现代化企业档案管理工作的创新

刘姝婕

【摘要】隨着社会的不断发展，现代企业的内部制度也正在发生着革命性的变革，企业要想生存和发展下去， 企业管理者就一定不能拘泥于传统的经营理念以及经营方式，要追求创新发展，其中企业档案管理工作的改革迫在眉睫，而档案管理服务于企业，一定要在企业发展的思路中融入档案管理工作的创新内容， 以实现企业健康、全新的发展。

【关键词】现代企业；档案管理；创新思维；发展

自从步入新的科学技术革命时代以来，信息网络的发展对人们的社会生产和生活带来极大的影响。目前来看，现代企业档案管理部门的工作是落后的，设备也比较陈旧等，档案工作面临着一场严峻的挑战和考验，已经跟不上时代的发展节奏，企业应该与时俱进，所以，运用创新思维为企业档案的管理工作开发出新模式是企业管理部门亟待解决的一个重大问题。要探索新的适合现代企业档案管理工作的新思路，提高企业可持续发展的竞争能力。

一、 档案管理的重要性

档案作为一种信息资源，对于企业管理而言，在每一方面都极为重要。档案管理的主要工作就是对公司生产过程中出现的文件实施甄别、分类、按逻辑整理、立卷，方便企业的检查、运用。有两点重要性：

第一点，具有历史查考、法律凭证作用。这是档案自身的特点，也是它自然形成的，不是被赋予的，这样，档案的记录就非常有客观性，就更加让人相信，不会怀疑，所以，档案是一个真实的凭证，是让人相信的证据，是历史的鉴证，还有着威严的法律效应。

第二点，精准表明了企业的成长经历，制定方案、做重要决策的时候能作参考。档案是没有被篡改过的，会涉及到许多物证，例如照片、手稿、录音带等，是最客观、最真实、最可靠的参考材料，是最有利的实事凭据。大事记、组织沿革等都属于档案的编研工作，可以将企业的历史完整地记录并反映出来，因此，可以在企业的关键时刻提供有效、可靠的依据。

二、 档案管理创新的必要性

外部的环境不断变化，企业的生存、发展也需要随之变化，企业档案工作不应该轻车熟路地进行下去，应该追求创新。打破固化的思维定式，去建立一个与企业的生存发展相适应的管理模式，可以为企业创造更多的利益，因此，我们要追寻科学的管理规律以及成功的管理经验，更好地利用档案信息资源，让其为企业发展提供更多高质量、高水平的服务，变得更加具有价值。

三、企业档案管理存在的弊端

（一）不重视企业档案管理工作。对于企业来说，档案管理部门不能直接创造收益，因此，当企业不断进行精简机构的改革时，就使得档案管理部门变得越来越不重要，变得边缘化。企业领导想对档案管理部门进行裁员，根本原因是不重视、不了解档案管理。企业领导觉得档案管理无关紧要，就导致不能很好地开展企业档案管理工作。

（二）档案管理工作自身存在许多问题。许多企业认为档案工作是非常简单的，只是整理资料、收发文件等，所以，档案管理部门招募的人大多是文化素质较低的人，而且部门的运作模式对于收集信息资料是有影响的，许多不是电子文档的文件就非常容易丢失，那么企业创建的信息管理系统就发挥不了作用。还有一个，如今企业档案管理存在的问题之一就是许多中小型企业由于没有足够的成本，造成没有企业档案资料部门，非常容易给公司带来危险。

综上所述，档案管理工作的创新与服务机制都会受到上述弊端的影响，无法顺利工作，若不能够及时解决这些问题，就会直接损害到企业的利益，百害而无一利。

（三）缺乏资金的投入。档案管理需要一定的人力、物力、财力支持，才能够实现档案的科学管理。然而，当前档案管理建设的过程中，资金投入严重不足，再加上管理人员的不重视，大部分档案室设备简陋，未达到标准，条件较差。有些单位档案室狭窄、潮湿，引起档案材料霉变、虫蛀，不仅影响档案的美观、整洁，还使部分档案受到损害。

