浅谈教学秘书定位与面临的困境

吴朝晖

摘 要：严谨的教学管理是高校教学质量的重要保证，教学秘书在高校教学管理起承上启下的作用，对上联系教务处，教学分院领导，对下联系院系主任和师生，是分院与学校关系之间的纽带，是各种信息加工及下达的一个中心，起服务于师生的作用。高校对于教学秘书工作的定位及解决其面临的困境显得尤其重要。

关键词：教学秘书 岗位定位 面临困境

教学管理是高校的一项重要工作，发展高等教育的重点应放在提高教学质量上，严谨的教学管理是高校教学质量的重要保证。教学秘书是参与教学管理一个重要角色，教学秘书工作有别于其它行政管理工作，其工作服务性强、专业性强、繁琐及复杂。如今各高校如何定位教学秘书岗位，选拔什么样的人才在这个教學管理的岗位上，如何通过制定有力的政策措施，保证教学秘书人才的稳定和发展，解决教学秘书面面临的困境显得尤其重要。

一、教学秘书是院（系）教学管理工作实施的核心

教学秘书为教学服务，工作对象为老师和学生，工作的核心是确保教学分院的教学能正常运转。从人才培养方案中教学计划录入教学管理系统开始，到每个学期根据教学计划下达教学任务给每个老师，再到具体每节课的安排完成后，一个学期的教学工作基本才可以开始运转起来。当然在这个流程中不乏有很多延伸出来的工作及反复修改的过程这里就不再赘述。一个教学周期开始后，常规工作就接踵而来，开学初的教学资料检查、教学秩序巡查、补考工作、重修工作等，学期中的期中学生座谈会、期中教学资料检查等，学期末的期末考试工作、期末教学资料检查归档、老师工作量核定等。贯穿学期的老师停课、调课以及学生其它辅修课程安排等。每个学期固定的计算机、英语等级考试等等。

二、教学秘书的现状与岗位定位

教学活动正常运作时，教学秘书工作不会引起大家的关注。虽然教学秘书在日常教学管理活动中经常处于超负荷的工作状态，且只是处于幕后服务于师生，虽接触到许多职能部门的人，但体现的只是教学秘书的某一个工作侧面，对教学秘书工作评估很难做到合理，客观且全面。旁观者看到的只是文件通知的上传下行，常规事情的处理，没看到其中教学秘书透露出的的责任心、平常心、奉献精神。教学秘书素质高低直接影响到教学分院的教学工作的运转。这些素质表现在：政治思想，职业道德，文化、业务，心理等等方面。只有具备了较好的综合素质，才能更好的服务于教学工作。鉴于学校教学管理质量要整体提高，学校对于二级教学分院的教学管理也更上一层，工作量增加了好几倍，但是人员配置和基本待遇还是不变，除了承担教务处下发的各项工作，教学秘书还要承担本院系的各种日常管理工作，教学秘书工作量的标定，工作范围的介定，是目前很多高校暂时无法给出一个明确的答案，故对于教学秘书岗位的定位是摆在高校管理层面前的一个课题。

三、教学秘书面临的困境---缺少职业规划

现有的教学管理体制，教学管理最底层的教学秘书没有纳入管理体系中，教学秘书更没相应的职业规划相关规定。同样作为管理人员的高校的辅导员，则有清晰的发展方向。因此，高强度的工作压力，教学秘书是积累了大量的工作经验，但他们只是熟悉掌握了教学秘书的工作流程，没有多余的精力用在教学科研上，或者根本也没机会进修深造。在一个缺少顶层设计，在一个疲于应对各种繁琐及复杂基础工作的环境里，教学秘书在职业发展前景方面无疑暗淡的。

三、教学秘书的发展困境与对策思考

高校教学秘书数量较少，一般一个院系只有一到两个人，相对于辅导员等其它管理群体人数偏少，是个不被关注的“弱势”群体。长期以来，日常管理中大量重复性的劳动，教学秘书的超负荷工作状态成了高校教学管理的一种常态。也导致教学秘书岗位人员更换频繁，不利于教学分院的教学管理工作开展。现在部分高校教学主管部门已经引起高度的注意，开始关注教学秘书队伍建设，以及明确教学秘书在教学管理中的定位，找到其发展困境的根源，并解决这个问题，显得尤其重要。对此，本文就以下几个方面提出对策：

（一）有计划培训和学习

让每一位教学秘书都感到自己有良好的发展方向和光明前途，学校应该一方面要求教学秘书加强自身学习和修养外，另一方面有组织、有计划地对教学秘书进行培训是必不可少的条件。给每一位教学秘书提供培训学习的机会，掌握教育管理科学的基本理论和专门知识，从而提高教学秘书的工作热情和整体素质。

（二）合理定位

合理的薪酬定位。合理的计算工作量，给予其应有的工作待遇。学校人事分配制度中没有专门针对教学秘书的条款，各院系教学秘书的岗位津贴只能按自身的职称来计算。因各院系有大小，而人员配备基本只有一个院系一人，工作量明显不同，致使报酬与岗位贡献无法呈正比，严重挫伤一部分教学秘书的工作积极性。

合理的职称定位。教学秘书职称评定往往是学校管理方面的盲点。由于教学秘书工作量非常繁重，没有时间和精力放在教学科研上，而职称评定没有其专门的专业技术职称，高校在职称评定中也没考虑到教学管理岗位的特殊性，也不会参考诸多方面综合情况，教学秘书的职称晋升却成了难题。

（三）完善管理制度，引入激励机制

学校要制定出行之有效的教学管理工作规章制度，使教学管理工作有章可循，有法可依。引入激励机制，加强竞争，实行岗位聘任制，把考核与评职称、晋级、增资等实质性措施挂钩。对那些工作认真负责、管理水平高、工作成绩突出的人员给予应有的奖励，保护他们的工作积极性，从而促进教学秘书不断提高自身素质和教学管理水平。

综上所述，要想建立一支高素质的高校教学秘书队伍，就要正确认识他们岗位工作的特殊性、认清他们不可忽略的重要作用，发现他们目前面临的困境，高校管理层在要求教学秘书提升自身的综合素质和管理水平同时，必须要制定相应的规章制度和激励政策，对教学秘书岗位进行合理定位，实际解决目前教学秘书面临的困境，提升其地位和收入，才能真正稳定基层教学管理队伍，为高校质量工程的顺利实施解决后顾之忧。