档案管理的发展方向

傅静颖

摘 要：随着社会的日新月异，为了更好的服务社会发展需求，档案管理工作也在不断的发展并逐渐步入了现代化、信息化阶段。本文首先探讨了传统档案管理的弊端，随后引入当今电子档案与计算机网络的结合以及由于引入电子档案所产生的新的问题。

关键词：档案管理； 计算机网络

一、引言

社会文化的发展总是离不开档案工作，档案记载也是社会得以发展的必备条件。随着社会的发展，档案管理的方式也在不断变化，对于这一变化，档案工作者应当顺应时代潮流，提升自身的文化修养，不断学习现代化的档案管理知识，并且在实践中不断积累经验，逐渐适应现代化档案管理模式，最终才能够更好地实现档案在社会发展中的中流砥柱作用。

二、传统纸质档案的弊端

我国改革开放以来， 随着经济政治的快速发展，与之伴随而来的是档案的数量大规模增加， 传统的手工档案管理下作方式的弊端日益显现： 首先， 手工档案处理的速度慢、效率低、容易出错，因此， 从事档案管理这种重复性高业务量大的工作， 很容易因疲倦而导致出错； 其次， 纸质档案文件如想长期妥善保存， 必须建立专门的档案库甚至档案馆进行存放， 并对其进行防腐处理， 以防止火灾、地震等自然灾难对档案文件所带来的损害， 这些工作耗资巨大、占用面积广， 对于预算有限的单位承担较重； 第三， 档案管理工作的一个重点就是档案的检索， 也就是说从海量数据的档案库中快速、准确地查找到自己所需要的档案资料， 而纸质性质的档案文件， 随着档案库中的档案日益增多， 检索工作也变得越来越困难。

三、数字档案的出现

（一）计算机替代传统手工档案

档案管理从手工操作方向向以计算机网络技术应用为中心的信息化、網络化方向发展。计算机网络的普及，使得信息变得多元化、世界化。世界各国之间、本国之间、行业之间的联系变得越发紧密，整个社会的办事效率也大大提高，这些都为档案信息化和网络化提供了前提条件，可以说档案管理方式的转变也是应时而生、应势而生。所谓档案信息化是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求，开展档案收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。

（二）单机档案的特点和一些问题

所谓单机档案，就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将档案资料转化为电子文件。缩微技术主要是通过照相方法，把文献和资料的影像缩小记录下来，然后把缩微资料及相应的放大设备提供给用户。随着计算机的发展，尤其是计算机COM 和CIM 技术的出现，使存贮和传递信息的能力和效率大为提高。

然而单机档案都是在一台计算机上完成，因而其资源共享程度不高：这种单机档案管理系统，由于其本身是针对单独的计算机所设计， 没有使用网络化的后台数据库和网络通信接口， 因此无论所运行的主机是否存在于网络之中， 都无法利用网络环境来进行资源共享，资料共享程度不高的缺陷集中表现在数据检索上， 使检索者无法利用网络环境对档案资料进行远程检索， 必须到安装档案管理软件的计算机上进行资料检索， 费时费力， 无法充分利用网络的优势。

处理速度遇到瓶颈： 单机档案管理软件的面向对象是坐在电脑面前的操作人员， 档案录入的主要方式还是通过人工录人， 当需要录人大量档案时，录入工作就成了单机档案管理工作的瓶颈。同时硬件的兼容性也会影响档案数据转移以及修改的效率。

（三）电子档案与互联网的结合

在我国， 档案管理网络化的工作， 主要是通过网络化的办公自动化系统和电子政务系统体现。

随着信息化建设的深人， 我国政府机构的电子政务系统也逐渐成熟， 各地根据自己的实际情况建设电子政务系统和办公自动化系统，而作为政府业务流程的重要组成部分， 网络化档案管理的表现形式主要是：

1.通过网络中的节点终端进行档案数据录人工作， 将需要汇总为档案文件的信息资料转化为电子档案， 使其成为能够在网络中流通的电子数据。

2.通过电子政务系统的档案管理功能， 将录人的电子档案输人到网络中的中央档案数据库， 并建立有关索引， 以便集中管理。

3.档案资料的查询检索， 主要是通过在网络档案管理软件的客户端输人查询关键字， 然后由客户端向服务器端提交， 经过服务器端的处理运算， 最终将查询结果反馈给客户端。

四、档案资源市场化

档案管理从单一的信息来源向多方位信息聚拢的社会化、市场化方向发展。随着当今互联网的迅速发展，个人、企事业、各行业乃至国家、世界对信息的需求量越来越大，通过单方面的渠道获取档案资料已经不能满足发展的需要，这就要求实现档案资料的来源多元化、丰富化，档案管理实现多方位一体管理，离不开实现档案资源市场化。档案资源市场化便是通过互联网将各方面的档案信息聚拢起来，丰富档案数据库，满足不同用户需求，实现资源共享，不再受时间和距离的限制。档案资源市场化管理有利于档案的开发利用和档案事业的健康发展，并可以有效节省档案管理的人力、物力和财力支出，可见档案管理实行市场化管理是势在必行，大势所趋。然而实现档案管理市场化不是一蹴而就的，这就对我们从事档案管理工作的工作人员提出了更高的要求，要不断学习现代档案管理知识，勇于实践和创新；档案管理部门更是要高度重视、综合决策，从闻朴实无华的形象，要擅于宣传档案工作的意义和重要性，高调做事，树立全员的档案意识，变被动服务为主动工作，主动与单位主管领导汇报档案工作的发展思路和需求，有了单位领导的支持和重视，档案工作在基础设施建设、政策制定、人员配备、资金投入等软硬件建设方面才能得到保障，才能保证档案工作的健康发展。

五、开发优秀的档案服务

档案工作的最终目的是提供档案信息资源的利用。档案利用途径有二种：一是提供利用档案原件、档案复印件，属直接利用方式，是档案利用的最初形式，可满足利用者的一般需求；另一种是提供利用档案编研资料、成果等，属于档案信息资源开发利用的编研成果利用方式，是档案利用的高级形式，用于满足利用者的特殊需求。在实际工作中，二者都不可或缺。

参考文献：

[1] 国家信息化领导小组.国家信息化领导小组关于我国电子政务建设知道意见， 2002年8 月颁布.

[2]王院尘. 信息技术与电子政务（简明版）一信息时代的电子政府. 北方交通大学出版社.2005.

[3]蒲铃媛.网络化档案管理系统发展研究方向.信息技术.2007（12）.