新规下文书档案整理方法经验探讨

毛羽丰

【摘要】2015年，国家档案局正式发布《归档文件整理规则》。新《规则》进一步丰富与修订了归档文件整理原则，同时也积极采纳了各省市规则中一些较好的做法经验，进一步细化了歸档文件整理要求，明确提出了文件档案整理方法，其操作性有了很大程度的提升。本文结合笔者实际工作经验，阐述了新《规则》下文书档案工作的些许体会，希望能够起到抛砖引玉的作用。

【关键词】文书档案；归档整理；工作思路

归档文件整理工作即是把办理完毕后拥有一定保存价值的文件材料，根据其形成规律与相互之间的联系进行科学有效的整理，同时按照规范方法建立案卷，形成文件系统。它不单单是文件处理的关键工作，同时也属于各单位档案管理工作中的核心环节。开展好归档文件的整理工作，对于促进档案管理工作水平和档案开发利用效率的提升具有重要意义。

一、组件（件的组织）

新《规则》中对归档文件的主要类型进行了说明，和老《规则》比起来主要包含下面几种情况：1.新增情形。如正本和翻译本为一件，简报等材料规定一期为一件，会议记录等材料一次会议为一件，有文件处理单以及发文稿纸的和其他相关文件共同为一件。2.修订调整的情形。如来文和复文独立成件，也可以为一件。3.略微调整的情形。如文件正本和定稿（其中包含政策法规等重要文件的修改稿）为一件，各种报表图册一本为一件（如其属于文件附件则例外）。对于各单位的文件材料，其中制度规范、工作报告、会议记录等文件属于相对普遍的归档文件形式，而其他的一些收发性的文件材料，通常都具有统一的文件处理或者发文稿纸。在新《规则》中对于此类文件材料的组件排列方式进行了规定，管理工作人员在对相关文件进行整理的过程中，特别是文件材料形成的过程中必须根据组件要求形成文件，确保文件材料在其形成阶段就可以符合归档文件的质量规定，真正把文件整理工作前置，减少后续的工作时间和负担。

二、文件分类、排列

随着社会经济的发展和现代化建设进程的推进，各单位的文件资料类型也更加多元化，大部分单位开始借助于部门整理的办法来工作，遵循谁形成、谁整理的基本原则，清楚地规定各个部门的归档责任。考虑到原《规则》中“保管期限-年度-机构分类法会给机关档案的日常管理、利用带来较大不便”，在新《规则》中推荐先采用“年度-机构（问题）-保管期限”三级分类方法。在归档文件排列这一环节上，新《规则》规定“按时间结合事由排列”，放弃了原《规则》中强调的事由原则和重要性程度标准。在实际工作中，目前办公自动化已非常普及，按新《规则》的要求大大提高了工作效率。

三、档号编制

档号的本质是字符形式的档案代码，其主要功能是规定档案材料的排列顺序，属于全宗中的位置标识。我们在开展档案整理工作时，为了确保各种类型档案材料整理方式的一致性，将档号当成是文件资料的一种身份标志，从而便于未来查询利用时更有效率。因为在旧《规则》中并未明确提出关于档号的规定，各单位结合自身具体情况来制定档号规则，导致了档号编制的混乱。在新《规则》中也明确规定了档号编制原则、档号结构以及档号编制的具体方法，是进一步贯彻推进深化检索的有效对策，也让我们在进行文件资料查询时带来了极大的便利性，让单位档号可以实现统一格式。档号编制工作同时也是针对各种类型档案实施统一有效整理的基本要求，按照新《规则》中的内容，档号机构一般是：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构代码-件号，上、下位代码用“-”符号进行连接，同级代码用“·”符号间隔。针对部分选择机构分类法的单位，相关部门已经设置部门代码，档号结构能够这样进行设置：全宗号-WS·2015-Y-01-0001。档号中档案门类代码的使用让新《规则》不单单能够适用于文书档案材料，同时还能够适用于其他不同门类的档案材料，确保不同门类档案都拥有唯一的档号，能够便于我们进行统一管理。

四、文件装订

旧《规则》中对档案文件装订相关的规定不是非常明确，单纯的规定装订材料必须要满足档案保护的实际需求，对档案装订材料以及装订方法都没有进行清楚的规定。现阶段很多单位一般所采取的档案装订办法包括线装、粘贴、不锈钢钉装订。所谓线装通常来说即是较为传统的三孔一线装订，实际操作起来相对繁琐，对于近年来越来越多的归档文件，采取这样的装订手段非常影响工作效率，但站在档案保护这一角度而言，线装依旧是最符合要求的。粘贴法的成本相对较低，对于纸张不多的归档文件比较适合，但其缺陷在于复印扫描不方便。不锈钢钉装订操作起来较为简单，然而对装订材料的质量要求高，成本较高。新《规则》中明确提出归档文件装订材料必须要和文件保管期限要求相符合，针对永久保存的文件可以选择线装法，对于定期保存的文件要按照其具体情况，可采取线装混不锈钢钉、封套等方式进行装订。如此我们在对归档文件进行整理的过程中，只需对部分永久保存的文件应用线装法，针对定期保管的归档文件可选择不锈钢钉进行装订，能够有效地降低工作操作时间。

五、结语

综上所述，新《规则》无论是从结构还是内容上都有非常大的改变，进一步细化了归档文件整理工作的基本流程，也提出了对电子文件的整理要求，对各单位开展好归档文件整理工作起到了非常好的指导作用。我们在实际工作中必须要贯彻落实新《规则》中的要求，真正促进归档文件整理工作效率的提升，不断推动档案事业的持续健康发展。

【参考文献】

[1]谢春霞.机关档案室文书档案整理中存在的问题及解决方法[J].云南档案，2016（12）：42-43.

[2]杨彦.文书档案整理应注意的几个问题[J].城建档案，2016（01）：53-54.