四、企业档案管理的创新

（一）思想观念的创新。档案管理的灵魂就是管理观念的创新，也是时代发展的要求。创新管理以及创新服务的前提就是观念创新。企业档案管理人员要努力改变过去档案重管理轻利用的思想观念，积极了解不熟悉的专业档案，提高专业技能，明白其保存的意义以及内在关系，树立科学的管理观念，创建与时俱进的档案意识，为企业提供更好的服务，为企业的决策者提供帮助，将档案职能的作用充分发挥出来，为企业作出更多的贡献。

（二）理论知识的创新。企业由原来以纸质档案为主发展为纸质与磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面，这是时代的进步，而且运用光盘技术以及扫描技术，方便快速，还大大的增加了档案的电子化程度以及信息存储量，可以储存更多的资料。企业档案载体的多元化、信息存储和处理的数字化以及档案收集与传递的网络都是必然的，这是时代发展的趋势，会越来越数字化、信息化。那么对于档案管理工作人员就有了更高的要求，因此，档案管理人员应该不断学习，与时俱进，提升信息化管理水平。 （下转第166页）（上接第164页）

（三）提高档案管理人员的专业素质。企业档案管理工作不仅不简单，还有着较强的专业性，不是整理资料那么简单，而是涉及到企业的决策条件、人事工资、财务账目以及科技项目的开发和成果等方面。为了更好地完成这项系统的管理工作，就要求档案管理人员拥有足够的专业知识。因此，企业应该重视管理工作，对档案管理人员进行技能培训，提高他们的专业性。为了激励他们努力学习，对于成绩优异的员工要进行物质奖励，而达不到培训考核标准的员工，企业可以考虑将其调到其他岗位，要选择适合的员工来工作。如此一来，档案管理工作考核制度能够让每一位档案管理员工增加了压力，让他们更加重视自己的工作，努力做到很好。

（四）企业档案管理的技术创新。在一些企业的档案管理中，还有许多是手工抄写，保存纸质文档，不仅效率不高，还非常容易出现错误，保存的时间也短，不易保存。随着网络技术不断地发展，企业的档案管理工作变得更加便捷，具体体现在以下方面：一是档案管理拥有一个完整的网站服务体系。档案管理是一个复杂的工程，但是创建了档案电子系统，档案管理人员的工作就变得轻松了，可以在局域网中创建档案数据网站，就方便了搜寻档案数据以及拓展档案的传播范围，这个创新手段是新颖且方便的。二是创建一个电子文档中心。企业档案的资料有许多，包括管理性文件、人力资源档案。如此多的文件如果都以纸质文档管理保存，那么档案管理人员的工作任务是非常巨大且困难的。所以，为了更加便捷，应该创建一个电子文档中心，实现文件能够快速储存、保密等许多方面的功能，就可以减轻管理人员的工作量，也节省了购买纸张的资金，节约了成本，一举两得。三是达到档案信息资源共享。企业的档案信息非常庞大且复杂，不易整理，那么资源共享就出现了一个非常重要的问题，就是怎样将一个个分散的档案目录整合在一起。企业的员工档案不只是企业管理，还涉及到许多，比如人才市场、其他政府部门或者居住小区等，这个档案需要共享，要好好储存利用。因此，在整个社会背景下，要想更好地统一管理个人档案信息，就应该努力达到档案资源共享，实现可持续性发展。四是完善互联网服务功能。档案管理工作者为了更好地搜寻档案数据，也变得更加便捷，从而将管理工作做得更好。可创建一个档案数据网站，使得工作更加顺利；另一方面，考虑到该网站也应该服务大众，这是一个沟通桥梁，使得档案所有者与档案管理者能够更好地进行信息交流，是个很好的平台，比如在网站中设置电子信箱或者在线客服，这样当档案所有者来查询自己档案信息时，就更加便捷，也不用担心会丢失档案资料。

五、结语

档案管理一定要进行创新，实现现代化。要做好档案管理的创新，思想上要高度重视，可依据实际情况来进行创新。使档案管理工作与时俱进，紧跟信息化发展的步伐。结合档案的收集、归档工作等，运用现代信息技术进行综合性研究，真正实现档案管理的智能化、自动化，提高档案管理的整体水平，使之服务于企业，服务于社会。

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