作业成本法在高校信息系统中的规划研究

2016-10-08韩锦生

商业会计 2016年14期

韩锦生

中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1002-5812（2016）14-0067-04

摘要：引入作业成本管理是高校加强成本核算和管理的重要手段。我国各类高校数量繁多、类型各异，高等教育中多因素的培养过程决定了高校成本核算的复杂性，同时以电脑网络为平台的信息技术发展客观上要求高校作业成本管理应实现信息化。本文根据信息系统中系统分析和系统设计的基本理论，运用数据流程图和结构功能图、构造教育成本数学模型对高校作业成本法核算系统进行分析和设计研究。

关键词：教育成本作业中心系统分析物理模型数学模型

《关于2015年规范教育收费治理教育乱收费工作的实施意见》提出高校学费标准调整要按照“平稳有序，逐步推进”的原则进行，学费标准应严格按照不高于生均培养成本的25%核定。准确地核算生均培养成本，对我国高校来说还是管理的短板，操作尚不规范，亟需寻求一种新的成本核算方法以提高高校核算教育成本的准确性。运用作业成本法对高校教育成本进行核算，有助于消除不必要的作业，改进作业管理，降低管理成本，提高高校资源使用效益。同时也能得到较为准确的成本管理信息，对学费标准的制定、财政经费的核拨、成本规模的预测以及优化资源配置具有重要的意义。

一、相关研究综述

在国外，作业成本管理信息系统已成为许多软件公司关注的重点之一，许多企业管理软件提供商都在此领域积极投入，或在自身的ERP、SCM等管理系统中增加作业成本管理的功能模块，以适应客户的需求。如SAS、ALG Software和QPR等公司都提供专业的作业成本管理信息系统，SAS公司早在2002年4月就收购了以作业成本管理信息系统见长的ABC Technologies公司。QPR公司的作业成本管理系统QPR CostControl软件，作为作业成本管理工具，已成功地应用于大型国际公司、学校、医院和政府部门。利用QPR CostControl，可使企业确切地识别哪些成本与指定的单个客户、产品、服务或活动相关，从而为决策提供所需的业务发展最佳信息。但这些软件系统采购成本较大，又不符合我国国情，引进、消化、吸收、再创新的道路还很漫长。

可喜的是国内的一些软件公司也在积极探索作业成本管理系统软件，如金蝶、用友、米多和宁波环洋公司，并在多个行业开展了初步的应用和实施，但还不成熟，缺乏广泛的理论基础和深厚的应用研究。在稀缺的作业成本管理信息系统的应用研究中，有学者从不同的角度提出了自己的思路，党晓峰（2013）介绍了一种通过利用常见的Excel办公软件进行小企业作业成本核算的方法，主要包括计算界面设计、建立计算模型等，但这种应用还没有涉及数据库的概念，未达到信息系统的要求，其功能和自动化的程度也有限。本文所研究的作业成本管理软件系统在高校中的分析与设计还是一种新的尝试，供参考。

二、研究的理论依据

本文运用信息系统的相关理论，对高校作业成本管理信息系统进行分析和系统设计。

（一）系统分析理论。系统分析是基于信息系统内部，从概念层次上分析实现信息系统的需求，信息系统的要素构成和结构，在此基础上建立起高校作业成本管理系统的逻辑模型。通过对高校教学任务的流程和资源进行详细调查，全面了解高校对作业成本管理信息系统的功能要求，将逻辑模型用规范的形式表达出来。系统分析一般包括以下几点：（1）对高校现用的成本核算系统进行详细调查和描述。由于作业成本管理系统是在现用高校会计系统的基础上开发的，因此要对现用会计系统运行过程、运行环境进行分析，获得现用系统的运行程序图和业务流程图等。（2）对现用成本核算系统的资料进行加工。对实地分析得到的调查资料进行研究，抽象出现用成本核算系统的逻辑模型。（3）确定作业成本管理信息系统的新需求。在把握现用系统的逻辑模型基础上，了解作业成本信息系统即目标系统的新要求，分析现用系统与目标系统之间的差别，增加现用系统功能，建立目标系统的逻辑模型。（4）对目标系统作进一步的完善。通过反复推敲，进一步补充和优化目标系统的逻辑模型，以说明应用环境及与外部环境的联系，确定人机界面，说明细节。（5）建立整理规划说明书。完成目标系统的逻辑模型之后，将分析成果采用规范的形式描述表达出来，作为后续系统设计的依据。

