中国煤炭学会第二次全国会员普查经验与启示

赵奇

[摘要]2016年，中国煤炭学会开展了第二次全国个人会员普查工作，本文总结了普查工作中遇到的困难和问题，就进一步做好学会会员服务工作提出若干建议。

[关键词]会员普查 会员服务 经验启示

会员服务可谓当前学会实际工作的焦点、热点、难点。在为会员服务的问题上，作为全国学会我们一直在路上。2016年中国煤炭学会开展了第二次全国个人会员普查，下面就普查工作在哪些方面进行改进和改革，普查工作中遇到的困难和问题，以及第二次会员普查的经验和启示进行总结。

一、普查工作背景

2016年3月，中共中央办公厅印发《科协系统深化改革实施方案》；同月，中国科协办公厅印发了《2016年学会改革工作要点》；4月，中国科协印发了《关于全国学会深入贯彻落实（科协系统深化改革实施方案）的通知》，这一系列相关方案都要求学会改革应联系服务科技工作者，提高为科技工作者服务的水平。在这样的背景下，中国煤炭学会于2016年开展了第二次全国会员普查工作。

中国煤炭学会于2005年进行了一次全国会员普查，这是学会第一次普查，为中国煤炭学会的发展奠定了殷实的基础，但此后，学会未进行过会员普查工作。

二、普查工作意义

会员是学会的服务对象，也是学会最重要的人才资源。会员普查是全国学会获取会员资料，掌握会员结构、特征的一种最基本的调查方法，是提供会员统计数据的主要来源，对学会管理，以及制定各项规章、制度具有重要的意义。

2016年是“十三五”开局之年，摸清这个时间点上的会员数量和结构十分重要。开展第二次会员普查工作，旨在查清2008年以来学会会员在数量、结构、分布等方面的变化情况，普查结果将作为编制“十三五”规划的重要依据，是推动学会工作创新发展的前提条件，是实现学会科学化管理的需要。

三、普查工作主要做法

从2016年1月22日中国煤炭学会下发《中国煤炭学会关于开展第二次全国会员普查工作的通知》以来，学会统一指导，全面加强组织推动，细化工作安排，狠抓工作落实，会员普查工作整体进展顺利，主要做法有以下几点。

（一）优化普查工作组织机构

会员普查是一项庞大的系统工程，涉及各分支机构和会员单位的每一人；涉及宣传、人事管理等诸多方面的工作。尤其是学会会员多、分布广，需要组织全国的分支机构、省级学会及会员单位的普查员进行登记工作，这对会员普查工作的组织实施提出了非常高的要求。为了有效地组织实施2016年进行的第二次全国会员普查工作，中国煤炭学会成立了由副理事长兼秘书长总负责，秘书处组织，各分支机构与会员单位及省级学会具体实施的机制，普查工作自上而下建立了覆盖全国各省、地（市）的会员单位多层级普查网络体系，以做到普查期间最广泛的社会动员，使得每个人都参与其中。

学会下发了“中国煤炭学会会员单位个人会员管理平台账号”，为每个会员单位普查员设置了管理账号，以便于数据的输入和管理。

（二）精简普查内容和项目

本次会员普查适当减少了普查的必填项目，普查的目的是为了密切会员联系，以便更好地为会员服务，所以在发表论文情况、主要科技成果、获奖情况等内容上未要求必填（第一次普查要求填写），主要在会员的专业方向、地区以及联系方式等方面做了更细的要求。

（三）应用电子信息管理数据

在第一次全国会员普查时，学会采用各分支机构、会员单位、省级学会报送纸质版个人会员申请表，然后由秘书处统一发放会员号的方法。本次会员普查，学会应用“中国科协所属学会个人会员管理系统”进行普查，有意向加入学会的科技工作者直接在网上进行申请。申请成为普通会员者不必再报送纸质材料，只要求资深会员报送纸质版申请表，由各分支机构、会员单位、省级学会的负责人对各自的会员进行审核，开展普查，这样既方便了科技工作者，又能较快地进行普查，同时也减少了学会秘书处的工作量。

按照中国科协《关于规范全国性学会个人会员登记号的通知》要求和具体规定，结合学会的具体情况，就会员号的编制方法制定了《中国煤炭学会会员登记号编制方法》，以加强各单位对会员的管理。

（四）努力提高工作效率

第一次会员普查时使用纸质版问卷，统一由学会秘书处录入信息系统，录入过程中难免有疏忽或材料字迹不清的情况，大大降低了信息量的获取速度及信息的准确度。本次普查采用科技工作者在互联网应用系统进行申请，各单位只需派专人审核即可，大大提高了信息的准确度，提高了工作效率。

