基于系统分析的图书档案一体化管理的理性研究

徐亚华

摘要：近年来，有关图书档案一体化管理的研究逐渐增多，但是也仅仅是停留在理论阶段，尚未形成实践探索。基于这种情况，本文从系统分析角度，对图书档案一体化管理进行了理性研究，从而对一体化管理实现的可行性进行了深入剖析，进而帮助人们对该问题产生更加理性的认知。

关键词：系统分析；图书档案；一体化管理；理性研究

引言：

早在上世纪70年代，图书和档案资源的共享建议就被人们所提出。在国内信息资源管理界，也不断有学者提出应实现图书档案一体化管理。但一直以来，并未有机构或学者真正进行图书档案一体化管理的实践研究，从而引发了人们对图书档案一体化管理思路的质疑。因此，相关人员还应从系统分析角度对图书档案一体化管理展开理性研究，以便更好的认识这一问题。

1基于系统分析的图书档案一体化管理的目的

想要对图书档案的一体化管理进行理性分析和思考，还要明确实现一体化管理的目的。从本质上来讲，一体化就是通过某种方式将原本相互独立的体系合成一体，从而利用统一体系完成类似的不同管理要素的管理。在管理体系中，不同的管理要素就是不同的事物，各自为整体活动。所以，实现一体化管理的目的，就是对各种管理要素进行整合优化，以实现要素的互补完善，进而使各种要素的管理效率得到提高[1]。因此，实现图书档案的一体化管理，最终是为了实现图书档案资源的整合和互补，并提高档案资源的利用效率和降低资源的管理成本，进而使图书档案管理事业获得更好的发展。

2基于系统分析的图书档案一体化管理的形成分析

2.1一体化管理形成的框架

想要实现图书档案的一体化管理，就要明确其形成框架。由一体化管理的目的可知，其需要利用统一管理体系完成类似的不同管理要素的管理，所以其形成框架中包含较多管理要素，这些要素具有类似性，但是也具有差异性。类似性的存在，能够为一体化管理的实现提供基本条件。而差异性的存在，则将阻碍一体化管理的实现。所以，能否实现一体化管理，还要看类似性产生的正向影响是否能够超出差异性带来的负面影响。

2.2类似性的影响分析

从有关图书档案一体化管理的研究情况来看，学者们之所以认为一体化管理将成为图书档案管理的必然发展趋势，主要是由于图书管理和档案管理存在四方面的类似性。首先，图书和档案都是用于进行信息的记录和传递，在古代拥有相同的意思。同时，图书和档案都具有载体性和知识性，拥有相似的服务对象。其次，图书和档案拥有相似的管理方法，即都要经过信息采集、加工和整理才能进行信息的提供。在为人类服务的过程中，则要进行图书档案分类、编目和标引，所以在管理上具有一定的相似性。再者，尽管图书和档案有一定的差别，但是二者却能实现资源共享和优势互补。在一些条件下，即便档案资料遭到损毁，却能够在图书资源中完成损毁内容的查找。而针对档案存在的不足，也可以通过查阅图书进行弥补。所以，图书和档案能够实现互补和完善。此外，也有学者认为，正是由于图书和档案有些信息并未实现共享，所以才应该实现一体化管理，继而获得更好的信息记录和传递效果。最后，不少学者认为，图书档案的一体化管理已经迎来了时代性的机遇。在当前网络技术取得迅速发展的情况下，完全可以依托网络这一平台实现图书和档案资料的共享共建[2]。在这样的技术平台上，通过构建相应的组织机构，并建立相应的法规制度，则能使图书和档案在数据和格式上的差异得到消除，进而实现图书档案的一体化管理。

2.3差异性的影响分析

图书和档案作为原本相互独立的事物，必将存在一定的差异性。首先，图书是原始记录经过加工升华得到资料，档案则是原始记录和部分系统知识。其次，图书来源于市场，具有可替代性和互补性，仅能起到一定的参考作用。而档案来源于实际生产，具有唯一性和凭证性，所以参考性较强。此外，一些档案资料具有较强保密性和隐私性。所以，档案多数是面向部门、机构，只有少数能够公开，具有情报价值和行政价值。图书则能面向大众，仅具有情报价值，可以被取代。再者，图书和档案的管理也存在较大的差异。在分类上，图书奖根据文献分类学理论进行统一分类，拥有固定分类体系结构。档案资料则具有无规律可循的特点，很难利用一种方法进行分类，所以无法进行统一分类体系的构建。在著录和标引上，图书拥有统一标准格式，档案则拥有多样的格式和种类。在存储环境方面，图书讲求人文精神的体现，通常要求环境拥有良好的采光和通风条件。而档案则讲求保密性和安全性，有水文、地质、消毒和防盗等要求。在服务方面，图书管理要突出查准率和查全率，档案则要进行隐私处理[3]。最后，图书机构和档案机构拥有不同的职能，前者主要为提供知识服务的职能，后者则拥有行政管理和档案情报双重职能。

2.4一体化管理影响的综合分析

通过综合分析可以发现，图书和档案尽管拥有相同的源头，但是却存在较大的差异性，从而导致二者在管理原则、方法和制度上都存在较大差异[4]。目前，图书和档案拥有的类似性管理要素实际并不是很多，拥有的差异性管理要素却较多，所以难以形成互补。此外，档案管理的政治色彩浓厚，所以在机构上难以实现整合发展，在技术标准和操作方面也难以进行协作。

結论：

通过理性的研究可以发现，在当前大环境下，人们较难实现图书档案的一体化管理，仅能对部分资源进行共享。但是，图书档案的一体化管理仍然是对有关行业发展的一种积极探索。相信随着社会的发展和进步，图书和档案之间的差异性将会逐渐减少，从而为图书档案的一体化管理提供基础条件。

参考文献：

[1]马迎秋. 基于医院图书档案一体化管理的分析[J]. 人力资源管理，2014，12：237.

[2]刘肖肖. 论信息管理系统有效提高图书档案管理的路径分析[J]. 办公室业务，2012，15：116+118.

[3]翟永红. 浅析图书情报档案一体化建设管理模式[J]. 中国科技投资，2012，33：13.

[4]苏洁. 我国高校档案、图书及情报的一体化管理策略[J]. 企业改革与管理，2016，10：200.endprint