机关档案保密工作研究

周莉

【摘要】本文通过分析机关档案保密工作面临的问题和挑战，结合新形势下国内档案保密工作的新任务、新要求，从健全档案保密管理体制、开展档案保密法制教育、加强涉密档案全过程控制、规范涉密档案人员管理等方面出发，结合个人工作实际，提出促进机关档案保密工作长效发展、稳步提升的管理措施。

【关键词】机关；档案；保密

随着社会的进步、经济的发展以及互联网的普及应用，档案保密工作面临着一系列新问题和新挑战。近些年，各级党政机关档案部门越来越重视档案保密工作的管理和发展，以适应新形势的任务和要求。档案部门应从组织领导、制度保障、严格管控、合理利用等环节做好档案保密工作，确保档案的完整与安全，维护国家和集体的利益。

一、机关档案保密工作面临的问题和挑战

新形势下，人们对档案信息资源的需求逐步增加，档案保密制度建设不健全、思想认识不到位、技术手段不先进等问题直接影响着机关档案保密工作的有效开展。

（一）档案保密制度建设不健全，保密监管有待加强。当今，机关档案保密管理过程中普遍存在着保密职责不明确且未能落实到位，没有明确档案保管期限和保密期限的区别，没有正确处理好档案利用和保密之间的关系，涉密档案人员管理不完善，并且缺乏监督机制、考核机制等问题。制度的缺失使机关单位的档案保管行为缺乏正确的认知和有效的约束，各机关对本单位的档案信息保管与利用有很大的随意性，严重者会在利益的驱使下对本应保密的档案信息公布于众，使国家档案事业陷入不利环境中。

（二）档案保密思想认识不到位，保密观念有待提高。机关档案保密工作中普遍存在“重保管轻利用”的现象，大多数工作人员认为不用涉密档案是最安全最有效的防止泄密方法。机关个别领导干部和工作人员思想麻痹，保密观念淡薄，形式主义严重，缺乏主体意识、担当意识、责任意识，在日常工作中放松了对安全隐患的警惕，放弃了对新问题、新挑战的应对。机关大多数档案管理人员具备良好的职业操守，重视档案资料的保密管理，但因受传统思想观念的影响，档案信息利用率比较低，对涉密档案与非涉密档案的规定和要求混淆不清，导致档案保密工作出现许多失误，并且造成利益损失，对国家秘密的安全形成一定威胁。

（三）档案保密技术手段不先进，保密防范有待改进。如今高科技的发展和窃密手段的应用，使得窃密与窃密斗争更加尖锐复杂，黑客攻击已经渗入政府机关、军事部门等各个角落，档案保密工作面临更加严峻的挑战。因此，一方面，信息网络安全的防护能力有待加强，许多档案系统软件处于不设防状态，具有潜在风险。另一方面，对引进的档案信息技术和设备缺乏保护信息安全所必须的有效管理和技术防范。再者，目前普遍存在保密技术防范装备的研制、开发和应用工作进展迟缓、投入不足、经费匮乏、措施薄弱，导致机关档案信息安全面临更加严峻的形势。

二、提高机关档案保密工作的具体措施

针对新形势下机关档案保密工作面临的问题和挑战，档案部门可从健全档案保密管理体制、开展档案保密法制教育、加强涉密档案全过程控制、规范涉密档案人员管理4个方面，提升档案保密工作整体水平。

（一）健全档案保密管理体制，促进档案保密工作长效发展。健全管理体制是确保档案保密工作长效发展的基础保障。机关档案部门可从组织建设、管理理念、考核机制等方面狠抓制度落实、强化主体责任、实施有效管控。

