探析煤矿技工学校档案“三个体系”建设

摘 要：“三个体系”的提出作为当前和今后档案工作的主要内容和努力方向。本文结合笔者工作实际，对档案部门在贯彻落实“三个体系”建设中进行了分析和探讨。

关键词：档案；“三个体系”；建设

国家档案局提出档案工作“三个体系”建设，是对过去档案工作发展实践过程的全面总结和概括，是档案工作理论体系的创新，是档案工作赖以生存和发展的必然要素，更是提升档案工作质量和水平的重要指导思想，是档案工作在新常态下面临的新机遇和新挑战。“三个体系”建设为档案工作提供了重要的理论依据，在档案资源建设、管理和利用过程中，既要统筹兼顾，又要全面推进，通过整合档案资源，拓展服务领域，提高服务水平，加强和完善档案“三个体系”建设工作。

1 档案资源体系建设要立足服务宗旨

1.1 强化思想，转变观念

档案资源建设是“三个体系”建设的核心和基础，是档案工作的前提和保证，是指导新时期、新阶段、新常态下档案工作的基本理论，它既是档案部门的立足之本，又是生命的源泉。档案部门要充分认识档案资源的重要性和紧迫感，必须创新资源管理模式，重视所有涉及人的档案的价值，增强工作主动性和敏锐性，彻底突破转变传统观念和认识，充分发挥档案服务的优势，努力探索档案资源建设的基本规律，依法治档，加大力度做好档案接受、收集或征集工作，做到凡是涉及教学、培训、教研、管理等能阐释历史作用与价值的档案应收尽收，应留存尽留存，丰富档案典藏。在文件材料收集齐全后，档案人员要以保持材料的系统性和有机联系为原则，科学分类、合理组卷，确保案卷完整、准备、美观，逐步建立内容丰富、结构合理的档案资源体系。

1.2 落实责任，注重交接

档案是具有极强的延续性和连贯性，加之技工学校档案涵盖范围较广，包括文书档案、科技档案、合同档案、会计档案、学生档案、人事档案、教学档案、特殊载体等。但在以往档案人员实际工作中档案交接不及时、档案交接手续不严密、疏忽档案监交工作等现象，出现档案数量等问题责任不明、界限不清，导致档案工作前后脱节，工作程序不完整。笔者认为，應严格按照《档案法》、《档案法实施办法》等，高度重视，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序。

1.3注重档案鉴定。档案价值鉴定，既制约档案资源的数量和配置，又影响档案利用的质量和效益，还牵动档案安全管理的成本和效率，必须高度重视，落到实处。应着眼优化馆藏结构，科学实施档案价值鉴定，合理确定档案去留，避免有文必档、鱼龙混杂。同时，将档案开放鉴定纳入各级档案部门职责范畴，从健全法规制度、明确程序和责任入手，积极稳妥推进拟开放档案密级鉴定工作，形成制度化、常态化工作机制，真正把涉密档案管住、利民档案放开，逐步解决影响和制约档案服务利用的瓶颈问题。

2 档案利用体系建设要立足服务企业，方便利用

档案的生命在于它的实用性，收集档案的目的在于利用。因此，档案资源的开发利用是档案工作的最终目的，也是档案利用体系建设的核心。切实加强提高档案的利用效果，一是学校档案室要紧紧围绕中心工作任务，找准切入点，创新工作方式方法，拓展和丰富服务内容，提升服务质量，进一步加强深化档案利用体系建设，建立更加完备的、方便广大师生员工，辐射企业及社会的档案利用体系；二是突出特色，在档案收集、整理、利用和档案开发中，认真对收集到的数据进行统计分析，汇编成集，及时归纳，总结先进的典型经验和特色与亮点；三是在科学分类、合理组卷的基础上，科学编制各种检索工具，从而提高服务质量。

