开拓档案管理工作的新思路

摘 要：在目前国家的科技与经济的迅速发展下，我们对于档案管理工作，要做到的是与时俱进，做到大胆的创新，搞好档案管理工作，对于开拓档案管理的新思路有着极其重要的意义与影响。

关键词：开拓；档案管理；信息化

档案管理顾名思义就是档案工作。它主要是工作人员对档案里面的信息进行的分类归集、以及管理和提供给人们利用的工作统称，也是我国档案管理事业的重要组成部分。

在科技与经济的飞速发展下，对于国家档案的管理也有着很大的变动，在新的国家经济发展下，我们要结合新形式的社会发展，做到与时俱进，做好档案管理工作上的创新，以新的模式解决目前关于档案工作中所出现的问题。

一、档案管理信息化的现状

在我国科技与经济的发展下，由于出现了办公的自动化和无纸化等事物，使我国档案的形成发生很大变化，我们的档案现在都是为以磁盘作为载体的档案。那么我们的档案管理工作者的责任则是应该从综合系统地提供出最有价值的档案信息。因此我们需要有一个过程，使这些以磁盘作为载体的档案信息具有系统性，真实性和有价值性，使的大家获得更加完善的服务。在这样看来，档案管理在之后工作中的发展趋势将会是档案信息化。

首先我们目前所使用的管理软件并没有做到统一性。由于档案管理部门里所用的计算机型号是不一致的，这样将会导致信息的相互调动，不能利用电脑做好档案的管理工作，没办法很快捷的调出有价值的档案信息，从而约束了档案信息电子化的进程。

其次是档案管理中需要改进的工作标准化和规范化。然而它们是作为档案信息管理的前提条件，正是因为历史的原因，各种档案的质量并不高，档案之间的相容性也并不强，导致在档案管理工作中无法做到全面的实施和统一标准。

第三是对于我们档案管理人员的素质要有所一定的提高。只有在管理人员的知识和技术水平较高的情况下，才能实现我们所说的档案管理信息电子化，而不是只有一般的电脑操作水平。从目前来看，许多管理部门缺少高技术的人才，就算我们从外引进好的设备，还是不可以有效地发挥设备的作用。

二、如何加强档案管理电子信息化建设

对于档案管理电子信息化的建设，我们首先要做的是建立网络管理系统，在这个系统里建设综合应用平台，我们要把档案管理的系统作为宣传档案的工作和信息服务的对外窗口的话，就必须有一个健全的服务网站，使这个网站发挥它应有的作用。为此我们还要采购好的硬件设备来作为系统基础，提高技术和应用水平，保证安全性与可靠性。

接下来我们就要增强电子文件的管理，这是最为关键的因素。那么对此应该做好以下几点：

（1）因为现在的档案文件是以磁盘作为介质，其安全性较差，容易被丢失，然而我们随着计算机网站的形成与应用，使得它在档案管理上越来越广泛的使用，但就是因为如此，我们更加应该规定管理网站必须保证那些有保存意义的电子文档的真实性和一定的准确性。此时我们就可以在这些管理机构之间安装专门为这些档案传输而用的网络系统，要按一定的文件格式进行传输。为此我们必须把文档一律存入光盘，而不是磁盘。

（2）现在我们的电子文件归档所涉及到的范围更加广泛，受到的约束因素增多，如果只是一个档案部门是无法胜任的，必须在档案部门下再成立电子文件形成的部门以及计算机部门。然而电子文件形成的部门在档案的归档中有着重要的责任，档案部门在原则中有着极其重要性，至于我们的计算机部门则是担任技术工作，是整个过程之中必不可少的。它们之间要能够相互帮助，相互协调，共同来完成工作。这样每个部门就可以扬长避短，发挥各自部门的优势，形成好的电子档案。

（3）做好电子文件的归档工作。采用技术处理来保护原始文件信息，将已经归档的文件改为只能只读的文件，也就是其他人不可以对此文件进行修改。从而识别和保护了文件的原始结构，提高电子档案的可靠性。

（4）做好电子档案的保存工作，虽然我们用光盘对其进行了保存，但是对于长久需要保存的文件应该定期进行复制，防止信息损坏与丢失。

三、采取一定的措施来建设好档案的管理信息化

对于档案管理我们首先应该加强电子文件的归档管理，提高档案的管理水平。对于不同的文档我们要靠计算机部门的技术对其进行接收和整理。其次提高管理人员的业务能力，使管理人员从不专业的变成专业的，从而保证档案系统的管理工作有序、正常的持续发展。第三是提高目前的管理手段，实现所有的资源能够做到共享，对此我们要选择规范化，通用化以及包容性强的软件。

四、开拓档案管理的重要性

档案管理从狭义上讲，就是档案业务工作是一个伟社会各事业服务的工作。

具有以下两点重要性：

第一，由于档案是我国机关工作考察的依据。它是记录过去的工作和历史情况，是可以为机关工作提供第一手资料，是真憑实据。第二，档案是我国教育宣传的生动素材。

正是因为档案有如此的重要，我们应该要保护好和管理好档案，要妥善保管好档案，为它的利用创造条件，因此应该做到以下几点：

1）要维护好历史的真实面貌；2）要忠于和热爱档案事业；3）要具备全心全意为人民服务的精神；4）要有良好的保密习惯；5）要树立高度的法制意识和观念。我们要为我国的档案管理工作付出我们的最饱满的热情，做好应该做的，把档案管理工作的作用发挥到最大。

五、小结

本文就开拓档案管理工作的新思路问题展开了探讨，主要分析了档案管理信息化的现状，分别是现代化发展管理软件缺乏统一性，档案管理基础工作标准化与规范化仍要改进，档案信息管理人员的素质有待提高。并且提出了具体的方法，首先我们要加强档案管理信息化的建设，做好存档、保存工作。对此提出了相对应的措施，加强电子文件的归档管理，提高管理人员的业务素质，以及提高现代化的管理手段。对其重要性也做了一定的表述，但是由于个人所学知识以及阅历的极限性，为没法做到很全面的分析，希望能够凭借此文引起广大学者的关注。

参考文献：

[1]张尚瀛.档案工作理论与实践[M].花艺出版社，2002年01期.

[2]孙强.档案管理的发展及信息化建设刍议[J].中国文联出版社，2004年03期.

[3]夏青.高校档案的系统管理[M].四川大学，2008年01期.

作者简介：杨建平（1979），男，汉族，天津人，本科，馆员，研究方向：档案管理。