1.完善组织建设，加大监管力度。各级机关一是坚持按照“谁主管谁负责、谁运行谁负责、谁审批谁负责”的原则，严格落实领导干部档案保密工作责任制，强化档案保密工作责任追究。二是成立保密委员会和保密委员会办公室，档案工作人员加入其中。三是将档案保密工作会议列为常态工作，分析档案保密工作形势、探讨档案保密管理难点、部署档案保密工作要点。四是机关各部门要将各种安全隐患消灭在萌芽状态，首先，实行定期检查与不定期抽查、全面检查与重点抽查相结合，对检查中发现的问题，要及时提出整改措施，及时堵塞漏洞，防止失、泄密事件的发生，使保密工作制度落实到实处；其次，推进档案保密自查自评工作规范化、常态化，开展档案保密自查、自评工作专项检查，加强督促指导，抓好自查结果运用，及时消除泄密隐患。

2.区分管理理念，正确实施管控。在涉密档案管理中准确判定开放与控制的范围、合理区分档案保管期限和保密期限至关重要。涉密档案根据《保密法》规定划分为绝密、机密、秘密三个等级，确定档案的密级，就是让档案工作人员根据不同等级采取不同的管理措施，最大程度地提供档案利用，机关档案人员要注意档案保密的时效性，把握好开放与控制的尺度。现实工作中，档案保管期限和保密期限极易混淆，确定档案保管期限的原则是要正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，准确判定档案的保管时限，确定保密期限的原则是在国家秘密事项确定的期限内，受国家有关保密法律法规的保护，产生法律效力的时限。

3.设立考核机制，强化主体责任。目标责任考评与考核，是落实档案保密工作责任制的重要手段。机关档案部门要做到日常考核与年终考核相结合，注重把握档案涉密工作考核以及月度、季度和年度考核的结合点。其次要做到保密检查与日常考核相结合，详细记录检查结果以及问题整改情况，把每次保密检查结果记录纳入年终考核总评。再者要做到管理部门与人事部门相结合，把学习保密法律法规知识技能、執行保密纪律、落实保密责任和履行保密承诺列入干部选拔和领导干部年度考核范围。最后要做到考核结果与个人利益相结合，把涉密档案人员履行保密工作职责情况与个人职级晋升、评功评先、绩效工资、考评奖金相挂钩，真正使考核起到奖勤罚懒、奖优罚劣的作用。

（二）开展档案保密法制教育，促进档案保密意识有效提升。加强档案保密法制教育，是增强广大干部职工保密法制观念的重要途径。针对在档案管理工作中存在的保密意识淡薄、缺乏保密安全教育等问题，一方面要对档案使用者加强宣传教育，另一方面要从档案管理工作的内部入手，建立高素质的档案管理队伍。

1.多渠道开展保密宣传教育，筑牢保密思想防线。档案工作人员特别是各级档案领导干部，必须从高度出发，充分认识档案保密工作的重要性，充分认识到保密工作的复杂性和艰巨性。首先将保密宣传当作一项常态化工作来抓，定期制作宣传展板、张贴保密宣传教育挂图等，广泛宣传保密法律法规和保密常识，在机关单位形成保密知识人人学的风气。其次定期组织播放保密教育警示片，组织单位广大干部职工集体观看保密教育片，通过典型案例，让大家充分认识到新形势下保密工作的紧迫性和重要性，进一步提高各级领导干部保守国家秘密的自觉性。最后参加各级机关和国家保密教育基地组织的保密轮训，普及保密知识，了解新形势下国家保密面临的困难和挑战。

2.多层次开展保密业务培训，提高保密知识水平。档案部门要大力加强保密法纪教育，提高广大档案干部尤其是年轻干部的保密法纪观念。一方面可以从领导层面推动保密培训，利用单位党委中心组学习机会，组织学习保密法律法规或播放保密教育视频培训，提高单位领导保密意识，促使单位领导能够率先垂范，以身作则，严守保密法纪，带头做好保密工作。另一方面可以根据保密工作政治性、技术性的特点，邀请保密专家结合最新保密形式和规定到单位开办讲座，大力宣传党和国家的保密工作方针政策，详细解读保密法律法规的具体内涵，使档案人员能够了解到档案保密工作的新形势、新任务、新要求。