（二）系统设计的一般理论。系统设计是根据目标系统的逻辑模型，结合作业成本管理在高校管理中的特点，并结合电脑网络数据处理技术，描述目标系统的各项功能，即导出目标系统的物理模型。系统设计分为总体设计和详细设计，总体设计是设计系统的模块结构，描述系统的输入、输出及处理功能，数据结构、代码设计；详细设计是定义每个模块的内部特征，即定义每个模块内部的执行过程。由于篇幅所限，本文主要对作业成本管理信息系统进行总体设计。主要内容包括：（1）系统结构设计。这项工作主要是对作业成本管理系统的子系统和模块进行划分，定义每个模块的界限功能，确定各模块之间的联系、调用关系和数据传递等。（2）代码设计。代码是按照一定规律用数字、字母或其他字符来代替被处理对象的名称、属性、状态等特征的字符串。代码在信息系统中发挥着重要作用，它是简化输入、节省存储空间、提高处理效率的关键字。（3）数据库表设计。确定作业成本管理系统中需要多少个数据库表，数据库表的名称、每个数据库表的结构、数据字段名、数据类型、数据长度，以及数据的可扩展性、完整性和安全性方案。（4）输入输出设计。主要是输入输出界面设计，一般由三部分组成：一是界面的标题，说明该界面的作用；二是数据接受区域或显示区域，由提示字符和文本框组成；三是操作区域，用于触发事件。

三、高校实施作业成本法的可行性研究

作业成本法融合了作业管理、过程管理等先进的管理思想，它不仅是一个成本计算过程，还可对作业链与资源动因进行分析。不仅能保证高校成本计量的准确性、明晰性，还可以使管理者掌握影响教育成本的因素，促使高校有效地控制形成教育成本的整个过程，了解各环节的支出情况，减少不必要的作业，降低不必要的支出。作业成本管理信息化在高校的实施应考虑以下几点：（1）作业成本法在高校应用的理论研究已成熟，高校的核算对象多元化，高校的大合并出现多层次、多专业、多就读形式的高等教育现象。（2）高校培养周期呈现规律性，作业功能相对稳定，如图1所示。（3）高校的间接费用多，直接费用少，费用要素和成本动因各异，计算工作量大，可借助的信息化平台在高校已完善。（4）高校的计算机硬件与软件基础较好，计算机应用水平也较高，便于开展作业成本管理工作。（5）高校会计人员素质一般较高，对作业成本法相关知识和计算机知识较熟悉，有利于培训掌握本系统。（6）高校核算教育成本的方法与传统成本核算方法“分批法”相似，作业成本法也是其衍伸。

四、高校作业成本管理信息系统分析

结合软件系统的原理和开发过程，对高校作业成本管理信息系统进行分析。

（一）高校作业成本管理手工操作步骤。（1）收集和调整资源数据，并进行审核。高校的资源数据是从学校财务部门明细账簿中提取的，将各种资源耗费分为：工资及其附加费、社会保险费、助学金、办公费、差旅费、低值易耗品、水电采暖费、图书资料费、日用品消耗、折旧费、修缮费、科研经费和其他费用项目。（2）对采集到的数据进行适当调整。主要是将非教育项目剔除，如数额较大及受益期较长的支出应作为资本性支出，不应计入成本或不计入当期成本。（3）登记资源中的直接费用。能直观地确定为某一成本对象所耗资源费用，则直接计入该成本对象中。（4）计算登记资源中的间接费用。资源费用呈综合形态，则按资源动因分配到各作业库中，即资源按照归集部门的性质分配到各作业中心，各作业中心归集到的作业费用再按作业动因分配到各成本对象中，如图2所示。

（二）高校作业成本管理信息系统的逻辑模型。在现用高校作业成本管理过程图的基础上，根据信息化的要求进行改进和转换，得到软件系统的逻辑模型。

1.高校作业成本系统图的描述。高校作业成本管理信息系统的顶层设计是系统图，其抽象出作业成本法在高校软件系统中的总体思路，系统的输入数据来源于作业成本法所需要的资源数据，经过作业成本法的核算加工，输出教育成本信息，如图3所示。

2.一层数据流程图的描述。依据系统图的总体思路，规划出数据流程图的一层图，主要描述作业成本法模块结构和数据流动的规律。资源数据经过整理进入资源库，通过对资源动因的分析将资源数据分配到相关作业库中，根据作业动因将归集在各作业库中的作业费用分配到各成本库中，如图4所示。一层数据流程图主要由三部分组成：资源数据处理模块、作业数据处理模块和教育成本核算模块。

3.二层数据流程图的说明。将一层数据流程图进一步细分，可细化成二层数据流程图，对系统的各模块进行详细说明。

（1）“资源数据处理”模块还可继续分解为以下6项子加工点（见图5）。①创建结构描述文件。为使高校作业成本管理软件系统具有通用性，在系统的初始化过程中，用户可灵活根据自身的实际情况自定义资源项目和成本动因，建立结构描述文件。②生成资源和成本动因库表。通过结构描述文件自动生成资源项目数据库表和成本动因数据库表，为写入数据做准备。③数据写入数据库。通过会计账务处理系统传递、移动盘导入，录入资源和成本动因数据。④审核资源项目数据等。审核资源数据和成本动因数据的正确性，确认数据的一致性。⑤编辑资源项目数据等。对需要修正的数据进行增删改。⑥显示或传递资源数据等。通过界面呈现资源和动因数据或将数据传递到下一个模块。

