浅析高校档案保护工作

汤男楠

摘 要：高校馆藏的档案是高校一路历经风雨的见证，传承了高校的文化和精神，对高校未来的发展和规划起着重要的作用。随着高校的发展与进步，高校档案的数量不断增多， 档案利用率也在不断提高， 如何采用科学方法保护档案已经成为各高校档案工作的一项重要的任务。而近年来，无论是纸质档案的保护技术还是数字档案的保护技术， 水平都有了一定程度上的提高，但仍存在诸多问题急需解决。

关键词：高校 档案 保护

高校档案真实且生动地记录了一所学校从事的教学、科研、党政管理以及其他各项活动的历史，是学校所拥有的宝贵信息资源，对于学校的历史和未来都具有非常重要的参考与凭证作用。

一、影响档案永久性保护的因素

档案工作的基本任务之一，就是维护档案的完整与安全，尽最大可能延长档案的使用寿命。可是档案文件在长期的保管和利用过程中，由于档案载体材料、保管条件、利用方式等原因，使档案文件受到各种各样的损坏，如虫蛀、霉烂、字迹扩散模糊不清、机械磨损等。

（一）档案载体材料质量的影响

档案制成材料和记录材料的质量是影响档案寿命长短的重要因素之一，决定了档案制成材料在保存、使用过程中抵抗理化损害作用和保持原有理化性能的能力。受历史客观条件的制约，一些形成年代较为久远的档案其载体和记录材料的质量不能满足永久性保存的需要。

目前，大部分档案材料仍然是以纸质为载体，在各种物理因素、化学因素、生物因素的作用下，纸张的老化是个不可逆的自然过程。

（二）档案库房保管条件的影响

档案寿命的长短与档案收藏环境及保护条件有着极为密切的关系。尽管由于环境和人为的因素，随着时间的推移，档案总是朝着逐渐损毁的方向发展。但完备的保护设施特别是档案库房，却能在延长档案保管寿命的过程中起着重要作用，是保护档案最重要的物质基础。

我们常见的档案库房空无一人而窗户大开、日光灯通明，库房当仓库堆放各种废旧电脑、复印机等杂物的情况，这些情形的发生都会加速档案的损害进程。

1、温度和湿度。一般来说档案库房要尽可能独立设置，保证门窗大小适宜，密闭性能好，以防止灰尘、高温、高湿对库房的侵入。在影响档案寿命的众多因素中，温度和湿度的作用是十分重要的。高温、高湿的环境，特别适合霉菌和虫害的生长繁殖，给档案制成材料

损毁较大。霉菌生长的最适温度为25～37℃，库房温度高，霉菌生长繁殖迅速，代谢旺盛。

2、光线与照明。光是具有能量的粒子，不同波长的光所具有的能量不同，波长愈短，能量越大，对纤维素的结构的破坏程度也越大。所以光线尤其是紫外线的长时间照射，能使纸张逐渐变黄、发脆，加速老化，最后成为粉末，对档案材料威胁很大。

（三）档案利用方式的影响

要使档案实现价值、发挥作用，离不开对其进行整理和利用，但在反复的加工整理和提供利用的过程中，对档案也会造成一定的损伤。一份档案在其形成过程中可能会需要经过多次重新装订，反复的整理和装订，会对纸质档案造成一定损害。此外，随着落实政策、编史

修志、评定职称等各项工作的开展，对档案的需求量急剧增加，利用档案的部门和个人越来越多，这就使大量重要的档案经过反复查阅和复印，遭受进一步的磨损和污染。

二、高校档案保护工作存在的问题

（一）档案保护意识缺乏

自从国家教育部依据《档案法》制定的《普通高校档案管理实施办法》简称《办法》实施以来，高校响应号召，加大了档案的建设工作，加大了人力物力的投入，加大了宣传力度。但在学校日常工作中，仍然强调为教学服务，在一定程度上导致了档案保护意识的薄弱，表现在实际行动上就是对档案工作重保管轻保护。

（二）专业档案人才缺乏

档案保护技术是一门综合性的应用技术，档案专业人员不仅需要有一定的理论知识，也需要具备较高水平的实际操作技能。近几年，学校档案人员的学历、职称虽然都有明显提高，但既有理论知识，又有丰富实践经验的档案专业技术人员却相当匮乏。档案馆人员多是身兼数职，征集、接收、整理、提供利用都要参与，在平时的工作中，许多档案人员忙于档案的收集、整理，应付查档等，往往表现得“杂”而不“专”。

（三）档案保护技术培训和研究不足

随着科学技术的发展，办公自动化的普及，档案的载体己呈现多样化的趋势，以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例将有所增加。它们的保管、使用同纸制档案发生了根本变化。档案人员如果不随时补充知识，保护工作将无从谈起。然而在实际工作中，档案人员参加的档案培训，尤其是档案保护技术专题的培训相当有限。档案人员不仅要做好档案管理的日常工作，而且应加以总结、研究。

三、加强高校档案保护的对策

档案的损坏是客观的不以人的意志为转移的，为了最大限度延长档案的寿命，便于长期使用，根据环境因素对档案的影响关系和高校档案馆保管现状，需要从以下几方面入手，进一步提高高校档案保护工作水平。

（一）提高对档案保护工作重要性的认识

认真组织学校教职工，特别是分管档案工作的领导和档案工作人员学习《档案法》和《普通高校档案管理实施办法》。通过学习使全体档案人员认识到档案工作的重要性，认识到从事档案工作和教学工作是同样有意义的事，提高保护档案的自觉性。

（二）完善档案的保护条件

为了防止库存档案的老化，减缓档案发生褪变，及时保护好现有的档案资料，可以从以下几方面入手：

1、加强各种硬件建设。加大对档案库房设备的现代化投入，配置合理的防火、防盗、通风、去湿、空调等设备，安全、有效地保护档案。

2、做好事前预防处理。档案人员应对档案进行事前控制，提前介入，提高原始档案的质量。要加强文件形成部门的档案保护意识，建议其用纸质优良的无酸纸为书写载体，并选择无污损、字迹材料为耐久性的原件作为归档文件。

3、加強日常的库房管理。在人员、经费、设备有限的情况下，要做好档案保护工作，笔者认为密闭库房，适时进行自然通风是行之有效的办法，在防光、防尘、隔热等方面都有一定的作用，一举数得。平时关闭库房多余的门窗，尽量少开窗子，这不仅可防止外面有害气体、灰尘侵入，同时也能使室内温湿度可以相对稳定，有利于档案保护。

（三）加大人员培训和研究力度

组织开展多种形式的培训、讲座。因档案保护工作的技术性较强，培训的内容不但要注重理论的指导，还要增强实际操作能力的培养。高级档案专业技术人员应能跟踪国内外档案学理论研究的最新动向，了解和掌握本专业及相关学科的最新知识、方法和技能，提高研究和创新能力，成为本专业的专家和学术带头人。

四、总结

档案保护是档案事业发展的有效保证，如何做好高校档案保护工作，是值得各大高校进行进一步深究与探讨的问题。同时也值得我们注意的是，无论高校档案管理者还是一般的档案利用者，都必须重视档案的保护作用，强化档案保护的意识，正确的认识到档案对高校的重要性。

参考文献

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