做好高校办公室秘书工作探究

高源

【摘要】本文通过作者自身高校秘书工作的经历对高校办公室秘书的职责和特点进行分析，并对如何提高办公室秘书履职能力进行初步的思索与研究，从而为做好秘书工作提供些许参考。

【关键词】高校；办公室秘书；秘书工作

学校办公室作为一所大学对外的“窗口”和对内的“枢纽”，在协助领导处理日常事务中具有举足轻重的地位。办公室工作质量的高低直接决定了“窗口”效果是否显著，“枢纽”作用是否有效。办公室秘书履职能力高低决定了办公室工作能否顺利推进。在新形势下，办公室秘书如何提高自身履职能力，更好地为领导决策提供服务、为部门下情上传提供服务、为师生工作学习提供服务是一个值得探究的问题。

一、高校办公室秘书工作的职责

高校办公室秘书工作的职责主要是指担任秘书岗位的管理人员日常工作中的主要内容和任务。高校办公室秘书工作是一种文职工作，其在日常的工作中包含很多内容，主要分为以下几个方面：

（一）日常行政工作。主要包括各种上级公文的流转、校级设备的使用登记和管理、学校会议室的协调和管理以及校级设备采购等。

（二）组织协调工作。对内如迎新活动、毕业典礼、校内活动等；对外如学校承接的各种校务活动、大型学术会议等。

（三）联络接待工作。对内主要是校领导接待日的安排工作；对外主要包括上级主管教育部门、属地政府、兄弟院校、来校招聘的企业、校友及学生家长等。

（四）信息统计工作。信息统计工作主要包括上级教育主管部门所需基础数据和各种常规性数据的定报、年报，各个二级单位的数据统计和各部门年度大事记汇总等。

除此之外，还有一些领导交办的其他工作。

二、高校办公室秘书的工作特点

通常来说，高校办公室秘书的工作有以下几个特点：

（一）服务性。服务性是高校办公室秘书工作的一个最为显著的特点。办公室秘书的主要服务对象为校领导，这就要求在日常工作中懂得替领导“避轻就重、抓大挡小”，让领导避开琐事纠缠，腾出时间集中精力来做好决策工作。

（二）辅助性。作为领导的“手和腿”，平时的工作主要就是按指示协调校内外单位和学校二级部门之间的各项工作，同时也是机关部门和教师、学生之间联系的纽带，以起到辅助领导上情下达和联络内外的作用。

（三）多面性。高校办公室秘书工作比较复杂，牵扯到很多的方面。如联系企业开招聘会、协调兄弟院校就某些课题进行联合攻关研究、向各部门传达上级教育主管部门的工作精神、协助相关领导开设相关的会议活动等。

（四）时效性。凡是需要办公室秘书协调的事情无小事，因此，这也就决定了工作者一定要具有较强的时间观念，以保证工作的准时完成。在完成领导交代的任务时，要分清楚轻重缓急，抓住事情主脉络，勤思考，多跑动。

三、做好办公室秘书工作的思考

（一）强化责任意识是基础。高校办公室秘书的工作具有复杂性，这就要求工作当中一定要强化自身的责任意识。以事無巨细的态度认认真真地对待工作中的每一个细节，只有把握住这条主脉络，才能够当工作中面对一些复杂、琐碎的难题时竭尽全力去想办法解决，从根本上提高工作质量。当工作中出现问题的时候，要敢于担当，积极找出问题所在，立行立改，切实做到发现一处，纠正一处。

（二）提高履职能力是保障。办公室秘书的履职能力是决定办公室工作顺利开展的保障。只有通过不断学习、更新知识库、增加新技能，才能增强履职能力，保障工作成果。一是，秘书的信息化使用能力是履职能力的核心。随着网络科技的发展，办公自动化的应用也逐渐的渗入到各个行业，计算机作为日常工作的主要工具，应用能力的好坏直接影响着工作效率的高低。因此，作为高校办公室秘书要不断加强计算机方面的专业知识，从而提高工作效率。二是，秘书的沟通协调能力等是履职能力的重要组成部分。一件事情的成败“三分是内容，七分在沟通”，由此可见沟通的重要性，在与领导和下属部门之间沟通时要有技巧、避免因为自己的口气或者态度而影响传达内容的效果。尽可能地站在对方的角度思考，不论是对领导谏言还是对二级部门传达精神，都要选择合理的方式，这样才能事半功倍。

（三）提高创新能力是关键。在高校办公室秘书的日常工作中，若一味地采用一些老式的工作方法非但不能起到良好的工作效果，同时还有可能降低工作效率和产生差错。因此，在高校办公室秘书平常的工作中，应具有创新精神，积极地采用一些新方法来应对繁琐的工作，将一些创新理论尽可能地应用在工作中，以提高工作效率。这也就要求了高校办公室秘书在工作中要转变工作思路，创新观念、创新方法，只有这样，才能全面地提高工作质量，促进工作效率。

（四）提高团队意识是重点。高校的秘书工作是一个复杂的工作，不仅内容繁琐，而且在一些问题的处理上也要经过一些繁琐的程序和过程。因而，这也就要求了高校办公室秘书在工作中必须要具有团队意识。俗话说人多力量大，在工作中不能一人独大、要积极争取同事和领导的帮助与支持，才能最大程度提高工作效率。在平时的工作中，应具有团队意识，在和同事产生一些矛盾和误解时要积极沟通和化解，以免矛盾加深，只有积极地沟通，才能进一步的加强同事之间的团结意识，进而促进工作效率。

【参考文献】

[1]苏立岩，马馨.浅谈对高校党政办公室秘书工作的几点认识[J]. 现代交际，2016（22）：178-179.

[2]马岚.高校办公室秘书的角色定位研究[J].安徽冶金科技职业学院学报，2016（02）：100-102.

[3]骆姝.高校办公室秘书工作中的沟通艺术[J].办公室业务，2016（04）：116.