浅议医院职工专业技术档案管理存在的问题及对策

林怡

摘 要：医院职工专业技术档案是医院人事档案的重要构成部分，是医院职工医疗、科研等活动的真实记录，具有较强的研究价值。医院职工专业技术档案不仅体现了医院综合医疗水平，还反映了职工在业务活动中的具体表现，是评优评模的重要参考依据。基于此，本文对医院职工专业技术档案管理进行了分析，探讨了实际管理过程中存在的问题，并提出了相关对策，以供参考。

关键词：专业技术；档案；管理；医院

1 医院职工专业技术档案概述

医院职工专业技术档案是记录医院职工各项信息，如经历、学历、业务能力等的重要载体。它是医院职工个人业务活动的原始记录与真实反映。同时，医院职工专业技术档案也体现了医院职工在长期医疗实践及科研活动当中获得的成果，一定程度上反映了医院综合医疗水平及相关科研能力，是医院发展过程中的重要无形资产[1]。在医院规模不断扩大，医疗技术水平不断提升的过程中，医院职工专业技术档案管理也愈来愈受到重视。首先，医院专业技术档案为职工晋升提供了可靠参考。结合相关档案信息，能够将职工的真实工作情况清晰地反映出来，有利于客观、真实地对人才进行合理评价。其次，医院专业技术档案为职工自我能力提升提供了重要依据。这些档案清楚地记录了职工的成长经历，职工能够从档案信息当中了解自身能力不足之处，并逐渐完善自我，使自身业务能力及综合素养水平不断提升。总体上来看，医院职工专业技术档案在医院日常业务、管理等活动开展过程中发挥了重要的支持作用，是医院稳定发展的基础，应给予重视。

2 医院职工专业技术档案管理过程中存在的问题分析

2.1 相关制度缺失

近年来，我国医疗卫生事业发展较快，社会整体医疗水平有了很大提升。公立医院作为我国医疗卫生系统当中的先导者，无论在规模、设备，还是在技术、人才等方面，均取得了较大进步，医疗实力明显提升。然而，在医院不断发展的过程中，档案管理工作并未得到应有的重视，档案管理制度未能结合医院及外部发展形式进行调整，使得档案管理滞后较为严重。部分医院内部未建立专门的职工专业技术档案部门，导致职工专业技术档案分散于各个部门[2]。这种分散化的管理方式，无法对相关档案材料信息进行有效整合，严重制约了档案管理工作的效率及质量。同时，部门之间的档案材料经常出现重复，查阅起来十分不便。长期以往，各部门的专业技术档案不断累积，但由于制度上的缺失及管理模式的不规范，无法对相关资源进行有效整合，使得档案管理工作趋于紊乱。在这种情况下自然无法客观、真实地反映出医院员工的实际情况，约束了专业技术档案的功能。

2.2 重视程度不够

一方面，医院职工对专业技术档案重视程度不够，缺乏良好的存档意识。某些职工为了方便自身工作，未及时提交档案资料，甚至遗失档案资料，使得档案资料不够完整，影响了专业技术档案的真实性与完整性。另一方面，档案管理人员对自身工作重视程度不够，缺乏责任感，影响了实际工作成效。部分医院档案管理人员都是兼职人员，并不是专业出身，甚至某些人员未经过系统化的岗前培训就直接投入到岗位工作当中，容易出现失误。同时，兼职档案工作人员可能因为本职工作繁忙或工作调动等原因，造成临时换人管理。交接工作未得到充分落实，导致档案管理秩序紊乱[3]。一些档案工作人员对专业技术档案的认知程度只是停留在资料收集、材料整理上，未能理解档案管理工作的本质。除此之外，院内领导对医院档案建设也不够重视，未给予充分的财政支持，导致档案设施费用不足，制约了档案管理工作的成效。