（五）依法推进普查工作

根据国家相关法律规定，在会员普查的过程中自觉遵守国家相关的法律法规，严格保密科技工作者的个人信息，维护科技工作者的合法权益。

四、普查工作完成情况

按照《中国煤炭学会第二次全国会员普查方案》的实施要求，会员普查登记工作于2016年11月30日结束，但是会员的发展是一项长期的任务，这个时间点只是本次普查的一个节点，后续的会员入会应交由各单位的普查员继续进行。截至目前，学会在会员系统中的会员数是21000人，其中男性占87%，女性13%；按学历统计，本科以上学历占73%；按职称统計，高级及以上职称占66%；按年龄统计，30～60岁的占82%。会员人数较多的有：北京853人，河北2980人，江苏1360人，安徽3345人，福建1016人，湖南1882人，河南1965人，江西2390人。

五、普查过程的影响因素

与第一次全国会员普查相比，无论是会员总量及构成，还是调查环境都发生了很大变化，因此对会员普查的组织实施也提出了更高的要求。在本次普查中，中国煤炭学会也遇到了一些影响因素，主要表现在：

（一）普查对象的确定

本次全国会员普查工作是在科技工作者所属分支机构、会员单位，或者省级学会登记的基础之上进行的，但是由于许多专家和学者同时属于几个群体，因此出现了登记“不唯一”的现象，给普查带来了一定困难。如何避免这一情况的发生，保证普查工作不重复，将是我们面临的一个新挑战。

（二）科技工作者的配合

会员普查的对象是已经登记在册的学会会员，或者是有意愿加入中国煤炭学会的广大煤炭行业科技工作者，因此科技工作者对普查工作的配合程度将直接影响普查的数据质量。随着调查环境的变化，有些科技工作者不能积极配合，普查的难度越来越大，这一问题在会员单位尤为突出。科技工作者的配合程度包含两层含义：一是科技工作者对普查工作的配合程度，即科技工作者是否愿意接受普查，提交相关个人信息；二是科技工作者对普查项目的配合程度，即科技工作者是否愿意并且如实填报所有调查项目。

（三）普查员的素质

普查员的个人素质直接影响普查工作的完成质量。各单位指定的普查员是否有责任心，且如何选聘有责任心、业务能力强的普查员，并对他们进行有效的培训，难度较大。作为一名合格的普查员，其素质应该体现在以下两个方面：一是熟悉普查方案，明确普查目的，熟练应用中国科协所属学会个人会员管理系统；二是要有责任心。普查登记工作难度较大，登记信息任务繁重，这需要普查员有较强的耐心和高度的责任感，否则容易错登有关信息，影响数据质量。

六、破解普查工作问题的途径与方法

面对第二次全国会员普查中出现的新情况、新特点、新问题，中国煤炭学会主要从以下几个方面解决会员普查的难点问题。

（一）加强与普查员之间的沟通联系

针对登记“不唯一”的现象，给普查带来了一定困难。针对这一情况，学会详细咨询了中国科协有关部门和“中国科协所属学会个人会员管理系统”的开发人员，对于不同分支机构之间的重复录入问题和数据共享问题，在系统上还不能很好地解决，因此学会决定把各单位负责会员普查工作的具体人员的通讯方式制作成通讯录，这样如果有重复的人员，或者有要联系的会员也可以相互联系，但是最终还是希望中国科协能从系统上进行改进，或是开发新的会员信息数据平台，以适应“互联网+”形势下的会员服务工作。

（二）加强会员服务工作

影响科技工作者配合程度的因素主要是学会与科技工作者联系不紧密，为会员服务的内容不能真正让会员满意，或者没有真正了解会员的需求是什么。针对这一现象，学会应进一步加强为会员服务的工作。会员普查工作就是建立了会员的数据库，研究会员的“人口统计学特征”，挖掘他们的价值并根据不同会员的情况为他们提供精准的服务。

（三）对普查员进行系统培训

学会组织普查员进行普查工作培训，邀请系统开发人员对“中国科协所属学会个人会员管理系统”进行培训，使普查员明确会员普查工作的意义、目的，掌握普查方法。在培训中，主办方不仅详细讲解了普查方案、指标解释和工作流程等，还重点强调法律知识和保密规定等内容。

（四）努力扩大宣传范围

宣传工作是提高学会影响力和科技工作者积极性的有效手段之一。这次普查，我们充分利用各种媒体做好宣传工作，尽量扩大范围，使行业内的科技工作者广泛知晓。

七、进一步做好会员服务工作的思考

一是开展个人会员普查工作和清理，这是学会组织建设的一项基础性工作。为了贯彻《科协系统深化改革实施方案》中“密切联系群众”的基本原则，以适应新形势下学会发展的需要，增强学会的群众性，团结聯系服务好科技工作者。

二是重新制作会员证，以提高会员的归属感。学会秘书处和各分支机构组织的活动需要凭会员证参加，如中国煤炭工业科学技术奖、全国煤炭青年科技奖的评选都需要以会员身份参评。另外，积极发展一批学生会员，推动学会向高等院校延伸，发展年轻力量。

三是探索建立会员积分制，向有经验的兄弟学会学习。积极探索会员积分制，建立会员综合服务平台，把煤炭行业学术会议上的专家报告和PPT等整理成课件，将行业内的期刊放在平台里，让会员下载学习。