事业单位档案管理的信息化建设

吕双双

【摘要】档案管理信息化主要是指使档案管理信息化建设以适应社会现代化的需求为目的，在不改变档案原始的内容前提下，对档案本身及其形式进行一定的信息转换。本文对事业单位的档案管理的信息化建设进行分析，以期为信息化的管理提供便捷、高效的管理工作。

【关键词】事业单位；档案管理；信息化建设

随着我国市场经济和社会主义现代化的快速发展，档案管理的信息化建设成为当下每一位档案工作者的首要目标。然而，从目前档案管理的整体形势看，信息化之路并非一帆风顺的，各个事业单位在提高档案管理的工作效率與水平时，各种管理难题也随之出现。

一、我国事业单位档案管理工作的现状

这几年来，我国社会主义市场经济得到前所未有的发展，政府机构开始大力发展事业单位的档案管理工作，资金投入量逐年增加，各个事业单位因而也有能力发展自己的档案管理工作，安排专业水平高的人才，设置档案馆和档案室，这也使得我国的档案管理工作更加科学化、规范化，政府的电子化办公更是得益于信息化水平的飞跃所带来的电子政务与文档。然而，当前我国事业单位在档案管理的信息化中出现了信息不多，特色不鲜明，效率不高等诸多问题。因此我们应认识到在档案管理工作方面上的差距，制定合理方案，采取有效措施，让档案管理的信息化建设走上正轨。

二、当前事业单位档案管理信息化管理中存在的问题

目前我国档案管理工作取得了长足的进步，但是在这个运用的过程中也出现了诸多的管理问题。

（一）信息化管理缺乏意识。虽然事业单位引进了先进的管理模式，但由于传统档案管理方法根深蒂固，意识上并没有真正提高，也未能真正理解档案信息化管理的重要性；由于部分事业单位的领导欠缺意识，缺乏指导，导致了事业单位引进信息化管理模式，但并没有真正应用与推广，进一步限制了事业单位档案的开发与利用，这也从整体上延缓了我国事业单位档案管理的信息化建设进程。

（二）信息化的管理缺乏安全性。信息便是档案管理与电子计算机的相互结合，同时信息化管理系统的发展方向是更加深层次的发展。然而电子计算机本身就带有高风险的性质，网络黑客与网络病毒的泛滥，更会让事业单位的数据库遭到威胁；再加上部分事业单位的管理部门缺乏安全性意识，不重视，无作为等，都会加重信息化管理的难度，并给犯罪分子提供可乘之机。

（三）档案管理人员的自身能力问题。我们所说的事业单位档案信息化管理主要是接受现代的信息管理模式，摒弃传统的落后管理模式。就目前而言，我国绝大多数事业单位的领导者水平有限，意识思维仅仅停留在老的思想层次上，不想为了接受新的现代化管理模式而学习，往往出现了管理人员的综合素质不能满足信息化建设的需要。信息化的档案管理系统有着两方面的要求：一是要求档案管理人员必须具备充足的专业知识水平，以便更好的适应信息化形势下的新模式；二是要求管理人员必须对档案管理的信息化技术有着充分的认知。这两方面正是事业单位档案管理人员所不具备的，结果也是事业单位信息化建设发展速度缓慢的重要因素之一。

三、如何提高事业单位档案信息化管理

（一）增强事业单位档案管理信息化的管理意识。信息技术的发展带来了档案管理的变革。就目前而言，档案管理的信息化已经证明了自己的先进性，因此加强事业单位的信息化意识，才能提高档案的信息化管理水平。一是要求各个事业单位的领导者增强对档案信息管理优越性的了解，便于对信息化建设提供资金和政策扶持；二是要求各单位应把握好档案归档事宜，便于对事业单位档案有高效率的管理，同时也为各单位的策略提供支撑；三是树立信息化意识，加大对信息化建设的推广，以便于提高事业单位管理部门的水平。因此，通过运用“开放式”管理方法让事业单位将重心转移到发展优质服务上是不可或缺的一面。

（二）着重提高事业单位档案管理的安全性。事业单位档案的信息化建设有着无与伦比的优势：效率高、耗时短、准确率高。然而在这些优势下也不能忽略一个问题，那边是信息的安全意识不高，缺乏对信息化建设的安全意识会造成数据的泄露，事业单位只有通过认真研究档案信息化建设的相关政策，根据文件的重要程度进行相应的加密处理；此外，档案管理人员应提高意识，做到专人专管。

（三）提高管理人员的专业素质。加强事业单位档案管理信息化的管理，最重要的是提高档案管理人员的专业水平和加强对档案信息化建设重要性的认识，只有档案管理人员重视，才是事业单位档案信息化建设的根本所在。这就要求各个事业单位组织培训，提高管理人员的计算机水平。

四、总结

我国的事业单位纷繁多样，类型不一，通过应用信息化管理系统，不但可以提升档案的管理水平，还可以降低管理档案的总成本。事业单位档案的信息化建设是一个大工程，它不可能一蹴而就，所以，它会出现各种问题，但只要不断提高事业单位档案的信息化意识，提高安全性和管理者的综合素质，就能很好的让我国事业单位档案的信息化建设有一个很大的提升。

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