2.3 档案内容不完整

在进行归档时，由于档案工作人员的不严谨，未对档案资料进行严格审核，导致部分档案信息不完整，甚至存在严重失真的情况。部分医院依然以纸质档案管理为主，通过纸张来保存相关资料，经常会出现无序、零散存放的情况，容易造成档案丢失。有些医院尽管已经实施了电子档案管理，但未能建立电子信息文件标准，缺乏统一的电子信息格式。在档案信息传递过程中，由于兼容性问题，导致部分信息丢失，使得档案内容不够完整。另外，医院内部未能建立统一的档案管理系统，无法对专业技术档案相关信息进行整合化处理，使得档案内容得不到及时更新。

3 加强医院职工专业技术档案管理的相关对策

3.1 对相关管理制度进行完善

首先，医院内部要加强档案管理意识培养，特别是院内领导要重视医院职工专业技术档案管理。医院领导及管理层应该充分认识到加强医院职工专业技术档案管理是医院发展、建设的必然性需求，这样才能在院内形成一种良好的档案管理氛围，为相关制度实施奠定基础。其次，要对相关管理制度内容进行补充、调整、完善。医院要结合市场环境及自身发展需求，对档案管理制度进行细化，将粗放式管理转变为精细化管理、集成化管理，构建出标准化的认识管理流程及配套细则，促使专业技术档案管理工作规范化实施。例如，在档案收集及归档方面，要明确规定归档时间、归档流程、归档范围，并加强档案材料审核工作，确保档案材料真实可靠，保证档案内容的真实性与完整性[4]。另外，要加强制度执行力。院内可构建专门的档案工作监督小组，对档案制度执行情况进行监督，并实行奖惩机制作为督促，以此来激发档案工作人员的积极性。

3.2 将个人技术档案管理与信息化技术相互融合

在医院职工专业技术档案管理工作具体实施过程中，要转变传统观念，善于应用信息化技术实现档案信息化管理，进一步提升档案管理工作成效。一方面，要加大相关软硬件设施投入，完善档案室建设，根据行业及国家标准，构建出现代化的档案工作室。同时，医院内部要建立档案信息管理平台，平台包括档案检索系统、查询系统及人才信息库等，方便档案信息查询、管理、调用[5]。另一方面，要加快传统纸质档案文件转化工作。由专业档案人才负责档案信息转录、整合，将纸质化档案管理逐步转变为电子档案信息化管理。同时，要做好电子档案信息备份、存储、安全保护等工作，将信息化技术与医院职工技术档案管理充分结合起来。

3.3 及时更新、完善相关档案资料

当医院职工出现人事变动或岗位调整时，其专业技术档案也要得到及时更新。因此，医院可根据实际管理需要，周期性地对职工专业技术档案进行审查，并对职工进行考核。考核过程中，可及时收集相关人员档案材料，以此为依据对档案内容进行更新。同时，每个季度可集中时间抽调人员对医院职工专业技术档案资料进行针对性完善、补充，保证档案信息與职工真实情况相符合。另外，要充分利用档案数据库，实现职工专业技术档案动态跟踪管理。

4 结语

医院职工专业技术档案是医院人才发展的真实写照，同时也是医院稳定发展不可或缺的重要无形资产。通过完善制度、更新技术、深化理念，在医院内部形成良好的档案管理氛围，让专业技术档案得到重视，以此来提升相关管理工作的成效，将这些档案资源的潜在价值充分挖掘出来。

参考文献

[1]符慧欣.浅谈医院职工专业技术档案的管理[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2015（08）：36.

[2]覃巧裕.浅谈卫生专业技术人员档案管理工作存在的问题与对策[J].右江民族医学院学报，2013（04）：584-585.

[3]闫琴，曾秀凤.医院个人专业技术档案的管理及利用[J].中国社区医师，2014（22）：168-169.

[4]胡智丽.医院专业技术人员业务档案建设与管理[J].城建档案，2011（05）：54-55.

[5]李玲.医院专业人员技术档案管理探析[J].兰台世界，2012（S1）：47.endprint