新时期完善办公室管理职能的几点思考

刘聪

【摘要】办公室在事业单位各项工作中起着综合协调作用，也是对外展现单位形象的“窗口”。为适应新形势发展的要求，其自身行政管理必须跟上时代的步伐。为进一步提升办公室人员综合素质和积极性，推进办公室工作再上新台阶，本文就新时期下办公室行政管理工作中存在的问题进行研究，提出改进办公室行政管理工作的对策。

【关键词】事业单位办公室；行政管理

在事业单位的发展中，办公室是具有综合性与全面性的办事机构，主要作用是调研、执行、参谋、业务接待、公文处理，是事业单位的“第一窗口”，是提高管理能力的基础。就当前事业单位的办公室行政管理的情况来看，还存在照搬行政管理模式、流于形式等等管理问题，再加上相关体系的缺失，事业单位的行政管理必须探索改革的路径。

一、现阶段管理中存在的问题

（一）办公室管理职能不清晰。当前我国事业单位办公室的管理职能所涉及到的内容比较多，包括辅助领导决策、协调各类关系、构建规章制度、日常事务管理等。其中在众多的管理工作中，日常事务管理是极其重要的组成部分，从当前大多数事业单位的发展趋势可以了解到，大部分事业单位的主要任务是业务工作，但要做好业务工作，要靠办公室协调各方面的关系。而目前许多单位因任务压头，强调业务工作的重要性，大都存在轻视办公室的倾向，在这种导向偏差下，办公室人员无条件地提供服务和保障，在日常事务管理工作中做着杂乱无章的事情，办公室逐渐演变为后勤保障科室，使長期辛勤工作在办公室的同志感到身心疲惫，如此一来则无法进一步发挥事业单位的作用和价值，从而导致事业单位办公室管理效率低下。

（二）缺乏健全的管理制度。办公室工作千头万绪，纷繁复杂。为适应经济体制变化的需要，政府机构进行了大规模的改革并取得了成就，单位不断壮大的同时也出现了很多的弊端。我国对办公室研究起于20世纪末，目前没有形成完善的理论体系，尤其事业单位没有依据自身发展现状制定完善的管理制度。再加上社保机构负担的事宜较多，如此一来不仅导致办事程序不规范，且成本浪费现象十分严重，上下级之间的程序繁琐，从而降低了办公室管理工作的效率。

（三）人才短缺影响管理职能的发挥。由于职能庞杂，需协调和工作联系的部门多，办公室的人员编制有限，办公室的事务性工作和综合协调较多，办公室人员同时承担文件管理、保密管理、会议记录、督察督办、目标管理考核、人事管理等职能，工作人员的综合素质和协调能力亟待提高，很多办公室管理人员在工作中缺乏主动性，很多辅助决策被动执行，个别办公室人员思想保守，自我进取意识低，厌倦学习，缺乏求真务实的精神和意识，导致管理执行者的能力水平不足，行政管理工作无法有效执行协调，给办公室行政管理增添了难度。

（四）办公室人才建设存在问题。办公室与其他职能科室不同，没有明确的主管部门，就我们基层社保中心办公室而言，市级办公室虽然是上级部门却没有直接的业务隶属关系，在管理指导上不像业务科室那么具体到位。同时办公室工作无法量化，难以统一考核标准进行评定、表彰。大多数办公室人员没有参加过办公室工作专业培训，只能在工作点滴中积累学习经验，缺乏较为体系的办公室工作理论基础。近年来，社保中心办公室人员接受系统的办公室工作培训机会较少，尤其赴省、赴外地市学习培训的机会几乎为零。相比业务科室而言，缺少办公室系统之间工作经验的相互学习与交流的机会，难以有效开阔视野，拓展思路，日复一日，年复一年枯燥的工作导致办公室人员工作积极性降低。

二、新时期行政管理工作的重要性

（一）深化事业单位改革。党的十八大报告指出：“要按照建立中国特色社会主义行政体制目标，深入推进政企分开、政资分开、政事分开、政社分开，推进事业单位分类改革。”由此可见，当前我国正处在事业单位改革发展的重要时期。由于办公室工作具有综合性和全局性、协调性和操作性、辅助性和服务性等特点，是保证事业单位有效运转的桥梁和纽带。同时，办公室还承担着调研、执行、参谋等宏观管理职能，这些宏观管理职能能否有效得到履行直接影响着事业单位的改革发展。因此，基于我国事业单位办公室工作的特性，加强和完善办公室管理职能，对深化我国事业单位改革具有重要意义。

（二）推动事业单位管理科学化。事业单位是我国特有的社会组织，是国家为了社会公益目的，由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。当前我国事业种类繁多，人员数量多，造成一些事业单位出现人浮于事、人才匮乏、人才闲置等现象，这就导致这些事业单位对办公室职能缺乏足够的认识，依据传统惯性思维，将办公室管理职能简单定义为会议组织、后勤保障以及一些临时性、突发性事件的处理，使办公室管理职能得不到有效发挥，造成部分事业单位内部管理效率低下。当前，随着科学行政理念的大力推行，重视和完善办公室管理职能已然成为推动事业单位管理科学化的客观需要。

（三）有利于单位健康发展。办公室是一个单位的核心部门，就社保中心的办公室而言，肩负着精神文明建设、思想政治工作、文字材料、会务组织、信息督查、公务接待、文书处理、档案管理、保密、综治维稳、目标考核、后勤保障等多项管理职能，充分发挥办公室的工作特性和作用职能，对推动事业发展，具有重要意义。

三、管理职能有序发展的对策

（一）明确管理职能，健全管理体系。办公室处于行政管理的中枢地位，为充分发挥办公室管理职能，首先必须合理地设置办公室的内部机构，梳理办公室职能关系，明确办公室具体业务范围，合理分工，做到“人人有事做，事事有人做”。其次，必须健全修订各项规章制度，事业单位办公室所涉及到的事务非常广泛，并且具有临时性、突发性的特点，（下转第38页）（上接第10页）应积极借鉴国内外优秀的办公室管理制度，研究制定符合本部门的规章，保证办公室岗位职责的清晰性与完善性。

（二）创新管理方式，增强办公室科学化办公水平。办公室管理的科学化，关系到管理系统的协调运转。办公室工作头绪多、内容杂、联系广、综合性强，随着新时期科技的进步和社会的发展，以应用电子计算机为主要标志的自动化应运而生。办公室自动化为办公室信息的收集、记录、传递，公文的处理以及其他管理工作创造了良好的条件，大大提高了办事效率，促进办公室管理由传统的、经验的管理转向现代的、科学的管理。这是办公室管理的重大变革。因此，领导应多多支持办公室自动化进程，办公室工作人员必须适应和高度重视办公自动化在实现办公室管理科学化中的重要地位和作用，主动学习和掌握办公自动化技术，努力做学识渊博、视野开阔的人才，利用现代化信息化手段，运用网站、QQ群、微信、微博等平台终端，积极促进办公自动化的进行，提高工作效率，享受科技带来的便捷，提升工作效率。