（2）“作业数据处理”模块可分解为5个子加工点（见图6）。①创建结构描述文件。为使作业数据库表结构可变，按实际需要增减字段，先创建作业数据库表和成本数据库表结构描述文件。②生成作业库和成本库表。根据结构描述文件，自动生成作业数据库表和成本数据库表。③对资源数据B判断。对前述模块传入的资源数据进行分析判断，若是直接费用直接计入成本数据库表中；专属作业费用直接计入相关作业数据库表中；其他传入④子加工点。④按资源动因分配。先求资源分配率，其等于某项资源总额除该项资源动因总量；再求某项作业应分配的资源费用，其等于资源分配率乘该项作业资源动因量，然后分别计入各作业数据库表中。⑤显示或传递间接费用。查询作业数据库表中的间接费用或传入下一个模块。

（3）“教育成本核算”模块可分解为5个子加工点（见图7）。①对作业数据分析判断。对输入的间接作业费用进行分析，区别可直接计入成本数据库表的作业费用或需分配的作业费用。②直接写入成本库表。对不需要再分配的作业费用直接写入成本库。③按作业分配写入成本库表。先求作业分配率，其等于某项作业总额除该项作业动因总量；再求某成本对象应分配的作业费用，其等于作业分配率乘该成本对象作业动因量，然后分别计入各成本数据库表对象项目中。④成本汇总计算。汇总各成本对象的直接费用和间接费用，计算各成本对象的总成本和单位成本。⑤输出成本。以查询、打印、移动盘储存、传递等方式输出成本信息。

五、高校作业成本法核算的系统设计

根据以上得到的数据流程图进行系统设计，主要包括系统功能结构设计、输入输出界面、代码设计、数据库设计和处理模型设计。

（一）系统的功能结构设计。通过上述对作业成本管理信息系统的分析，由数据流程图导出系统结构功能图，如图8所示。

由于前文已对主要的模块加工处理进行了解释，“初始化设置”模块融合在其中，在此不再赘述。由于篇幅所限，对“作业成本分析”模块也不再展开说明。

（二）系统代码设计。本系统需要代码化的实体有资源项目代码、作业中心代码、成本项目代码和成本对象代码，现以成本对象代码设计为例。用户可根据高校的实际情况设置成本对象代码，一般由3部分6位组成：第一部分是院系编码，学院级一位，系级一位；第二部分是层次编码，只需一位，如专科代码为1，本科代码为2，以此类推；第三部分是专业编码，根据专业范围设置2位；第四部分是年级编码，也仅需一位，如一年级为1，二年级为2，以此类推。

（三）系统界面设计。系统界面设计是系统开发的重要环节，是用户感觉软件产品质量的窗口。系统界面可按横向划分为三种：输入界面、处理界面和输出界面；可按纵向划分为三层：数据库表支撑层、数据环境通道层和人机对话接口层。每一个界面上一般由三个区域组成，包括界面标题、数据区和操作区，界面标题要醒目清晰，使用户清楚界面的功能；数据区接收或呈现数据要简捷；操作区触发事件应按菜单或按钮设置，巧妙灵活。以输入界面为例，数据接收区要考虑到网络数据传入、移动盘导入和人工录入等，尽量多设计列表框和下拉列表框，以供用户选择定义项目，最大限度地减少用户击键率。

（四）作业成本管理信息系统的数据库设计。作业成本管理信息系统主要涉及8个数据库表，包括教育支出项目数据库表、固定资产折旧数据库表、实体对象代码库表、资源项目数据库表、成本动因数据库表、作业数据库表、成本数据库表和作业成本分析数据库表。考虑到软件系统的通用性，各高校可根据实际，灵活自定义数据库表的字段，采用结构描述文件。以资源归集数据库表为例进行设计，如表1所示。

（五）系统处理过程的数学模型。设高校作业成本管理所需资料，资源项目费用表的项目如表1所示，金额为Z1—Z13；资源动因数量表项目为：教师人数、投保人数、图书数量、日用品数量、低值品消耗量、办公人数、出差旅程，数量为Y1—Y7。作业动因数量表如表2所示。

1.分配资源费用，归集作业费用。

资源动因分配率Rj=某项资源金额Zj/某项资源动因量Yj

分到某作业的资源费用Aij=资源动因分配率Rj×某个作业消耗资源动因量Yij

资源费用分配结果表略。

2.分配作业费用，归集到成本对象上。

作业动因分配率Vi=某项作业费用合计Ai/某作业动因量合计Wi

分到某成本对象的作业费用Bij=作业动因分配率Vi×某成本对象消耗作业动因量Wij

3.构造数学模型。上述分配归集的计算过程抽象出数学模型，推导如下：

教育成本C=作业动因量W×作业分配率V+直接费用D

教育成本C=间接费用B+直接费用D

由矩阵转换为方程式：