（三）加强涉密档案全过程控制，促进档案保密制度落实到位。机关档案部门要按照保密管理规定，采取人防、物防、技防等措施，杜绝因违规操作造成泄密隐患的情况发生。

1.提高涉密载体保密管理。机关档案人员要加强对涉密档案管理和各类文件的印制、归档、利用、保管等工作的保密安全措施。涉密档案的使用要严格履行审批、登记、编号、签收等手续，传递时应当包装密封，标明密级，通过机要途径或指定专人传递。汇编档案中如摘录、引用涉密档案内容，应当按照涉密档案的密级、保密期限和知悉范围管理。涉密档案要选择安全保密的场所和部位保存，配备必要的保密设备，设专人管理、密码控制。涉密档案保管场所无特殊情况不得随意进入，对因工作需要进入的人员，采取严格的保密管理措施。

2.落实信息公开保密措施。审查工作是档案开放前的一项重要环节，机关档案人员要根据领导审核情况，权衡利弊，进行综合分析、最终审查。另外，要做好档案的密级变更，档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的，其变化分为升密、降密和解密，其中升密是极少数的，也是暂时的，大多数是降密和解密。机关档案人员要遵循保密法的有关规定，国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应及时解密，解密后的档案经过审查方可公开。

3.加强网络装备保密管控。严格按照“涉密信息不上网，上网信息不涉密”的原则，禁止在非涉密计算机上存储、处理、传输涉密档案，禁止在涉密计算机上使用具有无线互联功能的设备，禁止在涉密计算机及非涉密计算机之间交叉使用移动存储介质。同时，机关档案部门要增强保密技术防控能力，推进保密新技术、新产品的应用和关键保密技术装备配备，提升保密技术监管水平。

（四）注重涉密档案人员的管理，促进档案保密主体稳步发展。涉密档案人员是档案保密管理的核心要素和重要对象，也是档案保密工作的重要主体。规范涉密档案人员上岗、在岗、离岗等全过程管理，有利于提高涉密档案人员管理的整体水平。

1.规范涉密档案人员上岗管理。各机关单位要设立涉密档案管理人员审核条件，做好任前审查，涉密档案人员须做到诚实可靠、品性端正、作风正派、具备胜任涉密岗位所要求的业务素质和能力，并且坚持“先培训、后上岗”的原则，做好岗前培训，确保拟任涉密档案人员熟悉保密法律法规，掌握履行岗位职责所需要的保密知识和技能。同时，签订上岗保密协议，明确承担保守国家秘密的义务、保密管理要求以及未能履行保密义务必须承担的有关法律责任。

2.规范涉密档案人员在岗管理。各机关单位可开展经常性的保密形势、保密法律法规和保密知识技能培训，使涉密档案人员切实增强保密意识、养成保密习惯、提高保密技能；定期对涉密档案人员复审，确保其符合岗位工作要求；严格涉密档案人员因公出国（境）的审查，做好行前教育，建立涉密档案人员管理数据库，加强涉密档案人员动态管理，争取最大限度地推进涉密档案人员权益保障，对因保密工作使合法权益受到影响和限制的涉密档案人员，在进修培训、福利待遇、评奖表彰等方面给予照顾。

3.规范涉密档案人员离岗管理。各机关单位要做好脱密期管理，涉密档案人员在脱密期内，应当按照規定履行保密义务，不得违反规定就业，不得以任何方式泄露国家秘密。二是做好涉密载体清退，严格核查、督促涉密档案人员清退所有涉密载体，并将清退的涉密载体登记造册。三是做好保密承诺和保密教育提醒，明确其离岗离职后应履行的保密义务以及违反承诺应承担的法律责任。

综上所述，加强机关档案保密工作是新形势下档案管理的重中之重，各级党政机关档案部门需要增强责任感和使命感，把档案保密工作作为档案管理的重要环节，抓紧抓实，常抓不懈，合力促进档案保密工作迈上新台阶。