3 档案安全体系建设要立足科技，防范未然

档案安全体系建设的提出，是继覆盖广大人民群众的档案资源体系、方便广大人民群众的档案利用体系思想之后，在我国现代档案体系建设理念上的又一个重大突破，同时也是对档案安全的重新定位，突破了以往从局部对待档案安全的做法，力求以全新的思维出发，建设全面、系统、科学的档案安全体系。档案安全保障建设涉及硬软件的缺陷、病毒侵害、操作人员的无意失误等各个方面，档案保护作为其中极为重要的一个组成部分，更应以档案安全体系建设的理念重新审视。“三大体系”的提出和完善，标志着我国档案工作在观念和理论创新上趋于完善和成熟，必将极大地推动档案工作现代化的步伐，带动我国档案跨上一个新的台阶。

3.1 存在的问题

主要体现在档案安全意识淡薄，材料收集、整理过程中存在档案材料门类不全，材料短缺较多， 内容不完整，材料的成套性和系统性差；档案安全制度缺失，安全检查执行不力，甚至未建立必要的档案安全管理制度等；档案安全管理经费和设施设备投入不足，依然使用陈旧的、破烂的木柜来存放档案，不利于防火、防虫、防盗，防盗设施不完善，没有铁窗、铁门、铁柜，同时也没有防盗报警装置等必要的防盗设施；工作人员责任心不强，防范措施不到位，库房管理混乱等造成档案失窃、人为损毁、库房失火档案烧毁等安全事故。

3.2 应对措施

面对危及档案安全的自然因素、人为因素、技术因素无所不在的客观现实，“十二五”期间档案部门必须大力实施“安全第一”战略，必须把确保档案安全作为基本任务和第一要务，作为档案工作的生命线。重点做好以下工作：

3.2.1领导重视，完善制度，保障档案安全工作的顺利开展

档案安全是档案工作的重中之重，必须积极争取领导的高度重视与支持，始终把档案安全工作作为大事、要事来抓，牢固树立“责任重于泰山，防范高于一切”的工作理念；落实好档案安全领导负责制，落实好档案管理安全责任制，坚持领导查库制度，将档案安全工作落到实处，认真巡查做好记录，并对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查；要保证档案管理工作所需人力、物力、财力，配备德才兼备的档案人员，不断改善档案保管条件和环境，添置档案管理必需的设施设备，安排专人落实、做好档案库房的“九防”和电子、纸质等各种档案的保密工作，切实保障档案安全工作的顺利开展。

3.2.2全面提高档案人员的安全意识

针对电子档案管理者进行系统培训，提高档案信息服务的质量和效率；增强安全意识、保密意识和工作责任心；加强档案管理复合型人才的培养和选用。除此外，还应定期对信息管理人员进行技能培训，提高他们的职业道德水平、计算机安全技术，以及规范操作流程。这样才能适应电子档案信息安全管理，电子档案才能可靠、安全地为企事业单位服务，发挥其社会效用。

3.2.3加强技术建设

结合现代科技信息技术，可以采取磁性载体的保护、光盘的保护访问控制技术、密码技术、认证技术、入侵检测技术、长期可存取技术和信息备份技术等对档案进行技术性保护。对重要的电子档案，不但要同质备份，而且要异质备份，以确保长久可读。利用现代科学技术及抢救手段，尽可能延长档案试题的寿命，延续档案信息的存在。同时还要加强档案管理系统维护，防止发生失泄密事件发生，为学校档案构筑巩固的技术防线。

4 结论

“三个体系”的提出，是理论与事件相结合的产物，对学校档案事业发展具有重要的指导意义，只要树立牢固的服务意识，切实加强“三个体系”建设，积极探索档案信息服务模式，创新工作方式，把“三个体系”完全融入到学校的中心工作，立足学校发展，开辟新思路，提高学校档案管理水平和服务效率，就能更好地服务企业。

注释

[1]国家档案局令第9号已于2011年11月21日起施行

参考文献

[1] 贾英阁.加强高校档案“三个体系”建设探析，《办公室业务》2012年第21期

[2] 岳素芳.加强科研院所档案“三个体系”建设探析，《机电兵船档案》2013年第6期

[3]吴龙娣.技工学校教学科研档案的管理，《大家谈》2011年第10期

作者简介

唐利华（1982-），女，四川蓬溪人，本科，毕业于四川农业大学，档案助理馆员；研究方向：档案管理。endprint