浅谈计算机信息技术在城建档案管理上的应用

李宁

摘 要：随着时代的发展，我国科学技术的进步，计算机逐渐在人们的生活中得到深入，并取得一系列的成就。其中，城建档案管理就是其中一项。计算机信息技术在城建档案管理中的有效应用，可以使城建档案管理更加整体、系统以及网络化，进而可以有效提升档案管理的质量。而本文就对计算机信息技术在城建档案管理上的应用进行一些探析。

关键词：计算机技术；城建；档案管理；应用

众所周知，城建档案是我国城市规划与建设的主要条件与依据，对城市的发展、进步具有重要意义。但由于我国城建档案管理相关工作起步较晚，发展较短。因此，当前我国的城建档案管理上仍存在一系列问题与不足。而计算机技术的出现，为我国当前的城建档案管理工作的改善提供了便利条件，同时也为我国城建档案管理的发展提供了新的机会，可以有效促进其加快发展。因此，笔者就对计算机信息技术在城建档案管理上的应用进行分析并提出了一些建议。

1 城建档案管理上计算机信息技术的作用

1.1 提升系统化

所谓的城建档案，就是在城市的建设与规划过程中所产生一系列对城市发展、进步有关的，且具有保存价值的文字、图纸等资料。在传统的城建档案管理中，这些资料大多以书面、纸质等形式保存。这样的保存形式，不利于日后工作人员的查找、应用与保存，甚至受多种因素的影响（如：受潮、丢失、蚊虫鼠类损坏等）会导致资料不健全，影响工作人员的使用。而计算机信息技术的出现，可以有效改善以上问题。如：在当前的城建档案管理中，相关工作人员可以借助计算机信息技术的便利，改变传统书面、纸质的城建档案资料的呈现方式。可以借助相关软件将资料以图片、声像、文字等形式呈现，并建立相关档案系统，使之与其它系统（如：财务、生产等）关联，从而可以提升城建档案管理的系统化。

1.2 保证精细化

同时，在以往的城建档案管理工作中，由于档案种类繁多、数目多有不同。因此档案管理工作人员工作量十分繁重，且在繁重的工作中时常出现一些偏差，进而导致档案资料的不准确，进而可能会为之后的城建工作带来一系列问题。但是，在计算机信息技术背景下的城建档案管理工作中，档案管理工作人员可以借助计算机信息技术的便利条件，有效解决这一问题。如：相关工作人员可以将档案资料与电子档案的形式录入，并通过检索将其重新分类储存。在数据计算中，更是可以借助计算机信息技术进行智能计算以保证计算的准确性，然后通过检验对比提炼出准确的信息。通过这样的形式以保证城建档案管理工作的精细化。

1.3 增强服务性

另外，在我国传统的城建档案管理上，受时间与空间的影响，信息的传递与储存上还存在一些问题（如：存储困难且传递缺乏实效），导致档案管理的服务性不高，且作用无法得到有效发挥。这在一定程度上，阻碍了工作人员的工作效率与能力的提升。而计算机信息技术背景下的城建档案管理中，工作人员可以借助计算机技术快速的运算速度，精确的计算能力，高效的储存能力与记忆力，以及不受时间与空间约束的特点，有效提升城建档案管理工作的效率與作用，同时可以减轻相关工作人员的工作量，提升其工作质量。进而达到增强城建档案的服务性，提升相关档案作用的效果。

2 城建档案管理上计算机信息技术的应用

2.1 强化设施，奠定管理保障

在了解计算机信息技术在城建档案管理工作中的作用之后，为提升我国当前城建档案管理效率。首先，相关人员应重视信息化设施、设备的添加，积极强化相应的硬软件设施，從而为之后城建档案管理奠定良好的工作保障。例如，在硬件设施中需要强化：网络设备、数码照相机以及扫描仪等设施，为之后数字化管理提供便利条件。而在软件系统方面则需要具备数据管理、整理编目，安全保密、实体管理、检索查询以及系统维护等功能。另外，还应强化城建档案的管理、整理、接收、鉴定与利用等功能，从而保证计算机信息技术的实用性与通用性。同时可以为日后的档案管理工作奠定坚实的保障，进而可以提供更多可能。

2.2 系统建设，提高工作效率

在计算机信息技术背景下的城建档案管理工作中，为发挥计算机技术的作用，提高档案管理的工作效率。相关档案管理工作人员应积极建立相关的系统，并将系统进行联合，以提高工作效率，以及档案的利用率。例如：建设目录数据、档案归类并建设基本的数据库、城建电子档案管理。添加文件格式转换功能；文字、图像扫描功能；音频、声频转化功能等。其中，在目录建设中，建设人员应重视一键检索的重要性，从而保证系统的便利与作用。而在基本数据库的建设中，相关建设人员应将现有的档案信息进行重新整理、归类并录入。同时，针对一些声像、摘录的文字等档案资料，可以将其进行扫描、格式转换，然后重新整理分类后录入。通过这样的形式不仅可以保证档案的准确、安全性，同时可以有效发挥计算机信息技术的作用。

2.3 加强培训，提升工作能力

另外，在计算机技术背景下的城建档案管理工作中，为有效提升工作效率，保证计算机信息技术的有效且合理应用。相关工作人员应重视并加强对城建档案管理工作人员的培训工作。如：相关领导可以组织统一的、科学系统化的培训，可以聘请相关计算机领域技术人员、档案管理工作领域专家，对企业现有的城建档案管理工作人员进行“技术+专业+思想”的培训，使其将在具备专业的基础上，具备先进的思想，且可以熟练掌握相关的技术要领，进而成为新时期社会需要的技术专业型人才。这样在提升管理人员自身竞争力的同时，还可以有效提升管理人员的工作能力，以促进城建档案管理工作的进步、发展。

3 总结

我国当前的城建档案管理工作中仍存在一些亟需解决的问题，而计算机信息技术的出现可以改善这些问题。因此，相关档案管理人员应重视信息技术设施的强化，建设健全系统，并加强工作人员的培训，以提高工作效率，提升工作人员的工作能力。

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