巧用COUNTIF函数进行审计查询

2017-06-10吴长勇

审计与理财 2017年4期

■吴长勇

巧用COUNTIF函数进行审计查询

■吴长勇

审计经常需要查询大量数据，如果采用手工方法，不仅耗时耗力，而且容易发生差错。如果能够熟练应用SQL等数据库自然是好，但要求审计人员都掌握SQL语句编程又有较大难度，在许多案例中WPS（EXCEL）表格常用函数也可以解决数据查询问题。现以COUNTIF函数为例说明。

一、COUNTIF函数语法说明

在WPS（EXCEL）表格中，COUNTIF函数，可以用于计算满足特定条件的单元格的个数，其语法是COUNTIF（Range，Criteria），Range，是指查询范围，即需要计算其中满足特定条件的单元格数目的单元格区域。Criteria，是指查询条件，即哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本，例如，条件可以表示为600、“＞10000“或”某公司“。

示例如下，其中A列为姓名，B列为考试分数。

序列号 A B C（公式）说明（结果）1 数据数据＝COUNTIF（A2：A6，”张三“）计算第一列中“张三”所在单元格的个数，即张三出现了几次，结果是“2”。2 张三 61 ＝COUNTIF（B2：B6，”＞80“）计算第二列中值大于80分的单元格个数，结果是“2”。3 李四 55 4 王五 75 5 赵六 86 6 孙七 96

二、COUNTIF函数应用案例

审计中经常会拿到两份名单，其中一份是真实的，另一份包含一些不符合条件的人员（虚假人员），需要从中找出不符合条件的人员（虚假人员）。在名单人数少时，可以采用手工比对方法，在人数众多时手工比对方法就会事倍功半了。

如，汇通科技公司（本文中的公司及人员均为虚构）为多获取“服务外包企业财政专项资金”，把非本公司人员（假员工）作为本单位员工进行了申报，审计需要找出哪些人员不是该公司的员工（假员工）。示例如下：

汇通科技公司申报名单（997人，含不是该公司的人员，即假员工）

汇通科技公司员工表（581人，真实名单）

这时可以使用COUNTIF函数快速查询哪些人员不是汇通科技公司员工，将 C1单元格公式设定为COUNTIF（$F$1：$F$581，B1），即查询范围是“$F$1：$F $581”（汇通科技公司员工表，真实名单），查询条件是“51010519870628017X”（汇通科技公司申报名单），其中“$F$1：$F$581”是绝对引用，目的是为了在C列复制公式时保证比较范围不变化（即保证申报名单的每个人员都与汇通科技公司员工表中的全部人员比较一遍），比较结果在C列标出，如下图所示。如果在“$F $1：$F$581”中包含“51010519870628017X”，则 C1值为1，即赵博诚“51010519870628017X”是汇通科技公司员工，反之值如为0则不是汇通科技公司员工（假员工），如赵培岭（身份证号 510123197906035732）出现在“服务外包企业专项资金”申报名单中，但不是汇通科技公司员工（未出现在员工表中），即假员工。