大量的纸张方面的资源，有效提高了工作当中的环保性，符合了可持续发展和构建资源节约型社会的需要。

二、实现公路行业档案信息化的有效手段

计算机和互联网两者的有效结合与相互渗透，有效地推动了各个行业的发展，也极大地推动了公路行业档案管理的变革。要想实现公路行业档案的信息化，可以采取以下手段：

1.建立和完善档案信息化管理制度

要想实现公路行业档案的信息化，首先必须要建立和完善档案信息化管理制度。总的来说就是要做到“两统两分”的原则——即统一规划、统一标准、分级管理、分步实施。通过规划建立起信息平台，将公路行业的相关信息全部录入各种信息储存的载体如光盘、U盘等当中，彻底解决传统纸质模式的存储空间不足的状况，全面实现档案的自动标引、编目、检索及档案全文自动存储。对此，必须因地制宜地“量身打造”一套合乎档案的整理、统计、查阅等各方面需求的管理标准，在此基础上进行档案信息化管理制度的制定。

2.加强档案管理队伍的建设

如今，我国的公路行业档案管理队伍在专业化水平上已经有了很大提高，绝大多数档案管理人员均接受过专业教育。然而，绝大多数档案管理人员均是从纸质档案时代过来的，通常都已经适应了纸质档案的管理模式，对于信息技术方面的掌握程度有限，信息化平台的档案管理系统难以驾驭。这些因素阻碍了公路行业档案信息化的普及和提高。对此，就要有意识地加强档案管理队伍的建设。一方面可以邀请那些精通公路行业档案信息化的人员，对档案管理部门进行培训，帮助他们掌握基于信息化平台的档案管理系统。另一方面要加强对人才的引进，有意识地聘请精通公路行业档案信息化的人员充实到档案管理队伍当中。

3.政府相关部门要加强资金方面的扶持力度

为了有效地推进公路行业档案信息化，政府相关部门一定要提高对这方面的重视程度，加强资金方面的扶持力度，要有意识地设置这方面的专款资金来进行公路行业档案信息化建设。另外还要不断地拓宽融资方面的渠道，来专门扶助那些具有典型性、前瞻性的建设项目，以实现投资机制的多元化。

4.统一规范标准

在进行公路行业档案信息化的软硬件建设时，一定要建立在规范管理业务的基础上。通过对机构的调整，对业务需求进行整合。基于对组织机构的优化来进行业务设置方面的优化，让各方面的工作都同计算机处理的需求相一致，使数据在采集、存储、传输等方面得到规范。另外，还要对软件及时进行升级。通过严密的项目管理措施，以统一化的组织管理，使数据采集的口径得到统一，使业务流程得到规范，让信息数据实现最大程度的共享和有效使用，打造标准化的数据和软件平台。

5.加强信息数据的安全性

在构建公路行业档案信息化平台时，一定要注意安全保密体系的构建，掌握内外网相分离的原则，以加强信息数据的安全性。这其中可以用到的手段包括数据备份与恢复、身份认证、实时检测与监控、访问控制、病毒防护等手段。在进行队伍培训时，要注意对档案管理人员进行安全保密、安全防护方面的培训。这方面的培训必须要常抓不懈，并做好对档案管理人员在安全保密、安全防护方面的考核。对于考核不合格的，必须要重新进行培训才能够上岗。

公路行业档案信息化建设，是当代公路行业档案的重要发展方向。为了达到这一目标，必须要在制度建设、系统平台建设和队伍建设等方面入手，有效地实现公路行业档案管理的信息化，使公路行业档案利用更高效、更可靠。

(作者单位：陕西省交通规划设计研究院)